Jak przeprowadzić transformację cyfrową przedsiębiorstwa, kiedy Wasz system gra w przeciwnej drużynie?

Świat się zmienia, konkurencja idzie do przodu, oczekiwania klientów rosną, a Wasz biznes przestaje za tym nadążać. Nie z Twojej winy — dobrze widzisz potrzebę zmian. Chcesz szybko wprowadzać nowe produkty na rynek, poprawiać wydajność procesów biznesowych i zatrudniać nowych pracowników, którzy płynnie wdrażaliby się w pracę przedsiębiorstwa. Problem w tym, że posiadasz w firmie wroga. Wroga, którego trudno się pozbyć, bo jest nim… Wasz własny system IT.    

IT vs firma. Gra bez zwycięzcy

Coraz częściej Ty, lub Twoi pracownicy, słyszycie od działu IT, że czegoś „nie da się zrobić”. Może to kwestia niezrozumienia Waszych oczekiwań, a może zwiastun prawdziwych kłopotów. Przecież przeciętny pracownik wcale nie ma ochoty blokować rozwoju firmy, w której pracuje i raczej woli grać do wspólnej bramki. Dlatego, jeżeli Twoje IT cały czas komunikuje trudności z wprowadzaniem nowych funkcjonalności i skupia się na utrzymaniu obecnego rozwiązania, to problemem nie są pracownicy a system.   

Zazwyczaj nie jest on pierwszej świeżości. Wdrożony lata temu monolityczny, centralny system był dla firmy najlepszą opcją. W końcu wszystko w jednym miejscu oznaczało mniej pracy, mniej problemów i kosztów. 

Niestety rzeczywistość okazała się okrutna – zmieniające się otoczenie i Twoja firma sprawiły, że system, który miał być odpowiedzią na wszystko, przestał być odpowiedzią na cokolwiek. Zajął w Twojej organizacji ciepłą posadkę i ani myśli o rozwoju. Twoi pracownicy się do niego przyzwyczaili, Ty się przyczaiłeś i jakoś to idzie.  

Tyle że powoli przestaje to wystarczyć. 

Sygnały ostrzegawcze dla biznesu  

Łatwo rozpoznać, kiedy i czy w ogóle winą za brak rozwoju biznesu lub jego skuteczne hamowanie można zacząć obarczać firmowe systemy. Oto kilka typowych ostrzeżeń, które powinny zwrócić Twoją uwagę: 

• Chcesz szybko wprowadzić do oferty nowy produkt lub usługę. Tymczasem proces rozciąga się w czasie, bo każda zmiana w systemie to balansowanie na granicy ryzyka i ciche prośby o to, żeby tylko nic się nie posypało.
• Digitalizacja to pasmo bólu i udręki albo jedne wielkie fiasko. System stoi w miejscu i nie integruje się z żadnymi zewnętrznymi aplikacjami, zdając się w ogóle nie rozumieć, czego właściwie od niego oczekujesz?
• Technologia ma wspierać Wasz biznes, podczas gdy Strategia IT firmy nie istnieje. Niestety, ale dział IT zajęty jest głównie utrzymaniem systemu. 
• Proces onbordingu trwa wieczność. Nowi pracownicy tygodniami pytają tych bardziej doświadczonych: jak to zrobić? Gdzie wprowadzić dane? Co powinienem zaznaczyć? W końcu zniechęceni pracą z systemem starają się nie używać go wcale.
  
• System jest bardzo rozbudowany, ale i tak dużą część codziennych czynności pracownicy wykonują manualnie. Niektóre potwierdzenia, wnioski, ustalenia czy akcepty odbywają się za pomocą e-maili lub telefonów, bo tak jest szybciej.
• W firmie funkcjonuje więcej niż jeden system, ale dane nie są między nimi synchronizowane. Trzeba je wprowadzać ręcznie, a jakakolwiek analityka jest mocno utrudniona. Ponieważ systemy ze sobą nie współpracują, centrum danych wymaga kolejnego, osobnego rozwiązania.
• Zdarzające się incydenty bezpieczeństwa podważają Wasz wizerunek. Nowe zagrożenia pojawiają się niemal codziennie, a system nie zmienia się od lat. 
• Coraz częstsze awarie systemu powodują przerwy w pracy pracowników i dostępności usług dla Klientów. Oczywiście rozumiesz, że każdy system IT ulega awariom, ale Wasz psuje się w trybie ciągłym, a naprawa błędów trwa. Długo.

Wszystkie wymienione powyżej sytuacje generują długi, za które płaci biznes.  

Długi czasowe, bo każde działanie przeciąga się w nieskończoność. Długi finansowe, bo gro inwestycji pochłania utrzymanie przestarzałego rozwiązania, a firma nie ma szans rozwijać swojej oferty i wprowadzać nowych produktów (jakiekolwiek zmiany czy wyciągnięcie danych graniczy z cudem). W końcu długi technologiczne, bo system trzeba łatać na szybko i to tylko pogłębia chaos.   

Wasz system jest legacy i to powinno Cię zainteresować 

Jeżeli przynajmniej kilka z powyższych punktów dotyczy Twojej firmy, oznacza to, że jesteś w posiadaniu systemu legacy. Niestety, nie jest to najlepsza możliwa wiadomość, bo taki system nazywany jest też systemem zastałym. Domyślasz się już, że nie brzmi to za dobrze. 

Klasyczny system legacy pojawił się w firmie kilka (lub nawet kilkanaście) lat temu, mając łączyć wszystkie potrzebne funkcjonalności w jednym oprogramowaniu. Wydawało się to dobrym pomysłem, ale w praktyce rozbudowa systemu okazała się niemal niemożliwa i to, co kiedyś pozwalało na efektywną pracę, dzisiaj stało się pasmem przeszkód. Nierzadko dotyczy to również wszelkiego oprogramowania z tzw. półki (off-the-shelf), które miało być „szyte na miarę”, ale tańsze od postawienia systemu własnymi zasobami. W rezultacie okazało się kompletnie nieelastyczne – zaczęły wychodzić braki w funkcjonalnościach, ale kod był niedostępny i firma uzależniła się od zewnętrznego dostawcy, który niechętnie wprowadzał zmiany.  

Najgorszym problemem systemów legacy jest ich przestarzała architektura i technologia. Monolityczna konstrukcja sprawia, że jakakolwiek zmiana – dodanie nowej funkcjonalności, integracja z innym systemem czy naprawienie luki bezpieczeństwa – wiąże się z ogromnymi nakładami czasu i pieniędzy. Do tego dochodzi problem ze specjalistami, którzy potrafią i chcą pracować na takim systemie i w rezultacie oprogramowanie powoli zabija Twój biznes.  

Wydłużający się Time To Market 

Pomówmy o Time To Market, czyli czasie liczonym od momentu rozpoczęcia prac nad danym produktem lub usługą, do chwili wypuszczenia oferty na rynek. Dla wielu firm jest to kluczowy wskaźnik, bo jeżeli oni nie zapewnią czegoś swoim klientom, to Ci pójdą do konkurencji. Również ostatnie światowe wydarzenia pokazały, że biznes, który nie może szybko się zmieniać, to biznes narażony na ogromne straty.  

Niestety, ale to właśnie przestarzały system często powoduje, że uruchomienie nowego produktu w ofercie jest ogromnie czasochłonne. Nierzadko przewidziany był wyłącznie na jedną definicję produktu i broni się jak może przed wprowadzeniem kolejnych. W efekcie konkurencja wypuszcza jeden, drugi, trzeci produkt, a Ty wciąż walczysz z uruchomieniem tego pierwszego.  

Jak długo można funkcjonować na rynku, nie będąc w żaden sposób konkurencyjnym? 

Dlaczego po prostu nie pozbyć się starego systemu? 

Niestety, to wcale nie jest takie proste. System legacy przez lata stał się praktycznie sercem firmy – korzystają z niego wszystkie działy (produkcji, sprzedaży, finansów, logistyki itp.) i jego nagłe wycięcie spowodowałoby zatrzymanie krążenia, czyli całkowity zastój firmy.  

Przebudowa takiego kodu to nie jest zadanie na tydzień czy nawet miesiąc, nie mówiąc już o ogromnych kosztach. Żadna firma nie może pozwolić sobie na nagłe odcięcie się od systemu, ale za to prawie każda może wprowadzić metodę małych kroczków. 

Podejdźmy do problemu w mądry sposób 

Dzisiaj już wiemy, że monolityczna architektura systemu IT niekoniecznie przetrwała próbę czasu. Dużo lepszym rozwiązaniem okazała się budowa mniejszych aplikacji, tzw. mikroserwisów, które mogą być utrzymywane i rozwijane niezależnie od siebie. Mikroserwisy komunikują się ze sobą i łączą niczym klocki czy puzzle, żeby stworzyć cały duży system, zaspokajający potrzeby przedsiębiorstwa.   

Dobra wiadomość jest taka, że można w sprytny sposób ominąć ograniczenia starszych systemów – takie podejście nazwaliśmy Smart Decouplingiem. Wystarczy po kolei wyznaczać funkcjonalności, których brak najbardziej doskwiera firmie i „nadbudowywać je” dookoła systemu legacy w nowoczesnej formie. Oczywiście nowopowstałe rozwiązania pozostają zintegrowane ze starym systemem, a przynajmniej tak długo, jak ten jest w firmie dalej potrzebny.

Korzystając ze Smart Decouplingu nie rzucasz się na głęboką wodę, a metodycznie niwelujesz ograniczenia i straty, które do tej pory blokowały rozwój Twojej oferty, wydłużały proces wdrażania nowych pracowników, pogłębiały koszty czy powodowały luki w bezpieczeństwie systemu. A dlaczego w ogóle tym mówimy? Ponieważ projekt Smart Decouplingu zaczyna się właśnie w biznesie. Uwalnia biznes od problemów, jakie niesie posiadanie systemów napisanych w przestarzałych technologiach, jednocześnie nie uderzając we własne IT.

Więcej o tym podejściu, jego zastosowaniu i korzyściach przeczytasz w drugiej części artykułu: Smart Decoupling, czyli sprytny sposób na odblokowanie rozwoju biznesu.