Jak automatyzacja zajęć egzekucyjnych obniża koszty i generuje ROI w sektorze bankowym

Skala wyzwań w zarządzaniu procesami egzekucyjnymi w bankach

Zarządzanie procesami egzekucyjnymi w bankach wymaga dziś czegoś więcej niż sprawnej organizacji pracy — potrzebne są zintegrowane systemy, zapewniające szybkie i bezbłędne operacje na każdym etapie postępowania.

Tradycyjne, oparte na ręcznych działaniach modele obsługi wierzytelności prowadzą do opóźnień, wzrostu kosztów operacyjnych oraz zwiększonego ryzyka błędów i sankcji regulacyjnych.

W odpowiedzi na te wyzwania instytucje finansowe coraz częściej inwestują w specjalistyczne rozwiązania IT, automatyzujące obsługę zajęć egzekucyjnych. Nowoczesne platformy bankowe umożliwiają nie tylko przyspieszenie procesów, ale także pełną kontrolę nad zgodnością operacji z przepisami prawa oraz optymalizację zasobów organizacyjnych.

Jak przebiega proces dokonywania zajęć egzekucyjnych?

Zarządzanie wierzytelnościami w bankach obejmuje nie tylko bieżący monitoring spłat i działania windykacyjne, ale również, w określonych przypadkach, sprzedaż lub cesję wierzytelności. W ramach obsługi zajęć egzekucyjnych banki odpowiadają za blokowanie oraz przekazywanie środków pieniężnych na rzecz organów egzekucyjnych, zgodnie z otrzymanymi dyspozycjami, przy zachowaniu obowiązujących terminów oraz zasad dotyczących rozstrzygania zbiegów egzekucji.

Kluczowe etapy procesu zajęcia rachunku bankowego

Proces zajęcia rachunku bankowego rozpoczyna się od otrzymania przez bank zawiadomienia wydanego przez organ egzekucyjny — komornika sądowego lub organ administracji publicznej. Zawiadomienie to może być dostarczone zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Po przyjęciu zawiadomienia, bank realizuje następujące działania:

• Blokuje środki na rachunku klienta do wysokości wskazanej w tytule egzekucyjnym.
• Przekazuje zajęte środki na rachunek organu egzekucyjnego, przy czym przekazanie powinno nastąpić nie później niż w terminie 7 dni od momentu wpływu środków na rachunek objęty zajęciem.
• Informuje organ egzekucyjny o niemożności realizacji zajęcia, jeżeli identyfikacja dłużnika lub wykonanie zajęcia jest niemożliwe.

W przypadku zajęcia rachunku prowadzonego w walucie obcej bank dokonuje przewalutowania środków na złote polskie (według kursu kupna waluty obowiązującego w dniu przeliczenia) i przekazuje je właściwemu organowi. 

W sytuacji wystąpienia zbiegu egzekucji — gdy kilka organów egzekucyjnych równocześnie zajmuje ten sam rachunek — bank wstrzymuje wypłaty i niezwłocznie informuje wszystkie strony o zaistniałej sytuacji. Przekazanie środków następuje po ustaleniu organu właściwego do dalszego prowadzenia łącznej egzekucji. 

Automatyzacja procesów egzekucyjnych jako fundament zwiększania efektywności operacyjnej

Współczesne zarządzanie wierzytelnościami w sektorze bankowym wymaga nie tylko reorganizacji procesów, ale przede wszystkim ich automatyzacji przy wykorzystaniu nowoczesnych systemów informatycznych. Istotne znaczenie ma tutaj integracja różnych technologii w jeden spójny ekosystem operacyjny.

Systemy i rozwiązania wspierające automatyzację

Realizacja automatyzacji obejmuje wykorzystanie i rozbudowę następujących komponentów:

• Systemy core bankingowe – jako baza danych klientów i obsługi rachunków, zapewniająca dostęp do informacji niezbędnych dla realizacji zajęć egzekucyjnych.
• Dedykowane moduły egzekucyjne – specjalistyczne rozszerzenia umożliwiające automatyzację operacji zajęcia środków i komunikacji z organami egzekucyjnymi.
• Integracje z platformami zewnętrznymi – takimi jak Ognivo, ePUAP, e-KRS, e-Komornik, ZUS i PUE, umożliwiające szybką i bezpieczną wymianę danych.
• Systemy workflow BPM – np. Camunda, które automatyzują przebieg procesów, kontrolują kolejność działań i eskalują wyjątki.
• CRM oraz repozytoria dokumentów – służące kompleksowemu zarządzaniu komunikacją oraz dokumentacją związanych z postępowaniami egzekucyjnymi.

Etapy procesu egzekucyjnego podlegające automatyzacji

Analizując przedstawiony wcześniej model obsługi zajęć egzekucyjnych, można wskazać szereg czynności, które z powodzeniem mogą zostać zautomatyzowane przy wsparciu odpowiednich systemów i technologii:

• Odbiór zawiadomienia egzekucyjnego – automatyczne pobieranie dokumentów za pośrednictwem elektronicznych systemów, takich jak e-Komornik.
• Klasyfikacja dokumentu – wykorzystanie technologii AI i OCR do rozpoznania rodzaju pisma (np. zajęcie rachunku klienta indywidualnego) oraz przypisania odpowiednich kategorii.
• Przypisanie sprawy do workflow – automatyczne uruchamianie odpowiednich reguł procesowych w systemie BPM (np. Camunda).
• Identyfikacja klienta i jego rachunków – natychmiastowe dopasowanie danych na podstawie numeru PESEL, NIP lub innych identyfikatorów.
• Weryfikacja kwoty wolnej od zajęcia – automatyczne sprawdzenie salda środków niepodlegających zajęciu.
• Przewalutowanie środków – automatyczna konwersja walut na złote polskie według obowiązującego kursu kupna.
• Zablokowanie środków na rachunku – bez konieczności udziału pracownika banku.
• Generowanie i wysyłka odpowiedzi do organu egzekucyjnego – przygotowanie dokumentu i automatyczne przesłanie odpowiedzi w formie elektronicznej.
• Obsługa wyjątków – manualna interwencja wyłącznie w sytuacjach nietypowych, takich jak spory sądowe czy indywidualne wnioski klientów.

W efekcie średni czas realizacji jednej sprawy skraca się do kilku minut, a wydajność operacyjna jednego pracownika sięga nawet 10 000 spraw miesięcznie. Co za tym idzie, jednostkowy koszt obsługi operacji może spaść poniżej 1 zł.

Problemy operacyjne w tradycyjnej obsłudze postępowania egzekucyjnego

W modelu ręcznej obsługi zajęć egzekucyjnych banki napotykają na konkretne bariery organizacyjne i technologiczne:

• Odbiór zawiadomień w formie papierowej lub e-mailowej, wymagający ręcznego rejestrowania spraw.
• Manualne przypisywanie spraw do pracowników operacyjnych bez wsparcia systemów workflow.
• Ręczne wyszukiwanie danych klientów w systemie bankowym, co wydłuża czas obsługi i zwiększa ryzyko błędów.
• Samodzielna weryfikacja salda i kwoty wolnej od zajęcia, bez automatycznych podpowiedzi lub kontroli.
• Ręczne blokowanie środków w systemach księgowych, podatne na pomyłki i wymagające dodatkowych weryfikacji.
• Tworzenie pism do organów egzekucyjnych poprzez kopiowanie i edytowanie szablonów w Wordzie.
• Fizyczna obsługa korespondencji: drukowanie, podpisywanie, skanowanie i wysyłanie pism pocztą tradycyjną.

Brak automatyzacji w tych obszarach prowadzi do wydłużenia czasu realizacji zajęć, zwiększonych kosztów jednostkowych oraz ryzyka błędów operacyjnych i naruszeń terminów ustawowych.

Efektywność ręcznego modelu obsługi zajęć egzekucyjnych

• Średni czas realizacji jednej sprawy: od 1 do 2 dni roboczych.
• Wydajność pracownika: kilkaset spraw miesięcznie.
• Koszt jednostkowy operacji: od 5 do 15 zł, w zależności od nakładu pracy i sposobu obsługi korespondencji.

Zajęcia egzekucyjne — różnice w obsłudze przed i po automatyzacji

Korzyści z automatyzacji procesów egzekucyjnych w bankach

Automatyzacja obsługi zajęć egzekucyjnych w bankach generuje wymierne korzyści finansowe i operacyjne, zarówno w perspektywie krótkoterminowej, jak i długofalowej.

Skalowalność bez wzrostu kosztów

Automatyzacja umożliwia obsługę rosnącej liczby zajęć egzekucyjnych bez konieczności proporcjonalnego zwiększania zatrudnienia. Banki są w stanie efektywnie przetwarzać tysiące spraw miesięcznie, co ułatwia zarządzanie portfelem klientów również w sytuacji fuzji lub przejęć.

Lepsza kontrola i usprawnione raportowanie

Dzięki automatyzacji każda sprawa jest rejestrowana i śledzona w systemie — od momentu przyjęcia zawiadomienia do przekazania środków. Zautomatyzowane procesy generują raporty operacyjne i regulacyjne (np. do zarządu, KNF, audytorów) szybciej, bardziej precyzyjnie i bez ryzyka błędów ludzkich, co ogranicza ryzyko sankcji za nieprawidłowości lub opóźnienia. 

Wykorzystanie technologii AI i OCR

Integracja rozwiązań opartych na AI i OCR umożliwia automatyczne rozpoznawanie i klasyfikację dokumentów egzekucyjnych, również w przypadku nieustrukturyzowanych danych (np. skany PDF). 

Wdrożenie takich rozwiązań pozwala znacząco ograniczyć udział człowieka w prostych procesach i osiągnąć niemal pełną automatyzację obsługi spraw standardowych.

Możliwość rozbudowy na inne procesy

Infrastruktura automatyzacyjna wdrożona w obszarze zajęć egzekucyjnych może być łatwo rozszerzona na kolejne procesy, takie jak:

• obsługa zwolnień spod zajęcia,
• rozpatrywanie reklamacji,
• windykacja polubowna.

Takie podejście zwiększa zwrot z inwestycji (ROI) i przyspiesza dalszą transformację cyfrową organizacji.

Przykładowy zwrot z inwestycji (ROI) z automatyzacji procesu obsługi zajęć egzekucyjnych

Wdrożenie automatyzacji w obsłudze zajęć egzekucyjnych to nie tylko usprawnienie procesów, ale także inwestycja, która powinna przynieść mierzalne korzyści finansowe. Aby świadomie ocenić opłacalność projektu, konieczne jest przeanalizowanie potencjalnych oszczędności operacyjnych i opłacalność takiego zwrotu z poniesionych nakładów.

Poniżej przedstawiono przykładową estymację ROI dla typowego wdrożenia w banku spółdzielczym. 

Założenia analizy ROI

• Liczba zajęć egzekucyjnych miesięcznie: 1 000 spraw
• Koszt obsługi jednej sprawy (manualnie): 8 zł
• Koszt obsługi jednej sprawy po automatyzacji: 1,5 zł
• Koszt wdrożenia automatyzacji (workflow + OCR + integracja z e-Komornikiem): 150 000 zł
• Koszty utrzymania rocznego (licencje, serwis): 20 000 zł

Oszczędności operacyjne

Oszczędność na jednej sprawie:

8 zł (manualnie) – 1,5 zł (automatycznie) = 6,5 zł oszczędności

Oszczędność miesięczna:

1 000 spraw × 6,5 zł = 6 500 zł

Oszczędność roczna:

6 500 zł × 12 = 78 000 zł

Zwrot z inwestycji i bilans finansowy

Koszty łączne w pierwszym roku:

150 000 zł (wdrożenie) + 20 000 zł (utrzymanie) = 170 000 zł

Bilans po pierwszym roku:

78 000 zł (oszczędności) – 170 000 zł (koszty) = –92 000 zł (czyli brak zwrotu).

ROI po 3 latach działania

Oznacza to, że po trzech latach od wdrożenia automatyzacji proces obsługi zajęć egzekucyjnych osiąga dodatni zwrot na poziomie około 16% w stosunku do początkowej inwestycji. 

Podsumowanie

W obecnych realiach regulacyjnych i operacyjnych banki muszą dążyć do maksymalizacji efektywności procesów przy jednoczesnym ograniczaniu kosztów i ryzyka błędów. Obsługa zajęć egzekucyjnych, prowadzona w modelu ręcznym, generuje znaczne koszty jednostkowe (5–15 zł za sprawę), wydłuża czas realizacji (1–2 dni robocze) oraz zwiększa ryzyko niezgodności z wymaganiami organów nadzoru. 

• Automatyzacja procesów obsługi zajęć egzekucyjnych umożliwia: 
• Redukcję kosztów jednostkowych nawet o 80%.
• Skrócenie czasu realizacji z kilkudziesięciu godzin do kilku minut.
• Skalowanie obsługi wolumenów bez konieczności zwiększania zatrudnienia.
• Pełną audytowalność procesów i ograniczenie ryzyka sankcji regulacyjnych.

Analiza przykładowego modelu ROI pokazuje, że inwestycja w automatyzację obsługi zajęć egzekucyjnych może przynieść dodatni zwrot w perspektywie trzech lat, z dalszym wzrostem korzyści w kolejnych okresach. 

Organizacje, które zdecydują się na transformację cyfrową w tym obszarze, uzyskują nie tylko natychmiastowe oszczędności, ale również trwałą poprawę odporności operacyjnej i zgodności regulacyjnej. 

Żródła:
ZPF, Wielkość polskiego rynku wierzytelności, IV kwartał 2023