Pomiar procesów biznesowych – dlaczego warto mierzyć ich kaloryczność

Pracując z Klientami nad usprawnieniem ich procesów, zauważyłem, że większość z nich nie widzi potrzeby mierzenia ich kaloryczności, a więc czasochłonności poszczególnych czynności w procesie. Przydatność i opłacalność takiej inicjatywy menedżerowie doceniają dopiero wtedy, kiedy zobaczą wyniki pomiaru i uświadomią sobie ich ogromną wartość. Z tego artykułu dowiesz się jakie korzyści daje pomiar procesów biznesowych oraz do czego możesz wykorzystać wyniki pomiaru. 

Każde przedsiębiorstwo niezależnie od swoich rozmiarów, typów świadczonych usług lub wytwarzanych produktów realizuje szereg procesów biznesowych. I choć różnią się one złożonością, intensywnością oraz charakterystyką kroków, to wszystkie wpływają na sprawność działania organizacji. Co więcej, poprawiając je, firmy zwiększają swoją elastyczność i konkurencyjność rynkową. Dlatego też optymalizacja procesów jest nieodłącznym elementem zarządzania przedsiębiorstwem, ponieważ dynamiczne otoczenie biznesowe, zmieniające się trendy na rynku i oczekiwania klientów wymuszają ciągłe zmiany w realizowanych procesach. 

Aby skutecznie je wdrażać, niezbędna jest po pierwsze – świadomość istnienia tychże procesów, a następnie – ich regularne przeglądanie i analizowanie. Brzmi jak banał, ale nim nie jest. Wciąż wiele, szczególnie młodych przedsiębiorstw realizuje procesy w sposób intuicyjny, nie dokumentując ich przebiegu. Z drugiej strony, pomimo posiadania formalnej dokumentacji procesów, cześć przedsiębiorstw nie rozpatruje ich jako ciągów powiązanych zdarzeń i czynności, lecz jako osobne zadania wykonywane niezależnie. W takim przypadku nie może być mowy o sensownej optymalizacji, ponieważ nie ma powiązania pomiędzy czynnościami rozproszonymi po różnych działach. Dlatego też wszelkie Inicjatywy mające na celu zwiększenie efektywności i minimalizację kosztów tworzą jedynie pozory, że dany proces jest poprawiany. W rzeczywistości bowiem zmiany mogą być jedynie punktowe a ich efekty dotyczyć interesów poszczególnych zespołów, a nie całej organizacji. 

Podsumowując, rozproszony nadzór w połączeniu z brakiem dostatecznych informacji o przebiegach procesów uniemożliwia skuteczną ich optymalizację, a także zarządzanie. Dlatego właśnie niezbędna jest świadomość istnienia procesów, znajomość ich przebiegów, a także wiedza i narzędzia pozwalające je optymalizować. I tu płynnie przechodzimy do przedmiotu artykułu – czyli pomiaru kaloryczności procesów. 

Czym jest pomiar kaloryczności procesów? 

Inicjatywa ta polega na dekompozycji procesu na atomowe czynności, których czas trwania jest następnie wielokrotnie mierzony. Po zmierzeniu odpowiedniej ilości powtórzeń procesu następuje analiza zebranych danych. W efekcie uzyskujemy obiektywną weryfikację czasu trwania, a zatem i kosztów poszczególnych kroków w procesie, która to ocena będzie postawą do dalszej optymalizacji. 

Korzyści są oczywiste. Dzięki wskazaniu najbardziej czasochłonnych względem oczekiwań kroków procesu ograniczymy koszty całej optymalizacji, ponieważ skupimy wysiłki organizacji na obszarach, których modyfikacja przyniesie największe profity. Jednocześnie unikniemy angażowania zasobów w miejscach nieistotnych. 

Mając dane o czasie trwania poszczególnych etapów i kroków procesu, możemy je porównać z szacunkami podanymi przez ich uczestników. Pozwala to dokładnie udokumentować istniejące procesy, co otwiera możliwość skutecznego planowania oraz kontroli ich przebiegu.

Nie opierając się na rzeczywistych danych, ciężko jest w ogóle mówić, że optymalizujemy procesy. Skąd wiemy co i o ile poprawić, jeśli nie mamy tego w żaden sposób zwymiarowanego? Dlatego tym bardziej dziwi mnie, że pomiar procesów biznesowych jest wciąż w firmach rzadkością. 

Źródło cennej wiedzy

Pomiar kaloryczności procesów jest prawdziwą studnią wiedzy dla menedżerów oraz dyrektorów zarządzających nie tylko o samych procesach, ale też o wydajności zespołów i pracowników. Stanowi punkt wyjścia dla podejmowania inicjatyw na poziomie operacyjnym, organizacyjnym a nieraz strategicznym. Pozwala uporządkować wiedzę w firmie i pomaga w podejmowaniu decyzji inwestycyjnych, takich jak zakup sprzętu, zwiększenie zatrudnienia lub cyfryzacji procesów. 

Posiadanie wiarygodnych i szczegółowych informacji pozwala na przykład zdecydować, czy potrzebne jest rozwiązanie systemowe dla obsługi całego procesu, np. platforma Camunda, czy może wystarczy punktowo zastosować roboty automatyzujące wybrane elementy procesu. 

Czy każdy proces można zmierzyć?

Jest to częste pytanie menedżerów, którzy poczuli potrzebę opomiarowania swoich procesów. A odpowiedzią jest słynne “to zależy”. Zazwyczaj odpowiedź jest twierdząca, niemniej w przypadkach, gdy przedmiotem zainteresowania jest proces charakteryzujący się małą powtarzalnością poszczególnych kroków, pomiar nie jest zasadny.

Jak zapewnić wiarygodność pomiaru procesów biznesowych? Jakim sposobem mierzyć kroki? Kiedy skończyć pomiar? Jak przeanalizować dane? Odpowiedzi na te i inne pytania udzielę w drugiej części artykułu – Pomiar kaloryczności procesów – metody i narzędzia.

Autor: Maciej Dudkowski