Nowoczesne zarządzanie transportem. Jaki TMS wybrać?

Czasy, w których głównym narzędziem spedytora był telefon stacjonarny minęły bezpowrotnie. Dzisiejszą branżę transportową definiuje rozwój infrastruktury drogowej, budowa nowoczesnych centrów logistycznych, autonomiczne pojazdy czy nawet rewolucja ekologiczna. Ciężko to wszystko kontrolować bazując wyłącznie na papierowej mapie. Dlatego, aby zachować konkurencyjność, firmy z branży TSL poszukują nowoczesnych rozwiązań. Jednym z nich jest system TMS, który powinien stać się sercem i mózgiem każdej firmy transportowej.

Jak przez ostatnie lata zmieniała się branża TSL?

Branża TSL (Transport, Spedycja, Logistyka) to obecnie jedna z najszybciej rozwijających się gałęzi gospodarki. O ile dwa lata pandemii spowolniły, a nawet całkiem zablokowały wiele biznesów, tak rynek TSL został pod tym względem mocno podzielony. Na samym początku sytuacja uderzyła w przewozy międzynarodowe (szczególnie w przypadku przewoźników dla branży produkcyjnej), ale nie zatrzymała transportów spożywczych. Natomiast już w połowie 2020 roku nastąpiło mocne odbicie całego rynku – do tego stopnia, że w wielu miejscach na świecie branża transportowa nie była w stanie pokryć rosnącego zapotrzebowania.

Kiedy cały świat przeżywał pandemię, a gospodarka wyhamowała, ludzie zamknęli się w domach i wszystkich usług szukali w Internecie. W 2020 roku, w odniesieniu do roku poprzedniego, zanotowano wzrost przewozów ładunków i wykonanej pracy przewozowej w transporcie samochodowym o 21,4%. Zakupy w Internecie stały się codziennością – tak jak darmowa przesyłka czy zwrot. Tym samym lock down znacząco przyspieszył cyfryzację firm transportowych. Przedsiębiorcy, którzy wykorzystali ten czas na rozwój technologiczny utrzymali się na rynku. W jeszcze lepszej sytuacji znalazły się firmy, które „scyfryzowały” się jeszcze wcześniej.

W 2022 roku, kiedy rynek powoli zmierzał ku równowadze, wybuchła wojna na Ukrainie. W wyniku zmian politycznych, łańcuchy dostaw przebiegające przez ten kraj zostały całkowicie zerwane. Firmy z branży TSL zaczęły więc coraz poważniej ze sobą konkurować, także w kontekście używanych technologii. To wszystko wpłynęło na rozwój systemów informatycznych dla tego sektora.

Firmy z branży wykorzystują różne systemy, najczęściej są to:

• ERP – do zarządzania zasobami całego przedsiębiorstwa;
• WMS – usprawniający zarządzanie magazynem czy CRM, w którym odnotowywane są informacje dotyczące relacji z klientami. Jednak integracja kilku różnych systemów jest czasochłonna i skomplikowana, a więc i kosztowna.
• TMS – Transport Management System, czyli serce każdej firmy zarządzającej flotą pojazdów. Precyzując, jest to narzędzie do zarządzania procesami logistycznymi, które ma wspomagać przepływ towarów. Czasami stanowi część oprogramowania SCM – Supply Chain Management.

Co powinien zawierać nowoczesny system TMS?

Organizacja przewozów jest niezwykle złożoną czynnością. W danej firmie, w każdej minucie, zachodzi wiele skomplikowanych procesów, osadzonych na kilku różnych systemach logistycznych. A im większa organizacja, tym więcej procesów się w niej odbywa. Zmapowanie ich jest pierwszym etapem zrozumienia ekosystemu firmy, digitalizacja i eliminacja manualnej pracy, to krok drugi.

Nowoczesny TMS daje pogląd na całość procesów logistycznych, które odbywają się w organizacji. Skraca czas reakcji i przyspiesza wyłapywanie opóźnień, awarii czy przestojów. Dlatego wybierając system TMS, warto zastanowić się, jakie funkcje są dla nas kluczowe.

Zastanów się, jakie są Twoje główne wyzwania w planowaniu transportu. Na czym Ci zależy? Chcesz skrócić czas przewozów, zwiększyć ich liczbę, a może obniżyć koszt pojedynczego przejazdu? Te pytania pomogą zebrać informacje na temat funkcjonalności, które staną się elementem specyfikacji technicznej. Jeśli to możliwe, włącz w ten etap analityka.

Podstawowe funkcjonalności nowoczesnego systemu TMS to:

• Zarządzanie zleceniami spedycyjnymi;
• Planowanie tras przewozu;
• Monitorowanie zleceń transportowych w czasie rzeczywistym;
• Tworzenie algorytmów znajdujących optymalne trasy transportowe;
• Wsparcie dla technologii mobilnych;
• Możliwości rozbudowy (!).

Systemy TMS na rynku

Kiedy wiemy już, jakie elementy systemu do transportu są dla nas obligatoryjne, czas na przegląd rynku pod kątem gotowych aplikacji TMS.

Systemy abonamentowe

Zdecydowana większość systemów jest dziś udostępniana w modelu SaaS – Software as a Service. Oznacza to, że dostęp do oprogramowania dostajemy poprzez cykliczne opłacanie abonamentu. Ten sposób dystrybucji znamy bardzo dobrze przez np. rozpowszechnienie serwisów streamingowych. Czy SaaS jest dobrym modelem w przypadku oprogramowania dla dużej firmy?

To zależy. Musimy pamiętać, że wykupując dostęp do oprogramowania, nie otrzymujemy licencji. Możemy korzystać z oprogramowania tak długo, jak dostawca będzie je rozwijał. Jeśli zdecyduje się zakończyć działalność, również my nie będziemy mogli z niego korzystać. I cała praca związana z poszukiwaniem systemu TMS zacznie się od nowa.

Systemy na licencji

Chociaż model SaaS obecnie jest jednym z najpopularniejszych modelów dystrybucji oprogramowania, na rynku wciąż znajdziemy TMSy, które udostępniane są w tradycyjnej formie licencji wieczystej. Koszty zakupu takiego oprogramowania wydają się być spore, ale tylko pozornie – w dłuższej perspektywie abonament to zawsze droższy wybór. Warto również pamiętać, że na koszt oprogramowania składa się nie tylko licencja. System musi być utrzymywany i rozwijany, co najczęściej wiąże się to z cykliczną opłatą, dzięki której nasze oprogramowanie będzie w aktualnej wersji oraz otrzymamy pomoc techniczną oraz SLA. Rozwijalność systemu TMS to warunek konieczny, aby nie zostać z oprogramowaniem, które zestarzeje się w błyskawicznym tempie.

Porównując wymagania TMSu dla Twojej firmy z ofertą systemów TMS dostępnych na rynku szybko zauważysz, że nie da się wybrać oprogramowania, które będzie w stu procentach odpowiadało Twoim potrzebom. Niestety, ale najprawdopodobniej zapłacisz za funkcje, których nigdy nie użyjesz. Albo w drugą stronę, nie znajdziesz systemu, który nawet w najbardziej rozszerzonej wersji sprostałby oczekiwaniom Twojego biznesu. Rozwiązaniem tego problemu jest zlecenie napisania oprogramowania od podstaw.

Dedykowane systemy TMS

Wybór dostawcy oprogramowania jest bardziej złożony niż wybranie gotowego softu z rynku, ale na dłuższą metę i bardziej opłacalny. Jeśli chcesz zlecić napisanie TMSu, musisz wziąć pod uwagę nie tylko same funkcjonalności. Zderzysz się z obszerną ofertą, zróżnicowaną pod kątem technologii. Proces tworzenia oprogramowania w każdym Software Housie jest inny, tak samo jak zróżnicowane są modele rozliczeń.

Sprawdź – TOP 10 błędów popełnianych przy wyborze systemu informatycznego

W Altkom Software od lat zajmujemy się tworzeniem dedykowanego oprogramowania, dlatego wiemy, jak ważna jest pomoc na samym początku procesu. Razem z partnerami formułujemy wymagania konieczne do stworzenia specyfikacji technicznej oraz mapujemy kluczowe funkcjonalności, uwzględniając przyzwyczajenia końcowych użytkowników. Oprogramowanie wytwarzamy w sprintach, w trakcie których krok po kroku analizujemy historie użytkownika (ang. user stories) oraz regularnie prezentujemy postępy prac na “żywym organizmie”, czyli prototypie rozwiązania.

Nie trzeba chyba tłumaczyć, jak niebezpieczne jest podejście, gdzie prace nad systemem odbywają się w oderwaniu od klienta, a ich efekty prezentowane są dopiero po dłuższym czasie (np. po paru miesiącach). W Altkom preferujemy krótkie poranne spotkania, w trakcie których prezentujemy postępy poprzedniego dnia i planujemy aktualne prace. Prosta praktyka, która jednak pozwala doprecyzować szczegóły każdego komponentu, aby te ostatecznie odpowiadały potrzebom klienta.

Tworzymy oprogramowanie dostosowane do potrzeb klienta, w tym widzimy swój cel. Rozwijamy oprogramowanie również innych dostawców, gdy nasi klienci tego potrzebują. Niezależnie od miejsca osadzenia naszego kodu (Azure, AWS on-premise) jesteśmy w stanie świadczyć usługę zarówno wytwarzania oprogramowania, jak i utrzymania lub migracji. Naszym zadaniem jest profesjonalne oraz optymalne kosztowo dostarczenie produktu, który pomoże osiągnąć cel biznesowy naszym klientom. Dostarczamy tylko nowoczesne rozwiązania i stawimy na technologie, które dają perspektywę długoletniego wykorzystania.

Bartlomiej Flak

IT Manager w ASC