Czym jest zarządzanie ryzykiem w zarządzaniu projektami IT?

Wraz z rozwojem technologii informatycznych i rosnącym na nie zapotrzebowaniem, narodziła się potrzeba skutecznego zarządzania projektami IT — niezależnie od ich rodzaju czy wielkości. Szczególnie że każdy projekt pociąga za sobą pewne ryzyko. Z dzisiejszego artykułu dowiesz się, czym właściwie jest zarządzanie ryzykiem w projekcie i poznasz główne metodologie zarządzania projektami IT.

Czym jest projekt IT?  

Projekt to zestaw skoordynowanych działań i akcji, podejmowanych w określonych ramach czasowych (musi mieć określony początek i koniec), w celu zaspokojenia jasno zdefiniowanej potrzeby. Wikipedia dodatkowo charakteryzuje projekt jako coś unikatowego i jednorazowego, a co za tym idzie, nie każdy proces biznesowy jest jednocześnie projektem.  

W przypadku projektu IT najczęstszym celem jest budowa nowego oprogramowania lub rozwiązania systemowego, takiego jak ERP (do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa) czy CRM (do zarządzania relacjami z klientami). Ten typ projektu zazwyczaj jest dosyć złożony i wymaga podjęcia kilku kroków: 

• Zdefiniowania potrzeb i wymagań, 
• Określenia specyfikacji, 
• Zaprojektowania rozwiązania, 
• Zbudowania i rozwoju systemu,
• Dostawy do klienta, 
• Kontroli bezpieczeństwa,  
• Testów obciążeniowych i wydajnościowych, 
• Monitoringu. 

Chcesz wiedzieć, jak skutecznie tworzyć rozwiązania IT, bez inwestowania w ciemno? Przeczytaj nasz artykuł: MVP. Co to znaczy i jakie przynosi korzyści?

Czym jest zarządzanie projektami IT? 

Wytwarzanie nowej technologii zawsze pociąga za sobą duże wydatki. McKinsey odkrył, że prawie połowa wszystkich projektów IT przekracza budżet (The art of project leadership: Delivering the world’s largest projects, 2017). Jest to w dużej mierze spowodowane błędami w zarządzaniu projektami, wynikającymi z braku wiedzy w obszarach innych niż IT, jak choćby księgowość, finanse, sprzedaż itp. 

Kierownicy projektów IT często stają przed wyzwaniami, które są charakterystyczne dla tej branży:  

• Stale zmieniająca się technologia, a tym samym szybko starzejące się oprogramowanie, 
• Brak komunikacji oraz wspólnej wizji między liderami IT a biznesem,
• Niepowodzenia i strome krzywe uczenia, w czasie, gdy członkowie zespołu pracują nad opanowaniem nowych technologii, 
• Duże zależności między różnymi elementami. Projekty IT cechują się większą złożonością w porównaniu do innych firmowych projektów, a przy tym trudne do śledzenia i kontrolowania. Przy czym nawet mały błąd potrafi odbić się poważną czkawką na całym projekcie i negatywnie wpłynąć na efekt końcowy. 

Na szczęście jest też dobra wiadomość. Od pewnego czasu wskaźniki sukcesu rosną — procent zmarnowanych budżetów spadł aż o 20 od kiedy firmy zaczęły zarządzać projektami IT w inny sposób niż pozostałymi procesami (The Impact of Project Management Methodologys on Project Success, 2017). 

Czym zajmuje się project manager w projektach IT?

Menedżerowie projektów IT pomagają firmom osiągać strategiczne cele za pomocą technologii. Są odpowiedzialni za planowanie, wdrażanie i zarządzanie projektami opartymi na rozwiązaniach technologicznych. Do ich obowiązków należą między innymi: 

• Lokowanie zasobów, 
• Komunikacja z zespołami i interesariuszami, 
• Zarządzanie zespołem projektowym, 
• Ewidencja czasu, 
• Dbanie o to, aby projekty były dostarczane/realizowane na czas i zgodnie z budżetem. 

W zależności od branży mogą również posiadać dodatkowe obowiązki, na przykład: 

• Zarządzanie integracjami sprzętu i oprogramowania, 
• Pomiar wyników/wpływu stosowanych rozwiązań technologicznych, 
• Ochrona systemów przed naruszeniami bezpieczeństwa i ryzykiem związanym z danymi, 
• Nadzorowanie aktualizacji sieci. 

Ale czym właściwie różni się zarządzanie projektami IT od innych rodzajów zarządzania projektami? Odpowiedź jest krótka: złożonością operacji IT. 

Dlaczego tak ważne jest zarządzanie ryzykiem w projekcie IT? 

W sektorze IT ryzyko wynika ze strat lub szkód, które mogą wystąpić w wyniku wielu czynników, takich jak: 

• Brak wyspecjalizowanego personelu, 
• Problemy w komunikacji, 
• Słabe cyberbezpieczeństwo, 
• Wykorzystywanie luk w zabezpieczeniach sprzętu lub oprogramowania. 

Nie jest to łatwe wyzwanie i pociąga za sobą dużą odpowiedzialność, dlatego konieczne jest podjęcie odpowiednich zabezpieczeń. Z tego powodu osoba odpowiedzialna za zarządzanie ryzykiem powinna być zaznajomiona z procesami informatycznymi oraz czyhającymi zagrożeniami. 

Sposób, w jaki systemy IT są budowane, integrowane i zarządzane radykalnie się zmienia. Aby Twoja organizacja była zarówno proaktywna, jak i reaktywna, musisz jak najwcześniej zintegrować zabezpieczenia IT z infrastrukturą i cyklem życia produktu, a także ze strategią zarządzania ryzykiem. 

Pomocne mogą okazać się narzędzia do analizy predykcyjnej i automatyzacji, które będą monitorować Twoją infrastrukturę i tym samym zmniejszać ryzyko. Zespoły operacyjne mogą korzystać z analiz predykcyjnych, aby aktywnie identyfikować i rozwiązywać problemy, zanim te wpłyną na Twoje środowisko. Szybkie zwalczanie problemów jest bardzo istotne, ponieważ te mogą mieć długofalowe skutki – na tyle poważne, że doprowadzą Twój projekt do przedwczesnego końca. Mało tego, mogą również stanowić realne zagrożenie dla bezpieczeństwa, wiarygodności i płynności finansowej firmy!

Przy odpowiednim zarządzaniu ryzykiem, informacja zwrotna jest szybka i skuteczna. Nie spowalnia cyklu życia produktu i może być również używane do rozwiązywania innych zidentyfikowanych problemów.  

Zarządzanie projektami IT — metodologie  

W zarządzaniu projektami istnieje wiele metodologii, takich jak:  

• Tradycyjne metody: „waterfall” czy ścieżka krytyczna itp.; zwykle wybierane dla mniejszych i wcześniej zaplanowanych projektów  
• Metody zwinne: Scrum, Kanban, Programowanie Ekstremalne; najlepsze dla złożonych projektów, które wymagają szczególnej uwagi w procesie zarządzania; 
• Metody adaptacyjne: metodyka Event Chain czy Extreme Project Management. 

Niektóre z metod są częściej wykorzystywane w zarządzaniu projektami IT, np. metoda Agile Scrum, która zapewnia doskonałą przejrzystość działań i pozwala na większą reaktywność zespołu.  

W Altkom Software & Consulting jest to nasz najczęstszy wybór, ponieważ bardzo dobrze odnosi się do cyklu rozwoju systemów informatycznych i kładzie duży nacisk na zarządzanie ryzykiem. Z naszego doświadczenia wynika, że jest to najlepsza metoda, aby ryzyko nie stanowiło poważnego zagrożenia dla efektu końcowego projektu, a co więcej — pozwala maksymalnie zredukować koszty poprzez zastosowanie najbardziej zoptymalizowanego podejścia. Korzystając z metodyki Agile, jesteś dobrze przygotowany na ryzyko, ale wiesz także jak je wyeliminować, zanim stanie się zagrożeniem. 

Jak zarządzać ryzykiem w agile? 

Metody zwinne znacznie różnią się od „klasycznego” zarządzania ryzykiem, ponieważ podchodzą do ryzyka związanego z projektem IT w znacznie bardziej ofensywny sposób. Projekt jest zorganizowany w taki sposób, aby jak najszybciej usunąć najsilniejsze zagrożenia, które stanowią największe niebezpieczeństwo dla jego poprawnego funkcjonowania. 

Umiejętność zarządzania ryzykiem to dobra praktyka zarządzania projektami, rozwijana od wielu lat. Ale dlaczego zwykle mówi się o niej przy okazji tematu Agile? 

Wyodrębnijmy kilka punktów: 

• Ponieważ kilka lat temu podejście zwinne wyniosło ryzyko na piedestał: ryzyko kieruje projektem, treścią iteracji, a tym samym wpływa na aktywność każdego z nas (od programisty do testera, od ergonomisty do klienta itp.). 
• Ponieważ najlepsze praktyki Agile, pochodzące z SCRUM lub XP (krótkie iteracje, realizacja przyrostowa, codzienne scrumy, raporty wizualne, ciągła integracja, opinie klientów) są bardzo skuteczną bronią, aby stawić czoła ryzyku nieodłącznie związanemu z każdym projektem IT. 
• Ponieważ w tej metodologii analiza ryzyka musi być prowadzona ze szczególną świadomością. Agile popycha projekt do ofensywy, nie pozwala mu się cofnąć i chroni przed bezpodstawnymi rekomendacjami PMI (Project Management Institute). 
• A ponieważ ostatecznie zarządzanie ryzykiem ma zastosowanie wszędzie: w małych i dużych projektach,  w branży IT i nie tylko; dlatego zwinność staje się bardzo popularnym i skutecznym sposobem na prawie każdy projekt. 

Jeśli jesteś zainteresowany zwinnym zarządzaniem swoimi projektami IT, rozważ kontakt z naszym zespołem!

Naszym głównym celem jest utrzymanie dobrej komunikacji z klientami, aby jak najlepiej zrozumieć ich potrzeby i priorytety. To pomaga lepiej zrozumieć ryzyko związane z ich projektem, a następnie wyeliminować je dzięki metodykom zwinnym.