Agile w HR? Czyli o tym co zwinne podejście wnosi do zespołu HR

Podejście Agile w zespole HR

Maksym: Pracuję w obszarze HR od kilku lat, mam doświadczenia zarówno w małych polskich firmach jak i międzynarodowych korporacjach. W żadnej z firm nie spotkałem się z w pełni zwinnie działającym zespołem HR – było dla mnie zaskoczenie, że tak wygląda moje nowe miejsce pracy. Dlaczego zdecydowałaś się na takie podejście w zespole HR w Altkom Software & Consulting?

Małgosia: Metodyki zwinne od dłuższego czasu są adaptowane zarówno w działach HR, a także innych zespołach zajmujących się wspieraniem i rozwojem organizacji, jak np. marketing, PR, administracja. Nie tylko zespoły wytwórcze zauważyły korzyści ze zwinnego podejścia. Od kilku lat obserwuję, że również zespoły HR inspirują się wartościami scrum. W takim podejściu pracuję ponad 5 lat i szczerze powiem, ciężko mi sobie wyobrazić powrót do klasycznego podejścia    

Jakie korzyści widzisz z tak działającego zespołu?  

Podejście zwinne przemodelowuje rolę HR w organizacji. Pojawia się relacja klient – dostawca, gdzie HR jest dostawcą, świadczy usługi dla klienta, którym jest każdy pracownik. Praca zespołu HR jest transparentna – każdy z organizacji widzi backlog zadań, widzi nad czym aktualnie pracuje zespół, jakie są priorytety. Co więcej, każdy „klient – pracownik” ma wpływ na to co dział HR tworzy – może zgłosić swoje pomysły (i widzieć czy i jak są realizowane). 

Agile zakłada szybkie i częste reagowanie na zmiany. Tworzymy dane rozwiązanie etapami, cyklicznie sprawdzając, czy to co tworzymy spełnia oczekiwania klienta. To oznacza odejście od tworzenia wieloletniej strategii dla HR, na rzecz nieustannego bycia na bieżąco z potrzebami firmy, regularne weryfikowanie, czy to co oferuje HR jest tym, czego najbardziej potrzebuje organizacja. Dla mnie to oznacza, że jako HR wspieram organizację i uwzględniam zmieniające się otoczenie biznesowe, szybciej reaguję na zmiany. 

W podejściu zwinnym bardzo ważna jest umiejętność uczenia się zespołu, wyciągania wniosków ze swoich doświadczeń tzw. lessons learned. Daje ono przestrzeń na zatrzymanie się w codziennej bieganinie i refleksję czy projekt, który właśnie zakończyłam można było poprowadzić inaczej, lepiej? Jakie były przyczyny sukcesów, skąd się wzięły niepowodzenia i najważniejsze – jakie wnioski z tego płyną na przyszłość. Takie podejście zwiększa efektywność pracy, ale też umożliwia rozwój osobisty – pozwalając popełniać błędy dajemy również prawo do eksperymentowania, szukania, doskonalenia.  

Czy Twoim zdaniem każdy HR powinien wdrożyć takie podejście? Zastanawiam się, czy zwinność jest tylko chwilową modą czy będzie to stały trend w rozwoju obszaru HR. Z moich obserwacji wynika, że nie każdy zespół jest gotowy na samoorganizację.  

Na rynku pracy trwa intensywna zmiana pokoleniowa, dla coraz większej rzeszy pracowników ważne jest poczucie sensu, odpowiedzialności za wykonywaną pracę, ale także autonomii. Coraz rzadziej ludzie oczekują zlecania i nadzorowania pracy – ważne staje się, by praca, którą wykonują miała sens, by ich wkład był istotny, chcą być samodzielni i odpowiedzialni. Skoro zmieniają się oczekiwania pracowników, zmienia się oferta pracodawców i podejście do pracowników. Mamy coraz bardziej elastyczne modele i narzędzia pracy. 

W zespołach zwinnych nie ma klasycznej hierarchii, nie ma zlecania zadań pracownikom – jest zespół, który bierze odpowiedzialności za zadanie i samoorganizuje się, żeby je wykonać. Takie podejście do pracowników nie jest oczywiste dla większości organizacji. W firmach, które stawiają na bardzo hierarchiczny model zarządzania pracownikami podejście zwinne może nie zadziałać albo jego wdrożenie będzie wiązało się ze zmianami kultury organizacyjnej. Ważny jest również sam zespół – w podejściu zwinnym to kluczowy aspekt sukcesu. Zespół jest tutaj postrzegany jako coś więcej niż grupa ludzi zebranych w tym samym pokoju. Zgrany zespół, oparty na zaufaniu, chęci współpracy, rozwoju, chętny do nauki to solidna podstawa, żeby myśleć o wdrożeniu zwinnego podejścia. 

Bardzo ciekawa jestem Maksym, jakie Ty korzyści widzisz dla siebie? Jakie masz refleksje po kilku miesiącach pracy z nami, w zwinnym HR? 

Maksym: To co zaobserwowałem na początku, to na pewno duża autonomia każdego z członków zespołu i ogrom możliwości. Pracując w zwinny sposób przestajemy ograniczać się do roli jaką mamy pełnić i jej zakresu obowiązków, a możemy podchodzić do pracy bardziej globalnie i elastycznie, dostosowując zarówno tempo jak i zakres działań w zależności od własnych chęci, cech i kompetencji oraz potrzeb organizacji. To bardzo duża wolność, jednak z tego powodu kluczowe jest dobieranie osób do zespołów na podstawie ich postaw, otwartości i chęć do grania do jednej bramki. Na końcu wszystko to prowadzi do tego, że jesteśmy w stanie szybciej i efektywniej dostosowywać się do potrzeb biznesu, rynku i pracowników (od momentu, kiedy pracuje, zmieniliśmy lub usprawniliśmy nasze podejście do wielu obszarów przynajmniej jednokrotnie). Stanowi to również motywacje do ciągłego badania obszarów, którymi się zajmujemy, mierzenia efektywności działań i ich usprawnianiu. 
Ja osobiście, w związku z moimi cechami, bardzo cenie sobie możliwość szybkiego działania, otwartość na nowe pomysły i usprawnienia oraz chęć biznesu do testowania różnych rozwiązań. Z kolei z perspektywy psychologa rzuca mi się w oczy to, że Agile narzuca sam w sobie wyciąganie tego co najlepsze z każdego członka zespołu, wspiera rozwój i budowanie własnej wartości na mocnych cechach osobowości. Dodatkowo pozwala budować inkluzywne zespoły, opierające się na różnorodnych cechach osobowości i kompetencjach, w których wzajemnie się uzupełniamy, a growth mindset jest podstawową wartością. 
Nawiązując do tego co mówiłaś wcześniej, mam nadzieje, że HR-owy manifest Agile nie będzie tylko modą, ale filozofią, która będzie wdrażana w różnym stopniu do coraz większej ilości zespołów HR. W końcu na tym powinniśmy się opierać w swojej pracy; żeby stale słuchać, obserwować i elastycznie działać w świecie, który przyspiesza i stale się zmienia. Dzięki temu jesteśmy w stanie dostarczać jak największą jakość dla naszego otoczenia. Dodatkowo pozwala nam to być maksymalnie otwartymi i transparentnymi na organizację i każdego w niej.  

Małgosiu, wracając do Ciebie, co jest najistotniejsze przy wdrażaniu zwinnego podejścia? 

Uważam, że jest to zaufania i kultury organizacyjnej. Podejście zwinne jest związane z dużym zaufaniem do zespołu.  Organizacja wierzy, że zespół jest w stanie samodzielnie wykonać zleconą mu pracę, bez takiego podejścia agile jest tylko fikcyjnym hasłem. Wdrożenie zwinności do organizacji to nie tylko nowe narzędzia czy sposób pracy. To przede wszystkim zmiana mindsetu i kultury organizacyjnej.  

I tu otwiera się przestrzeń dla HR. Trudno jest zmieniać firmę nie zaczynając od siebie. HR często jest agentem zmian, oczekuje się od nas wdrażania nowego podejścia, aktywnego udziału w transformacji organizacji. Warto więc zacząć wdrażanie zwinnego podejścia od swojego zespołu, choćby po to, żeby rozumieć, co tak naprawdę oznacza bycie zwinnym, jakie korzyści to przynosi mojemu zespołowi, jak wpływa na efektywność pracy. Po kilku latach pracy w zwinnych zespołach ciężko mi teraz wyobrazić sobie powrót do realiów, w których zlecam, odbieram, rozliczam pracowników za zrealizowane zadania.  

A jakie błędy zauważasz we wdrożeniu zwinności w innych organizacjach? 

Zastanawiałeś się chwilę wcześniej, czy zwinność nie jest chwilowym trendem, modą. W wielu przypadkach zmiana kultury organizacyjnej łączy się z bardzo dojrzałym podejściem organizacji – akceptacji innego stylu pracy, innego podejścia do pracowników, innych wartości. Te organizacje mają szanse na zwiększenie swojej efektywności biznesowej jak i satysfakcji pracowników. 

Niestety są też firmy, gdzie decyzja o wdrożeniu zwinności zapada zbyt szybko albo bez głębszego zrozumienia, czym będzie owa zmiana.  

Zanim powiemy sobie, że chcemy być zwinnym HR zaczęłabym od dobrego poznania SCRUM i refleksji czy mojej organizacji jest potrzebna taka zmiana? Co chciałbym/chciałabym osiągnąć poprzez wprowadzenie zwinności w HR? Na jakie zmiany moja organizacja jest gotowa już dziś, a co wymaga dłuższego czasu? Jakie potrzeby ma dzisiaj moja organizacja? Efektem takiej analizy może być refleksja, że wdrożenie Agile wcale nie jest potrzebne, a organizacja ma inne problemy, które próbuje rozwiązać „agilem”.  

Dzięki za rozmowę!

Podoba Ci się sposób w jaki pracujemy? Dołącz do nas!

Autorzy i Redakcja: Maksym Zamroch, Małgorzata Panasiuk-Kanabus