Jak wyselekcjonować procesy nadające się do robotyzacji?

Które procesy w mojej firmie nadają się do automatyzacji? Czy to te, które zajmują najwięcej czasu? Czy te najprostsze? Czy może te najbardziej skomplikowane? Pytania takie są typowe dla organizacji stojących u progu robotyzacji. Dochodzi do tego również kwestia konkretnych narzędzi do wykorzystania w automatyzacji, dzięki którym proces będzie najbardziej efektywny. W tym artykule zaprezentujemy wykorzystywany przez nas sposób optymalnego wyboru procesów do automatyzacji. Bazuje on na rzetelnej kalkulacji, którą krok po kroku wyjaśniamy na rzeczywistych przykładach projektów dla Klientów.

Wybór procesów do robotyzacji

Możliwość skorzystania z dobrodziejstw Robotic Process Automation (RPA) w danej organizacji zależy od wielu czynników. Przy czym należy tu wspomnieć, że nie zawsze robotyzacja jest możliwa lub opłacalna. Aby się o tym przekonać, warto najpierw przejrzeć swoje procesy biznesowe pod kątem oceny zasadności ich zautomatyzowania.

Główne korzyści z robotyzacji procesów to:

1. 1. Zmniejszenie zapotrzebowania na czas pracy pracowników poświęcany realizacji dotychczasowych zadań i związane z tym:
      1. Zwiększenie czasu na inne zadania
      2. Zmniejszenie ilości etatów
   2. Zmniejszenie ilości błędów wynikających z manualnej obsługi procesu co przekłada się na:
   1. 1. odzyskanie czasu zużywanego na naprawę błędów
      2. uniknięcie kosztów następstw błędów związanych np. z utratą wizerunku lub relacji z klientami

Zanim zaczniemy cieszyć się z powyższych korzyści, musimy najpierw zainwestować. Koszt wdrożenia RPA zależy przede wszystkim od:

1. Długości i złożoności danego procesu (liczby kroków, rozgałęzień, wyjątków…), co przekłada się na czas programistów poświęcony na zrozumienie i zaimplementowanie procesu.
2. Stabilności automatyzowanych aplikacji biznesowych (występowanie błędów, chwilowych zawieszeń itp.). Zbudowanie robota odpornego w możliwie największym stopniu na niespodziewane zachowania sterowanej aplikacji wymaga więcej czasu i wiedzy eksperckiej.
3. Użytej technologii. Komercyjne oprogramowanie do tworzenia i uruchamiania robotów (jak np. UiPath czy Automation Anywhere) wiąże się z opłatami licencyjnymi. Nie wymagają ich rozwiązania autorskie bazujące na oprogramowaniu open-source. Różne są także wymagania sprzętowe oraz koszty wynikające z wymaganych procedur eksploatacyjnych (administrowanie systemem, kopie zapasowe).

Wybór procesów do robotyzacji albo decyzja czy robotyzacja w ogóle ma w danej organizacji sens może być dokonany z użyciem wskaźnika mówiącego o różnicy pomiędzy korzyściami finansowymi ze wdrożenia a całkowitym kosztem.

Pozostaje nam zatem oszacować liczbowo wartość korzyści finansowych, jakich można się spodziewać po robotyzacji procesu. Jest ona sumą korzyści ze zmniejszenia zapotrzebowania na czas pracy pracowników i korzyści ze zmniejszenia ilości błędów.

Jeśli wyznaczymy tę wartość dla każdego procesu, który można zautomatyzować, będziemy mogli zidentyfikować procesy, dla których jest on dodatni i na tyle wysoki, aby uzasadnić sensowność wprowadzenia robotyzacji.

Przykładowa metoda obliczania poziomu opłacalności

Stosowana przez nas najczęściej metoda wymiarowania opłacalności robotyzacji polega na obliczeniu różnicy pomiędzy korzyściami finansowymi a całkowitym kosztem wdrożenia i utrzymania (TCO):

Z = P − TCO

gdzie:

P – suma korzyści ze wdrożenia RPA dla danego procesu (w tym korzyści niematerialnych) w przeliczeniu na złotówki

TCO – całkowity koszt posiadania. W uproszczeniu TCO dla pojedynczego procesu jest sumą następujących składników:

1. kosztu amortyzacji wdrożenia RPA dla danego procesu. W uproszczeniu jest to koszt jednostkowy wdrożenia podzielony przez oczekiwaną/ spodziewaną liczbę miesięcy użytkowania
2. kosztu licencji podzielonego przez ilość obsługiwanych procesów
3. kosztu utrzymania danego procesu, np. całkowitego kosztu utrzymania wszystkich robotów RPA podzielonego przez ilość obsługiwanych procesów

Wartość korzyści finansowych, jakich można się spodziewać po robotyzacji procesu (P), jest sumą korzyści ze zmniejszenia zapotrzebowania na czas pracy pracowników (P_c) i korzyści ze zmniejszenia ilości błędów (K_b).

Korzyść ze zmniejszenia zapotrzebowania na czas pracy pracowników można oszacować jako

P_c = SC ∗ IP ∗ KP

gdzie:

SC – spodziewane skrócenie czasu, jaki pracownik poświeci na proces po wdrożeniu RPA. Na przykład aktualnie pracownik potrzebuje 20 minut na wykonanie procesu a po wdrożeniu RPA, po którym pozostanie jedna czynność manualna, zajmie mu to tylko 5 minut, stąd oszczędność czasu równa 15 minut. Obliczenie tej wartości może być nietrywialne w przypadku procesów, w których występują alternatywne ścieżki o różnym czasie wykonania. W takim wypadku należy obliczyć (albo przynajmniej oszacować) średnią ważoną z uwzględnieniem rozkładu częstotliwości przebiegu procesu w każdej z tych ścieżek

IP – ilość wykonań procesów realizowanych w ciągu miesiąca. Na przykład ilość wprowadzanych faktur, ilość uzgadnianych sald, ilość procesowanych aneksów itp.

KP – koszt pracy pracownika (w tych samych jednostkach, jakich użyliśmy przy obliczaniu SC)

Jeśli mamy do czynienia z problemem dużej liczby błędów w procesach manualnych warto pokusić się o wyliczenie spodziewanej korzyści ze zmniejszenia ilości błędów:

P_b = IB ∗ KNB

gdzie:

IB – Średnia ilość błędów generowana przez pracowników w jednostce czasu
KNB – średni koszt naprawy błędu.

Zatem finalnie:

Z = SC ∗ IP ∗ KP + IB ∗ KNB − TCO

Jeśli wyznaczymy tę wartość dla każdego procesu, który można zautomatyzować, będziemy mogli zidentyfikować procesy, dla których wskaźnik Z jest dodatni i na tyle wysoki, aby uzasadnić sensowność wprowadzenia automatyzacji.

Procesy do robotyzacji – przykłady praktyczne

1. Robot do rejestrowania aneksów polisowych

Zobaczmy, jak to działa na przykładzie praktycznym robota do rejestrowania aneksów polisowych, którego wdrożyliśmy w jednej z agencji ubezpieczeniowych.

W tym wypadku:

• • SC, czyli skrócenie czasu, jaki pracownik musi poświęcić na zarejestrowanie jednego aneksu, jest 100-procentowe, bo wszystkie czynności wykonuje robot. Pracownikowi zarejestrowanie jednego aneksu zajmuje średnio 6 min. SC wyrażony w miesiącach (zakładając, optymistycznie 7 godzin efektywnej pracy) wynosi 6 min / 60 (liczba minut w godzinie) / 7 (liczba godzin pracy dziennie) / 22 (liczba dni roboczych w miesiącu) = 0,00065 miesiąca
  • IP, czyli ilość wykonań procesu jest równa ilości aneksów wpływających średnio w ciągu miesiąca. Wynosi on w tym wypadku 6600 (średnio, około 300 aneksów dziennie)
  • KP, czyli wynagrodzenie brutto przyjmijmy orientacyjnie na poziomie 5000 PLN
  • Ewentualne korzyści (P_b) z tytułu eliminacji błędów ludzkich były w tym projekcie zbyt trudne do oszacowania, więc pomińmy je i przyjmijmy, że średnia liczba błędów (IB) jest równa 0.
  • W dużym uproszczeniu całkowity koszt utrzymania (TCO) to tutaj:

• • • Amortyzacja zakupu i wdrożenia oprogramowania (jednorazowo w wysokości około 50,000 PLN) co w okresie 3 lat daje 1389 PLN miesięcznie.
    • Amortyzacja zakupu i utrzymania serwera (klient zdecydował się na utrzymanie we własnej serwerowni) w wysokości 130 PLN miesięcznie

Zatem łącznie TCO = 1389 + 130 = 1519 PLN / miesiąc.

Podstawiając te wartości do wzoru, otrzymujemy:

Z = 0,00065*6600*5000 – 1519 = 19931 PLN / miesiąc

Jak widać, wdrożenie tego robota daje klientowi miesięczną oszczędność w wysokości niemal czterech etatów.

2. Robot do inteligentnego parowania wpłat ze zobowiązaniami

Inny przykład – robot do inteligentnego parowania wpłat ze zobowiązaniami dla działu windykacji.

• • SC tu także jest 100 procentowe – wszystkie czynności wykonuje robot. Pracownikowi działu windykacji sparowanie jednego klienta zajmuje średnio 2 min. SC wyrażony w miesiącach wynosi zatem: 2 min / 60 (liczba minut w godzinie) / 7 (liczba godzin efektywnej pracy dziennie) / 22 (liczba dni roboczych w miesiącu) = 0,0002 miesiąca
  • IP, czyli liczba wykonań procesu jest równa liczbie klientów (około 3000) pomnożonej przez 4, bo akcja parowania pozycji odbywa się co tydzień. Zatem IP wynosi 12000.
  • KP jest tu na poziomie około 10000 PLN.
  • Ewentualne korzyści (P_b) z tytułu eliminacji błędów również pomińmy dla uproszczenia.
  • Na TCO składa się przede wszystkim:
    • Amortyzacja zakupu i wdrożenia oprogramowania (jednorazowo w wysokości około 30,000 PLN) co w okresie 3 lat daje 830 PLN miesięcznie.
    • Koszt utrzymania serwera w wysokości około 200 PLN miesięcznie

Zatem łącznie TCO = 1030 PLN / miesiąc

Podstawiając te wartości do wzoru, otrzymujemy:

Z = 0,0002*12000*10000 – 1030 = 22970 PLN / miesiąc

W tym wypadku wdrożenie robota daje klientowi miesięczną oszczędność w wysokości ponad dwóch etatów.

Zarówno zyski z automatyzacji jak i koszty wyliczone dzisiaj mogą się zmienić w przyszłości (praktycznie wszystkie użyte wskaźniki są zmienne w czasie). Warto więc takie badanie powtarzać co jakiś czas, bo nawet te procesy, w których obecnie opłacalność robotyzacji jest niewielka, mogą się okazać opłacalne w przyszłości.

Podsumowanie

Jak widać, wybór procesów przynoszących największe korzyści z zastosowania robotyzacji wymaga pewnego zaangażowania i wiedzy o organizacji. Nie można powiedzieć, że dany proces będzie się nadawał do automatyzacji w każdej firmie. Zależy to od czasu pracowników poświęconego na ten proces, częstotliwości wykonywania go oraz ilości i rangi błędów. Wszystkie te czynniki przekładają się na koszty finansowe i niefinansowe. Zatem decyzja: „robotyzować czy nie?” powinna być wsparta analizą. Można wykonać ją samodzielnie albo powierzyć ją firmie zewnętrznej, takiej jak Altkom Software & Consulting.

Mariusz Surma, Aneta Łasocha
Altkom Software & Consulting