Digital Workload Manager. Każde zadanie można wykonać na czas

Digital Workload Manager na pierwszy rzut oka może wydawać się kolejną platformą do zarządzania pracą przedsiębiorstwa. Przydzielanie zadań i pilnowanie terminów — przydatne, ale czy rewolucyjne? Co sprawia, że akurat to narzędzie pozwala wyjść z błędnego koła przeterminowanych zadań oraz poprawić zadowolenie wśród klientów, kontrahentów, a także pracowników operacyjnych firmy?    

Digital Workload Manager. Jakie problemy rozwiązuje?  

Zarządzanie pracownikami to temat rzeka. Opisywany setki razy w dziesiątkach artykułów HR-owych, motywacyjnych czy biznesowych. Poradniki rzadko jednak dotykają sedna problemu, tj. zarządzania pracą innych, ale bez wystarczającej wiedzy o niej, a przede wszystkim bez twardych danych. Niestety, ale dopóki nie posiadasz w przedsiębiorstwie narzędzi pozwalających mierzyć, w jakim stopniu poszczególne działy i pojedynczy pracownicy są obciążeni pracą (ang. workload), to mimo szczerych chęci przydzielanie zadań i realizacja procesów mogą być kompletnie nieefektywne. 

W efekcie zaczynasz zauważać, że: 

• Rośnie liczba przeterminowanych zadań, 
• Spada zadowolenie klientów i partnerów biznesowych, 
• Nie realizujesz warunków umów SLA, 
• Zwiększa się rotacja pracowników operacyjnych, 
• Wdrożenie nowego pracownika jest długotrwałe i kosztowne. 

Największym problemem staje się brak danych, które pozwoliłyby zidentyfikować źródła problemów i na ich podstawie opracować skuteczne rozwiązania. Digital Workload Manager skupia wszystkie zadania w jednym narzędziu oraz analizuje ich postęp pod każdym możliwym kątem. Co interesujące — także pod kątem priorytetów. Dzięki platformie zaczynasz widzieć nie tylko, ile zadań jest w trakcie realizacji i jak dużo czasu zajmują poszczególne etapy, ale również czy zadania krytyczne mają odpowiednio wysoką rangę.

W efekcie odkrywasz wąskie gardła, w wyniku których sypią się firmowe procesy i nabieracie niemożliwych do nadgonienia opóźnień.

Pomoc dla pracowników. Automatyzacja i priorytety 

W sytuacji wielu rozpoczętych procesów i mnogości zadań, pracownicy wcale nie muszą być przeciążeni, żeby pracować nieefektywnie. I nie ma w tym ich winy. Prawdziwymi sprawcami słabej wydajności są: brak automatyzacji i niejasne priorytety. Nie należy się również spodziewać, że pojedynczy pracownik, który nie posiada wystarczającego oglądu sytuacji, sam podejmie właściwą decyzję o odpowiedniej kolejności wykonywania zadań. 

Dużo lepiej w tym zakresie sprawdzi się narzędzie posiadające pełny dostęp do danych i na bieżąco analizujące wszystkie procesy zachodzące w przedsiębiorstwie. Dzięki temu będzie w stanie samodzielnie wyznaczyć, które zadanie i kiedy należy rozpocząć, aby zrealizować wszystko na czas. Korzyści? Presja z pracowników opadnie, a zadania będą wykonywane w optymalnej kolejności.

SLA (Servis Level Agreement), czyli najważniejsze zadania przodem

Digital Workload Manager rozróżnia, które sprawy są ważniejsze od innych. Możesz swobodnie zarządzać parametrami, a podczas planowania zadań platforma uwzględni Twoje priorytety biznesowe i zawsze będziesz dotrzymywać warunków zawartych umów.

Ogranicz manualne zadania do minimum

Pracę Digital Workload Managera wspomaga platforma workflow Camunda. Pozwala to na automatyzację znacznej części zadań, które pracownicy do tej pory wykonywali ręcznie, narażając się przy tym na popełnianie błędów i tracąc czas.

Kiedy workflow zazębia się z workload 

Dla Twojego biznesu to dwa równie ważne pojęcia. Nawet jeżeli będziesz mieć najlepiej na świecie rozpisany przepływ pracy w przedsiębiorstwie (workflow), to zachodzące procesy wciąż mogą być nieefektywne. Dlaczego? Bo nie monitorujesz, jak poszczególne etapy procesu i przydzieleni do nich pracownicy obciążeni są pracą (workload).

Przyjmijmy, że masz w firmie rozpoczętych 60 procesów, a każdy to skompletowanie zamówienia i wysłanie go do klienta. 12 z nich czeka na zasoby, 24 leżą gotowe w magazynie, 15 jest u kuriera, a 9 zostało umieszczonych w paczkomacie. Wszystko wydaje się pod kontrolą, ale czy zdajesz sobie sprawę, ile średnio zajmuje pojedyncza czynność w procesie? Być może paczki czekają na skompletowanie już od dłuższego czasu i jest to pojedynczy przypadek, a być może ten etap zawsze powoduje przestoje, bo pracownicy obciążeni są innymi zadaniami lub nie znają właściwych priorytetów.

Czasami wydaje się, że jakieś zadanie jest proste, a w rzeczywistości zajmuje dużo więcej czasu, niż zakładaliśmy. Przez to można łatwo porwać się z motyką na słońce i obiecać klientowi nierealny termin. Parametry mierzone przez Digital Workload Managera pozwalają dokładnie określić, ile zajmuje obsługa danego procesu i czy posiadasz wystarczająco dużo mocy przerobowych do podjęcia kolejnych. 

Digital Workload Manager. Dla kogo? 

Nasze rozwiązanie powstało głównie z myślą o firmach posiadających duże działy operacyjne i prowadzących zdalną obsługę klientów. Najczęściej wiąże się to z pracą na wielu różnych systemach — niekoniecznie ze sobą zintegrowanych — przez co część procesów wykonywana jest ręcznie. W takich warunkach najłatwiej o przeoczenia i opóźnienia, które wcale nie muszą wynikać z czyjejkolwiek winy.

Digital Workload Manager to również rozwiązanie dla biznesów, które chcą premiować swoich najlepszych pracowników. Wiemy, jak cenny dla przedsiębiorstwa jest doświadczony i odpowiedzialny pracownik, dlatego zbierane dane mogą pomóc w budowie systemów motywujących i prowizyjnych. 

Myślisz, że i w Twojej firmie znajdzie się dla niego miejsce?