FinOps – nowe podejście do kontroli i zarządzania kosztami chmury

Chmura obliczeniowa stała się źródłem i stymulatorem innowacji, stwarzając firmom niemal nieograniczone możliwości. Przedsiębiorstwa zyskały możliwość szybszego wprowadzania zmian i rozwijania nowych strumieni przychodów. Jednocześnie chmura wymaga też nowych umiejętności oraz zbudowania nowego mechanizmu zarządzania kosztami infrastruktury IT, który pozwoli podejmować świadome decyzje biznesowe w oparciu o zrozumiałe dla wszystkich działów dane i prognozy.

Dlaczego firmy zawodzą w starciu z zarządzaniem kosztami chmury?

„Musisz wykazać się odpowiedzialnością” – to zdanie utkwiło w pamięci Jana na długo. Kiedy jego firma zdecydowała się przenieść część swoich usług IT do chmury, wszystko wyglądało obiecująco.

Proces wydawał się być prosty: zaplanowanie zasobów, oszacowanie kosztów, migracja i uruchomienie. Na koniec sprawdzanie statusu co kwartał. Zaskoczenie nastąpiło kilka miesięcy po zmianie. Wydatki na chmurę zmieniały się z miesiąca na miesiąc, osiągając wysokie, a nawet podwójne wartości, a ogólne średnie wykorzystanie chmury zauważalnie wzrosło. Nikt nie był w stanie zidentyfikować, jakie było główne źródło problemu.

Okazało się, że zespół sprzedaży rozpoczął nową kampanię wymagającą nieco więcej zasobów, a jednocześnie zespół programistów pracował nad nową wersją wewnętrznego systemu CRM. Analitycy danych mieli do dyspozycji nowe, superszybkie narzędzia, dzięki którym mogli tworzyć jeszcze lepsze raporty dla kierownictwa, a dział IT przeniósł większość plików kopii zapasowych do chmury.

Pojawiło się kilka nieuzasadnionych kosztów, wynikających z faktu, że zbyt wiele osób miało możliwość podjęcia decyzji o zakupie. Nagle Jan, jako CIO, musiał odpowiadać na trudne pytania zadawane przez zespół finansowy i kierownictwo najwyższego szczebla. To był moment, w którym zaczął wątpić w zasadność i opłacalność przeniesienia usług IT do chmury.

Jan nie jest pierwszą ani jedyną osobą, która znalazła się w podobnej sytuacji po dokonaniu migracji do chmury. Czynnikiem łączącym Jana i inne osoby, które znalazły się w podobnej sytuacji, jest ich tradycyjne podejście do zarządzania kosztami, które zostało powielone w środowisku chmury.

Chmura oznacza zróżnicowane wydatki, które mogą się zmienić w ciągu sekundy. Nie jest to perspektywiczne planowanie pojemności dużego centrum danych, wydatków kapitałowych i kosztów stałych. To rozwiązanie bardziej przypomina projekt oparty na czasie i materiałach. Jest ono bezpośrednio związane z uzasadnieniem biznesowym opisującym strumienie przychodów, które docelowo będą generowane dzięki jego wsparciu. Takim, w którym bierze się pod uwagę czas, jakość i koszt potrzebny do zarobienia. I na tym właśnie polega FinOps — na wprowadzeniu odpowiedzialności finansowej do modelu zmiennych wydatków w chmurze.

FinOps — nowy model zarządzania kosztami chmury

Chmura zmieniła dynamikę zamówień. Zakupy odbywają się za pomocą jednego kliknięcia. Zespoły ds. zamówień i finansów są wyłączone z tego procesu. Decyzje pozostają w rękach programistów, administratorów i inżynierów.

Ta nowa rzeczywistość wymaga nowego modelu operacyjnego, aby sprostać wyzwaniom związanym z zarządzaniem chmurą. Firmy muszą stworzyć mechanizm oparty o współpracę zespołów IT, finansów i biznesu. Zespoły te muszą rozpocząć dialog na temat tego, gdzie, kiedy oraz jakie kwoty zainwestować.

Czasem decyzja będzie polegała na zmniejszeniu zakresu lub całkowitym wstrzymaniu projektu. Innym razem zespoły mogą podjąć decyzję, by zainwestować więcej. W obu przypadkach będzie to decyzja wspólnie uzgodniona, opierająca się na ocenie kosztów względem korzyści biznesowych.

To podejście jest znacznie szersze niż szeroko dyskutowana, ale znacznie ograniczona optymalizacja kosztów technicznych. Proces zmiany konfiguracji lub włączania/wyłączania zasobów w celu zminimalizowania wydatków jest ważnym elementem FinOps, ale nie jedynym.

Stosując praktyki FinOps, obserwuje się przewidywane przychody i inwestycje potrzebne do osiągnięcia celu. Nie ustala się budżetu na dłuższy okres. Zamiast tego skupia się na miarach opartych na wartości, które lepiej pokazują wpływ na biznes niż zagregowane, całkowite wydatki. Ponieważ chmura jest super elastyczna, z niemal nieskończonymi zasobami dostępnymi na żądanie, można stale podejmować świadome decyzje, będące kompromisem między kosztami, jakością i szybkością. Ostatecznie, po wstępnym teście, można wyłączyć usługi i przestać płacić, bez ponoszenia dodatkowych kosztów.

6 kluczowych zasad FinOps

Skuteczne wdrożenie praktyk FinOps w firmie wymaga cierpliwości i jest to proces stopniowy. Polega on na uczeniu się przez doświadczenia zdobyte podczas powtarzania poszczególnych etapów. Za każdym razem, gdy zwiększa się skala, pojawia się więcej elementów i narzędzi.

Pierwszym krokiem, jaki należy podjąć zanim zespoły rozpoczną pracę w modelu FinOps, jest stworzenie środowiska, które kultywuje i obejmuje sześć zasad FinOps. Będą one kierowały, wspierały i kształtowały wszystkie działania wykonywane później przez zespoły oraz zaszczepią w organizacji kulturę promującą odpowiedzialność kosztową i zwinność, niezbędną w modelu zmiennych wydatków w chmurze.

1. Współpraca między zespołami

Wspieraj zmiany kulturowe. Zbuduj zespół FinOps. Jeden bohater nie wystarczy, by dokonać globalnej zmiany. Uwzględnij wiele osób z Twojej organizacji. Mogą to być przedstawiciele zespołów inżynierskich, deweloperskich, właściciele produktów, dyrektorzy, wiceprezesi, managerowie finansowi, a nawet CIO, CFO, CSO. Ich celem powinno być ciągłe monitorowanie i poprawa efektywności, przy jednoczesnym wspieraniu innowacji, które wpływają na przychody i konkurencyjność firmy.

2. Chmura jako wartość biznesowa

Zacznij myśleć w kategoriach ekonomii jednostkowej chmury. Oznacza to mierzenie wydatków ponoszonych na chmurę w odniesieniu do wybranych miar biznesowych. Traktuj chmurę jako czynnik tworzący wartość, a nie koszt sam w sobie. Zawsze będziesz wydawać więcej, gdy wzrośnie wykorzystanie chmury.

Ustalenie takiego kontekstu pomoże Ci podjąć decyzję, czy dany wydatek przynoszący określony przychód jest racjonalny i uzasadniony dla organizacji. Umożliwi to również dokonywanie pomiaru wpływu wszelkich zmian wprowadzanych w infrastrukturze w oparciu o kryteria kosztów/jakości/szybkości i ich wpływu na wskaźniki biznesowe.

3. Każdy jest odpowiedzialny za koszty

Przesuń odpowiedzialność za wydatki na chmurę w ręce tych, którzy z niej korzystają. W dół poprzez działy, jednostki biznesowe, zespoły aż do poszczególnych inżynierów, programistów, właścicieli produktów i kampanii itp. Ustal ich budżety i daj im uprawnienia do podejmowania decyzji o wykorzystaniu chmury i nowych zakupach. Podejdź do omawiania kosztów chmury jako nowego miernika efektywności biznesowej.

4. Szczegółowe i szeroko dostępne raportowanie

Wprowadź możliwość podejmowania decyzji w czasie rzeczywistym w oparciu o najbardziej aktualne dane dotyczące zamortyzowanego kosztu i wykorzystania. Zapewnij wgląd w bezpośrednie wydatki na chmurę i koszty współdzielone na wszystkich poziomach firmy.

Konsekwentne raportowanie kosztów chmury wraz z analizą trendów i wariantów, przyczyni się do lepszego jej wykorzystania. Szybka możliwość pozyskiwania informacji zwrotnej poprawi wzorce wydatków, wpłynie na lepsze podejmowanie decyzji i zwiększy efektywność.

5. Scentralizowane zarządzanie

Centralnie zarządzaj optymalizacją finansową z rabatami, rezerwacjami i zobowiązaniami dotyczącymi użytkowania, jednocześnie wprowadzając najlepsze praktyki do swojej organizacji poprzez standaryzację, edukację i wewnętrzne benchmarki. Wprowadź automatyzację, aby zredukować dublujące się wysiłki i odciąć niepotrzebne koszty operacyjne.

Skup się na płaceniu mniej, oczekując jednocześnie od właścicieli budżetu chmury mniejszego zużycia. Co więcej, zacznij porównywać swoją firmę do standardów branżowych, dowiadując się, czy możesz wydać mniej, inaczej lub w lepszy sposób.

6.  Wykorzystanie modelu kosztów zmiennych

Model kosztów zmiennych jest okazją do zwinnego, iteracyjnego planowania i zakupu zasobów produkcyjnych w celu zaspokojenia rzeczywistego popytu. Opieraj swoje decyzje na rzeczywistych danych dotyczących użytkowania i prognozach just-in-time. Zawsze możesz wprowadzać poprawki na bieżąco, starając się jak najlepiej wykorzystać zasoby, z których obecnie korzystasz.

Podróż FinOps

Kiedy stworzysz środowisko, które kultywuje i obejmuje zasady FinOps, jesteś gotowy, aby rozpocząć budowanie swojej praktyki. FinOps przebiega jako cykliczny proces realizowany w pętli lifecycle składającej się z trzech faz: informowania, optymalizacji i działania.

Proces ten stale analizuje wykorzystanie chmury i poszukuje możliwości optymalizacji kosztów. Każda runda buduje przyrostowe zyski w Twojej organizacji. Ostatecznie zaczniesz patrzeć na koszty chmury nie jak na zwykły koszt usług IT, ale jak na czynnik napędzający wartość i innowacje w Twojej firmie. Stanie się on nowym narzędziem generującym przychody, a nie centrum kosztów, które trzeba zredukować.

Dariusz Korzun

Cloud and Big Data Solutions Architect in Altkom Software & Consulting