Excel vs narzędzie klasy Power BI – jakie możliwości daje analiza danych?

Peter Drucker powiedział: nie możesz skutecznie zarządzać tym, czego nie mierzysz (ang. you can’t manege what you don’t measure). Jest to jedna z kluczowych zasad zarządzania, która podkreśla znaczenie pomiaru i analizy danych w procesie podejmowania decyzji.  Dostęp do odpowiednich danych może być kluczem do sukcesu w wielu dziedzinach — zarówno w biznesie, jak i nauce oraz wielu innych obszarach. Dane umożliwiają rozwój, pytanie jednak, jak nie zginąć w gąszczu informacji i ze stosu danych wyciągnąć te najcenniejsze?

Analiza danych a dzisiejsze realia

Mówi się, że jednym z najważniejszych zasobów jest czas. Możemy przyjąć, że gdyby ludzi nie ograniczał czas, to każdy analityk — samodzielnie i bez inteligentnych narzędzi — dałby radę odpowiednio sklasyfikować dane i przygotować raporty.

Dlatego profesjonaliści muszą korzystać z różnych narzędzi do analizy danych. Znajdziemy wśród nich zarówno popularnego Excela, jak i nowoczesne narzędzia Business Intelligence.  

Ponieważ są to rozwiązania zupełnie innej klasy, w dalszej części artykułu przedstawimy, jakie unikalne możliwości oferują narzędzia BI w porównaniu z Excelem. Warto zrozumieć, dlaczego to właśnie m.in. usługa Power BI od Microsoftu stała się wyborem wielu organizacji i tym samym zainwestować w odpowiednie oprogramowanie BI.

Power BI vs Excel

Wizualizacja danych

Excel daje nam możliwość prezentacji danych pod postacią prostych wykresów bądź tabel przestawnych. Nie są to bardzo rozbudowane funkcjonalność i w przypadku dużych zbiorów danych (lub bardzo różnorodnych danych), mogą okazać się niewystarczające, stając się mało czytelne dla odbiorców.

Natomiast Power BI umożliwia tworzenie zaawansowanych wykresów, map, wykresów krosstabulacyjnych czy choćby interaktywnych paneli, które ułatwiają eksplorację danych. Możliwości Power BI w wizualizacji danych są bogate i zaawansowane, a raporty tworzone w usłudze bardzo czytelne i przejrzyste.

Łączenie wielu źródeł danych

Jedną z kluczowych zalet Power BI jest zdolność do łączenia danych pochodzących z wielu źródeł. W tworzeniu raportów możemy korzystać z danych zapisanych w plikach kalkulacyjnych, w plikach tekstowych, pochodzących z baz danych, z danych zapisanych w chmurze, z witryn internetowych, czy z plików CSV, a to wciąż jeszcze nie koniec możliwości.

Power BI pozwala tworzyć powiązania pomiędzy plikami, dzięki czemu użytkownicy są w stanie tworzyć kompleksowe i wszechstronne zestawienia danych.

Analiza w czasie rzeczywistym

Niedoścignioną przewagą Power BI jest zdolność do analizy danych w czasie rzeczywistym. Użytkownicy mogą łączyć się z aktywnymi źródłami danych, takimi jak np. bazy online, wizualizując i analizując zmiany w czasie rzeczywistym.

Dodatkowo proces ten w Power BI może być w pełni zautomatyzowany. Odbiorcy raportów mają do dyspozycji automatycznie odświeżone dane. W przypadku Excela koniecznie jest ręczne odświeżanie danych, co bywa czasochłonne i niewygodne, szczególnie w przypadku dużych zbiorów danych.

Eksport i publikacja

Przeważanie narzędzia BI, w tym także Power BI, umożliwiają proste eksportowanie i publikowanie raportów online.

Użytkownicy mogą dzielić się swoimi interaktywnymi dashboardami w prosty sposób, zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz organizacji. Umożliwiają tym samym innym użytkownikom przeglądanie i interakcję z udostępnionymi danymi. Możliwe jest także odczytywanie analiz na urządzeniach mobilnych oraz osadzanie zwizualizowanych danych w innych aplikacjach czy witrynach internetowych.

Zaawansowane funkcje analityczne

Usługa Power BI oferuje zaawansowane funkcje analityczne, takie jak możliwość tworzenia niestandardowych formuł i wyrażeń DAX. DAX jest językiem formuł, który pozwala tworzyć zaawansowane obliczenia, a także agregować i transformować dane. Można również wykorzystać funkcje statyczne i matematyczne do analizy danych.

Bezpieczeństwo danych

Power BI oferuje różne metody autoryzacji i uwierzytelniania, takie jak logowanie przy użyciu konta Microsoft 365 lub konta Azure AD. Umożliwia to kontrolowanie dostępu do danych i raportów na poziomie użytkownika.

Narzędzie daje możliwość definiowania różnych poziomów uprawnień, dzięki czemu administratorzy mogą zarządzać tym, kto ma dostęp do konkretnych zestawów danych, raportów i paneli. Można również kontrolować możliwość edycji i publikowania raportów przez użytkowników.

Narzędzia Business Intelligence – wyższy poziom analizy danych

Jak widać, narzędzie Business Intelligence – jakim jest Power BI – oferuje znacznie więcej możliwości i zaawansowanych funkcji analizy danych w porównaniu do popularnego Excela. Dzięki zdolności łączenia wielu źródeł danych, szerokiemu wyborowi wizualizacji, możliwości analizy danych w czasie rzeczywistym oraz prostej publikacji raportów, Power BI stało się preferowanym narzędziem do analizy i raportowania danych wśród wielu dynamicznie rozwijających się organizacji.

Managerowie potrzebują przejrzystych, łatwych w odczytaniu raportów, aby móc z sukcesem podejmować szybkie decyzje biznesowe. W wielu takich przypadkach potrzebne są dane rzeczywiste, aktualizowane automatycznie. I właśnie takie możliwości pracy daje Power BI.