9 powodów, dla których warto wdrożyć narzędzia BI w Twojej firmie

Czym są narzędzia business intelligence (narzędzia BI)?

Definicja BI, podana przez sztuczną inteligencję (w tym przypadku chat GPT), brzmi:

„Business intelligence to zintegrowany zestaw technologii, aplikacji, procesów analitycznych i narzędzi, który umożliwia przedsiębiorstwom efektywne gromadzenie, analizowanie, interpretowanie i prezentowanie danych biznesowych. Celem business intelligence jest wspieranie procesu podejmowania decyzji na różnych poziomach organizacji poprzez dostarczanie aktualnych, kompleksowych informacji biznesowych.   

W skrócie business intelligence to strategia zarządzania danymi, która pomaga organizacjom lepiej zrozumieć swoje własne procesy biznesowe, identyfikować trendy, analizować dane historyczne oraz prognozować przyszłe wydarzenia. Systemy business intelligence mogą obejmować różnorodne narzędzia, takie jak raportowanie, analiza wielowymiarowa, hurtownie danych, a także technologie związane z big data i sztuczną inteligencją. Dzięki BI przedsiębiorstwa mogą podejmować bardziej świadome decyzje, co przyczynia się do poprawy efektywności i konkurencyjności”.

Systemy business intelligence

Jak widać, BI jest szerokim pojęciem, a sama definicja jest dość zawiła i trudna do zrozumienia dla osób nietechnicznych. Tymczasem narzędzia typu business intelligence są rozwiązaniami, mającymi na celu umożliwić zaawansowaną eksplorację danych dla wszystkich użytkowników końcowych. 

Gdybyśmy chcieli wytłumaczyć siedmioletniemu dziecku, czym są tego typu rozwiązania w przedsiębiorstwie, moglibyśmy użyć metafory: system BI to taka maszyna, do której wrzucamy wszystkie dane i informacje,  jakimi dysponujemy o naszej firmie. Następnie uruchamiamy ją i w mgnieniu oka otrzymujemy rozrysowany sposób na ulepszenie biznesu.

Analityka biznesowa

Współcześnie analiza danych, bez wsparcia nowoczesnych narzędzi, stała się procesem trudnym, czasochłonnym i wymagającym wiedzy eksperckiej. Jest to spowodowane ogromnym wzrostem ilości gromadzonych danych w przedsiębiorstwach. Dane zbierane są z różnych źródeł, zarówno z zewnętrznych, jak i z wewnętrznych systemów. Ponadto zapisywane w wielu formatach i na wielu technologiach. 

Przeciętna firma posiada dane zapisane w systemach wewnętrznych, tj. w CRM-ie (ang. Customer Relationship Management), HRM-ie (ang. Human Resources System), ERP-ie (ang. Enterprise Resource Planning), w systemie zarządzania magazynem (WMS-ie), dane z IoT (ang. Internet of Things), systemie monitoringu czy w systemie monitorowania produkcji. 

Jednocześnie firmy pobierają dane z zewnątrz — mogą być to dane dotyczące kursu walut, pogody, zamówienia od klientów, informacje z mediów społecznościowych, dane geolokalizacyjne, dane ekonomiczne i makroekonomiczne, badania rynku, dane transakcyjne od partnerów biznesowych. Przy użyciu tradycyjnych metod (wiedzy eksperckiej wyspecjalizowanej kadry), oczyszczenie, przeanalizowanie i wyciągnięcie wniosków na podstawie danych jest procesem bardzo czasochłonnym oraz podatnym na błędy.

Zaprezentowanie danych

Biorąc pod uwagę powyższe trudności, stworzenie raportu o stanie przedsiębiorstwa i predykcji rozwoju zajmuje dużo czasu. Przeciętnie, w pełni aktualny raport może powstawać np. raz w miesiącu. Natomiast wykorzystując nowoczesne narzędzia business intelligence, proces ten można zautomatyzować, a tym samym sprawić, że takie raporty będą odświeżane w czasie rzeczywistym. 

Duża różnica, prawda?

9 powodów, dlaczego warto wdrożyć narzędzia BI  do przedsiębiorstwa

Poprawa procesów biznesowych

Systemy business intelligence umożliwiają szybki dostęp do istotnych informacji, co wspiera podejmowanie trafnych decyzji opartych na danych. Decyzje podjęte na podstawie rzetelnych danych to zdecydowanie korzystniejszy sposób na rozwój przedsiębiorstwa niż zgadywanie trendów na podstawie własnego doświadczenia.

Zwiększenie efektywności

Eksperci, którzy do tej pory wiele czasu spędzali na rutynowych zadaniach analitycznych, dzięki wdrożeniu systemów business intelligence będą mogli poświęcić swój czas na bardziej kreatywne zajęcia. Dzięki analizie danych firma zidentyfikuje obszary, w których jest przestrzeń do poprawy efektywności operacyjnej i zoptymalizowania procesów biznesowych.

Lepszy customer experience

Narzędzia business intelligence pozwalają na lepsze zrozumienie preferencji klientów poprzez analizę ich zachowań, co umożliwia dostarczanie bardziej spersonalizowanych produktów i usług.

Identyfikacja trendów rynkowych

Narzędzia BI umożliwiają skuteczne śledzenie trendów rynkowych. Pozwala to firmie na bieżąco dostosowywać się do zmiennych warunków, dbając o konkurencyjność przedsiębiorstwa.

Rzetelne i łatwe raportowanie

Oprogramowanie BI umożliwia szybkie tworzenie precyzyjnych raportów, co ułatwia monitorowanie kluczowych wskaźników wydajności (KPI) oraz prezentowanie wyników zarządowi. 

Zintegrowane zarządzanie danych

System business intelligence integruje dane z różnych źródeł, co eliminuje potrzebę korzystania z wielu narzędzi i ułatwia zarządzanie danymi w jednym centralnym miejscu. 

Wzrost konkurencyjności

Firma, decydując się na wdrożenie systemu BI, staje się bardziej elastyczna i przygotowana do reagowania na zmiany rynkowe. Przekłada się to na zwiększoną konkurencyjność na tle innych przedsiębiorstw. 

Bezpieczeństwo danych

Współcześni przedsiębiorcy muszą wyjątkowo uważać na bezpieczeństwo cyfrowych danych — ataki hakerskie, kradzieże internetowe czy zwykły trolling stały się poważnym problemem. Bezpieczeństwo danych przy wykorzystaniu narzędzi BI jest gwarantowanie poprzez zastosowanie zaawansowanych mechanizmów szyfrowania, zarówno w transmisji, jak i przechowywaniu informacji.

Użytkownicy mogą precyzyjnie kontrolować dostęp do raportów i zestawów danych, korzystając z rozbudowanych opcji autoryzacji, uwierzytelniania oraz konfiguracji ról i poziomów uprawnień. Dodatkowo narzędzie umożliwia zastosowanie zabezpieczeń na poziomie wiersza, a także monitorowanie aktywności użytkowników w celu identyfikacji potencjalnych zagrożeń.

Zmniejszenie kosztów

Ulepszenie procesów, predykcja trendów, trafniejsze decyzje — wszystko to wpływa na identyfikację obszarów, w których można obniżyć koszty. Potwierdzają to badania naukowe: Nucleus Research już w 2011 roku przeprowadził badania, zgodnie z którymi przedsiębiorstwa zarabiają średnio 10 dolarów za każdy 1 dolar wydany na systemy business intelligence.

Dodatkowo zeszłoroczne badania wykazują, że każdy dolar inwestowany w integracje danych przynosi firmie 3,03$. Oznacza to, że wdrożenie systemu business intelligence nie tylko się zwraca, ale pomaga również zarobić.

Jakie są oznaki, że Twoja firma potrzebuje BI?

Współczesne przedsiębiorstwa operują w otoczeniu, w którym ilość generowanych danych rośnie lawinowo. Jednak jak rozpoznać, że nadszedł moment na wdrożenie rozwiązań business intelligence? Poniżej przedstawiamy kilka kluczowych oznak, które mogą wskazywać na potrzebę implementacji BI w strukturze organizacyjnej.

Wymagany wzrost zatrudnienia

Twój dział kadr, dział finansowy czy księgowy ciągle  zmagają się z brakiem rąk do pracy. Bez ustanku pojawia się potrzeba zatrudniania nowych osób do wprowadzania faktur i segregowania dokumentów.

Każdy dział ma swoje raporty

Jeśli różne działy generują oddzielne raporty, pracując niezależnie od siebie, a następnie próbują je połączyć, aby wyciągnąć wnioski względem strategicznych decyzji, jasno wskazuje to na potrzebę ujednolicenia procesu raportowania w całej firmie.

Długotrwałe analizy danych

Jeżeli analizy danych są skomplikowane i czasochłonne, system BI umożliwi szybkie generowanie raportów i tworzenie analiz, pozwalając pracownikom na efektywniejszą pracę.

Manualna analiza słów kluczowych

Jeżeli w Twojej organizacji zatrudniona jest osoba, której praca polega na analizowaniu i sortowaniu dziesiątek dokumentów albo istnieje dział, do którego wpada cała korespondencja, aby następnie zostać rozdzieloną do odpowiednich odbiorców w firmie, to jasny znak, w jakim obszarze system BI pozwoli zaoszczędzić czas pracowników i pieniądze.

Niespójność danych

Kiedy korzystasz z różnych źródeł danych, informacje przechowywane są w kilku osobnych miejscach, a także zapisywane w różnych formatach. Prowadzi to do braku spójności informacji, a analityka predykcyjna jest znacznie utrudniona. Implementacja narzędzi BI ułatwi integrację i jednolite zarządzanie danymi, dzięki czemu te będą bardziej spójne oraz łatwiejsze w zarządzaniu. 

Brak monitoringu trendów rynkowych

Kiedy rynek gwałtownie się zmienia, a firma nie ma narzędzi do monitorowania trendów, system BI pomoże w śledzeniu rynku, dostarczając informacji potrzebnych do dostosowania strategii biznesowej. 

Decyzje biznesowe oparte na doświadczeniu

Podejmujesz decyzje w oparciu o własne wyczucie rynkowe, ponieważ jakość dostarczanych raportów jest niewystarczająca lub zawiera przestarzałe dane?

Jeśli decydenci mają ograniczony dostęp do aktualnych, kompleksowych danych, wdrożenie systemu business intelligence może znacznie poprawić procesy podejmowania decyzji, dostarczając potrzebne informacje w czasie rzeczywistym. Pozwoli to podejmować decyzje oparte na faktach, a nie przeczuciach.  

Nieskuteczne kampanie reklamowe

Rozwiązania business intelligence wspierają personalizację działań marketingowych, analizując preferencje klientów, co pozwala tworzyć bardziej ukierunkowane i skuteczne kampanie reklamowe. 

Wzrost konkurencji na rynku 

Wzrost konkurencji wymaga błyskawicznego reagowania na zmiany rynkowe. Włączenie systemów business intelligence do przedsiębiorstwa umożliwi monitorowanie trendów i konkurencji, a tym samym szybkie dostosowywanie strategii biznesowej.

Dlaczego Power BI to najlepszy system business intelligence?

Power BI wyróżnia się wśród innych programów business intelligence ze względu na swoją prostotę obsługi, elastyczność i mocne wsparcie ze strony ekosystemu Microsoft. Co jednak czyni go naprawdę wyjątkowym? Narzędzie umożliwia szybkie i intuicyjne tworzenie atrakcyjnych wizualizacji danych, które pomagają w lepszym zrozumieniu informacji biznesowych.

Integracja z popularnymi platformami (Excel, SharePoint), ułatwia korzystanie z danych i współdzielenie raportów w ramach organizacji. Ponadto dynamiczna społeczność użytkowników Power BI przyczynia się do ciągłego rozwoju i udoskonalania narzędzia, tworząc bogate źródło wiedzy dla wszystkich jego użytkowników. Dzięki tym cechom oprogramowanie staje się liderem w dziedzinie BI, dostarczając kompleksowe i skuteczne rozwiązania dla przedsiębiorstw z różnych sektorów.

Według raportu Gartnera z 2023 Magic Quadrant for Analytics and Business Intelligence Platforms Power BI jest wręcz niedościgniony liderem branży:

Co wyróżnia Power BI na tle innych narzędzi business intelligence?

Power BI wyróżnia się na tle innych narzędzi business intelligence z kilku powodów:

Łatwość implementacji

Oprogramowanie charakteryzuje się nieskomplikowanym procesem konfiguracji oraz dołączonymi pulpitami menadżerskimi dla usług takich jak np.: Salesforce, Google Analytics czy Microsoft Dynamics.  

Dostępność na wiele urządzeń

• Przeglądarka internetowa: Power BI jest dostępne poprzez przeglądarkę internetową, co umożliwia użytkownikom korzystanie z narzędzia na różnych systemach operacyjnych, takich jak Windows, macOS czy Linux. Wystarczy połączenie z Internetem. 
• Aplikacje mobilne: Power BI oferuje aplikacje mobilne dla systemów iOS (iPhone, iPad) oraz Android. Użytkownicy mogą śledzić dane, przeglądać raporty i dashboardy na swoich urządzeniach mobilnych. 
• Aplikacja desktopowa: Power BI Desktop, to odrębne narzędzie, które można pobrać i zainstalować na komputerach stacjonarnych i laptopach z systemem Windows. Jest to pełnoprawne środowisko do tworzenia raportów, analizy i predykcji danych.
• Rozszerzenie do aplikacji: Power BI Embedded, to rozszerzenie, które pozwala na wbudowanie funkcji analizy danych w niestandardowe aplikacje, strony internetowe czy portale, dostępne na różnych urządzeniach.

Przyjazny interfejs

Oprogramowanie Power BI oferuje intuicyjny interfejs użytkownika, co sprawia, że system jest łatwy do nauki i obsługi dla osób o różnym stopniu zaawansowania technologicznego. Nie wymaga specjalistycznej wiedzy, aby rozpocząć pierwsze działania. 

Integralność z Microsoft

Power BI doskonale integruje się z innymi produktami Microsoft Office, takimi jak MS Excel. Użytkownicy mogą korzystać z funkcji Power BI bezpośrednio w dowolnym programie pakietu MS Office 365. 

Bogactwo wizualizacji

Narzędzie oferuje szeroką gamę wizualizacji danych, co pozwala na tworzenie atrakcyjnych, czytelnych raportów i dashboardów, zwiększając zrozumienie informacji biznesowych. 

Dostępność w chmurze i on-premises

Umożliwia korzystanie z usług w chmurze (Power BI Cloud Service) lub w wersji on-premise (Power BI Report Server), co daje elastyczność w dostosowywaniu rozwiązania do indywidualnych potrzeb każdej małej, średniej czy dużej firmy. 

Cena rozwiązania

W porównaniu do niektórych innych narzędzi business intelligence Power BI oferuje konkurencyjne ceny, a nawet dostarcza darmową wersję z ograniczoną funkcjonalnością. Pozwala to na łatwe wprowadzenie narzędzia do firm o różnym budżecie.

Czy wprowadzenie narzędzi business intelligence do Twojej firmy ma sens?

Wprowadzenie narzędzi business intelligence do struktury firmy to decyzja, która może znacząco wpłynąć na skuteczność, konkurencyjność i zdolność do podejmowania trafnych decyzji biznesowych. Wnioskując z powyższych argumentów, wprowadzenie narzędzi BI jawi się jako kluczowy krok w procesie analizy danych, doskonalenia strategii biznesowej i rozwoju biznesu. 

W świecie, który coraz wyraźniej dostrzega potęgę danych,  narzędzia BI stają się nieodzownym elementem strategii sukcesu. Dlatego, jeśli zastanawiasz się, czy analityka biznesowa i wprowadzenie rozwiązań BI ma sens dla Twojej firmy, odpowiedź brzmi: tak. 

To inwestycja w przyszłość, która może przyczynić się do osiągnięcia wyższego poziomu efektywności, optymalizacji procesów oraz zyskania przewagi na rynku. Przełam barierę informacyjną i podążaj za przewagą danych, a Twoja firma z pewnością zanotuje wymierne efekty.