Czym jest automatyzacja procesów biznesowych? 

Już od kilku dekad trudno wyobrazić sobie nowoczesne przedsiębiorstwo działające bez odpowiedniego wsparcia IT. Z każdym rokiem komputery pozwalają na coraz więcej, co przekłada się na tworzenie i wdrażanie najróżniejszych rozwiązań, mających przyspieszać i ułatwiać pracę. Od pewnego czasu jednym z głównych trendów w tym zakresie jest automatyzacja procesów biznesowych. O co w niej chodzi i jakie daje zalety? Odpowiedź na te pytania znajdziesz w tym artykule! 

Czym jest automatyzacja?

Sam termin automatyzacja kojarzy się powszechnie z zastąpieniem człowieka przez maszynę. Definicja ta nie jest jednak pełna, gdyż kluczowe znaczenie ma fakt pełnej samodzielności wykonywania pracy przez dane rozwiązanie techniczne. Automatyzacja nie jest więc tożsama z mechanizacją, stanowi ona raczej kolejny etap rozwoju. W pierwszym przypadku zarówno praca, jak i sposób jej wykonania, odbywają się bez udziału człowieka, w drugim to pracownik zarządza bezpośrednio tym, jak wykonana zostanie dana czynność przez urządzenie.  

W praktyce z automatyzacją mamy do czynienia przede wszystkim w pracy, ale coraz częściej pojawia się ona także w domu. Jest nią chociażby użycie czujników ruchu do włączania oraz wyłączania światła. Największe korzyści przynosi jednak wprowadzanie automatyzacji do gospodarki, a szczególnie przemysłu. Proces ten odbywa się zresztą od wielu lat i z każdym rokiem przybiera na znaczeniu. Pierwszym jego etapem było wprowadzenie nowych maszyn i rozwiązań technicznych, które pozwalały na ograniczenie czy całkowite zastąpienie pracowników przy liniach produkcyjnych. Obecnie automaty wykonują wiele czynności biurowych, zajmują się obsługą klienta czy też w praktyce zarządzają pracą niektórych działów firm. Coraz większe znaczenie ma też optymalizacja i automatyzacja procesów biznesowych, która pozwala na usprawnienie zarządzania organizacjami. 

Na czym polega automatyzacja i robotyzacja procesów produkcyjnych? 

W XXI wieku automatyzacja ma olbrzymi wpływ na funkcjonowanie przedsiębiorstw. Odgrywa ona ogromną rolę w procesach produkcyjnych, znajduje też zastosowanie w transporcie wewnętrznym czy obsłudze magazynów. Dziś automaty mogą nie tylko produkować, ale też pakować, kontrolować, liczyć, transportować i wysyłać do odbiorców nawet bardzo złożone produkty. Oczywiście z zależności od firmy i rodzaju działalności, faktyczny udział automatów w pracy będzie różny i zależny od wielu czynników.  

Niestety, ale głęboka automatyzacja może nieść sporo problemów, zarówno z punktu widzenia działania zastanych systemów komputerowych, jak i posiadanej infrastruktury. Znaczące są też koszty tego typu inwestycji. Dlatego też specjaliści od wdrożeń automatów i robotów produkcyjnych zalecają, by działać rozsądnie i dokładnie planować wprowadzanie kolejnych etapów modernizacji zakładów czy magazynów. Pozwoli to na uniknięcie niepotrzebnych wydatków i ograniczy możliwość pojawienia się problemów związanych z implementacją nowych rozwiązań. Trzeba mieć też świadomość, że systemy i urządzenia wprowadzane w danej chwili w ciągu dekady czy dwóch dość mocno się zestarzeją, co wymusi konieczność ich modernizacji.  

Nieco inaczej sytuacja wygląda w przypadku zarządzania procesowego i automatyzacji procesów biznesowych.   

Workflow a workload – czym się różnią? 

Samo pojęcie procesów biznesowych nieodłącznie związane jest z pojęciami workflow i workload. Mimo że czasem są używane zamiennie, to w praktyce nie są one synonimami. Mówiąc najprościej, workflow to po prostu przepływ pracy. W praktyce więc pojęcie to oznacza opis kolejnych czynności w ramach jednego procesu biznesowego. Korzystanie z workflow daje wiec cenną wiedzę, która jest podstawą do wprowadzenia zmian i optymalizacji kolejności podejmowanych działań – co z kolei określa się terminem workflow management.  

Workload to z kolei obłożenie pracą. Pojęcie to stosuje się więc jako określenie opisu liczby i charakteru zadań przypadających na poszczególne elementy procesu biznesowego. Zarządzanie nimi – czyli workflow management – pozwala z kolei na sterowanie i analizowanie obciążenia, co przekłada się na konkretną wiedzę na temat realnej wydajności pracy. Zarówno wiec workflow, jak i workload,  to kluczowe pojęcia dla wydajnego zarządzania nowoczesnym przedsiębiorstwem.  

Analiza procesów biznesowych – dlaczego jest tak ważna?  

Oczywiście pierwszym krokiem w kierunku zarządzania procesami biznesowymi w firmie jest świadomość ich istnienia, a następnie ich wyodrębnienie i dokładna analiza. Niestety wiele firm poświęca ostatniemu elementowi zbyt mało uwagi. Wynika to z mylnego przekonania, że skoro coś działa i działało przez wiele lat, to „nic się w tym zakresie nie wymyśli”. Uwagę menedżerów przykuwają z kolei ewidentnie wadliwe procesy, których naprawa w zasadzie nie wymaga głębszej analizy.  

Tymczasem prawie każdy proces biznesowy może być poddany optymalizacji, każdy z nich można też zaprojektować na różne sposoby. Co więcej, wdrażając w późniejszym czasie nowe elementy z zakresu automatyzacji i robotyki, konieczna będzie dalsza optymalizacja wynikająca ze zmian parametrów i możliwości. Dlatego też specjaliści zalecają, by głęboką analizę procesów biznesowych w firmie przeprowadzić jeszcze przed wprowadzeniem rozwiązań mających na celu ich dalszą optymalizację i modelowanie. Powtarzanie wadliwych schematów zarządzania i automatyzowanie ich to także olbrzymia strata czasu i zasobów dla każdej organizacji. Dodatkowo może to także negatywnie wpłynąć na zaufanie do całego procesu i jego skuteczność. 

Modelowanie procesów biznesowych BPMN 

Sama analiza i modelowanie procesów biznesowych odbywa się z wykorzystaniem odpowiednich programów i narzędzi. O tym, co to jest oprogramowanie, (dodać link do wpisu Oprogramowanie – co to jest i jakie spełnia funkcje?) nie trzeba w tym miejscu wspominać. Dużo ważniejsza jest kwestia rozwiązań wykorzystywanych do tego celu. Powszechnie używanym standardem w tym przypadku jest BPMN – czyli Business Process Model and Notation, obecnie dostępny w wersji 2.0. Jest to notacja służąca do graficznego przedstawiania procesów biznesowych, ich elementów i zależności między nimi.  

Za pomocą BPMN możemy więc dokonać powszechnie zrozumiałej i jednoznacznej wizualizacji sposobu działania całej organizacji czy poszczególnych jej elementów. To z kolei jest punktem wyjścia dla oprogramowania umożliwiającego sterowanie, zarządzanie i modelowanie procesów. Więcej na temat takich rozwiązań można dowiedzieć się z tekstu Camunda – co może dla Ciebie zrobić i dlaczego jest to najlepszy wybór?   

Zalety automatyzacji procesów biznesowych 

Zoptymalizowanie procesów biznesowych to pierwszy krok w stronę ich automatyzacji. Do tego celu wykorzystuje się oczywiście odpowiednie rozwiązania – takie jak Robotic Process Automation, narzędzia w rodzaju Digital Product Center czy Digital Workload Manager. Cel jest jeden – chęć poprawienia wydajności i sprawności działania przedsiębiorstwa. Efekt taki można uzyskać dzięki: 

• przyspieszeniu poszczególnych operacji; 
• zmniejszeniu liczby błędów czy problemów związanych z czynnikami losowymi; 
• eliminacji tzw. wąskich gardeł i przestojów; 
• redukcji liczby zadań koniecznych do wykonania; 
• szybszej i skuteczniejszej reakcji na zagrożenia.
  

Automatyzacja jest jednym z najlepszych sposobów na stosunkowo szybkie poprawienie wyników organizacji – i to bez konieczności stosowania dużych nakładów i bez drastycznych zmian działania. Co więcej, jej umiejętne wprowadzenie pozwala też na lepsze wykorzystanie zasobów ludzkich. Pracownicy w takiej sytuacji mogą się po prostu skoncentrować na szukaniu kreatywnych rozwiązań i nowych możliwości, wykonywać prace koncepcyjne i inne zadania, których nie można powierzyć automatom. Te z kolei obsłużą szybką i efektywną realizację powtarzalnych prac.