Project Manager – Specjalista od zadań niemożliwych w zarządzaniu projektami?

Z Mikołajem Przybyłą rozmawiamy o wyzwaniach, jakie czekają na Kierownika Projektu w Altkom Software & Consulting.

Zacznijmy od Twoich wcześniejszych doświadczeń, zanim trafiłeś do ASC. Czym się zajmowałeś? 

Pracowałem w Centrum Nauki Kopernik. W Koperniku byłem pracownikiem „multitool”: administratorem, informatykiem od klawiatury i śrubokręta, byłem odpowiedzialny za wdrożenia dedykowanych rozwiązań i koordynację prac wykonawców poszczególnych galerii w zakresie IT.

Jak trafiłeś do Altkom Software&Consulting?

Ofertę polecił mi kolega, wspomniał, że w ASC jest duży i ciekawy projekt do poprowadzenia. Byłem zmęczony stagnacją w poprzednim miejscu pracy, miałem poczucie, że stoję w miejscu, a chciałem się rozwijać.

Zdecydowałeś się dołączyć do ASC. Co Cię najbardziej przekonało i jak wyglądały Twoje początki?

Zaciekawiła mnie nowa branża, której wcześniej nie znałem. Atutem była praca po stronie dostawcy dedykowanego software i duża samodzielność. To była okazja, aby nauczyć się wielu rzeczy, nie tylko związanych z zarządzaniem projektami.

Trafiłem do dużego projektu – wdrożenia systemu White Label (modułowy system ubezpieczeniowy) dla Towarzystwa Ubezpieczeniowego. W chwili, gdy dołączyłem do ASC, projekt trwał już od 3 m-cy i były realizowany przez kilka zespołów które miałem scalić. Wiedziałem, że zadanie będzie trudne, ale nie spodziewałem się, że będzie to aż tak duża zmiana. Zaskoczyła mnie i przeraziła wielkość i złożoność projektu, jego wielowątkowość, właściwie projekt monstrum… Tego się nie spodziewałem! Nie znałem też branży ubezpieczeniowej, co okazało się być dla mnie dodatkową „barierą” i elementem do nadrobienia w krótkim czasie.

Dziś widzę, że projekt był wówczas dla mnie za duży. Na początku bardzo mało się uczyłem, to była tylko walka o przetrwanie, o to, aby utrzymać głowę nad wodą.

Jednak nie poddałeś się. Co pomogło Ci przetrwać ten trudny dla Ciebie czas?

Udało mi się, bo miałem bardzo duże wsparcie od zespołu. Mam zaufanie do moich pracowników, mogę na nich polegać. Pracowałem od początku z bardzo silną, zaangażowaną ekipą: z głównym analitykiem ASC, wiodącymi analitykami i developerami – wszyscy oni, to zawodnicy dużego kalibru. Korygowali moje pomyłki i łatali błędy.

Moim zadaniem, jako Project Managera jest „branie na klatę” wszystkich trudności, jakie pojawiają się w projekcie, tak, aby zespół mógł spokojnie pracować. Mogę powiedzieć, że moja grupa tworzy prawdziwy zespół. Wszyscy rozmawiamy ze sobą, dlatego zespół tak dobrze funkcjonuje. Mamy jasny podział zadań, wiemy, co kto robi.

Jako PM, masz duży wpływ na to jak pracuje zespół. Co jest dla Ciebie ważne w pracy zespołowej, jakimi wartościami się kierujesz?

W zarządzaniu projektem i jego bieżącym prowadzeniu ważne jest zaufanie, otwartość, jasny podział pracy. Członkowie zespołu wiedzą, że są odpowiedzialni za projekt. Staram się tłumaczyć istotę tego, co kto robi i jak ważne jest to dla całego projektu. Po drugie wiem, że ludzie popełniają błędy, daję prawo do pomyłek. Trzeba zaakceptować, że usterki będą się pojawiały, każdy ma prawo się pomylić, to jest naturalne. Taka perspektywa sprawia, że pracownicy są odpowiedzialni, sami zgłaszają problemy.

Staram się budować u klienta przekonanie, że tworzymy projekt razem i wszystkim nam zależy na tym, aby się udał. To nie jest ani nasz projekt, ani klienta, to jest wspólne zadanie. Dzięki temu, zespoły po obu stronach czują się odpowiedzialne za projekt.

Ważna jest dla mnie również otwarta komunikacja z klientem, szczere i uczciwe mówienie jak jest.

Zakres zadań przy zarządzaniu projektem na stanowisku Kierownika Projektu jest bardzo szeroki. Które z nich dają Ci najwięcej satysfakcji?

Zdecydowanie najwięcej satysfakcji sprawia mi team building. Mam duży zespół, na co dzień pracuje z ponad 20 koleżankami i kolegami z różnych lokalizacji. Ważne jest dla mnie bycie z ludźmi. Poznaję każdego pracownika i znajduje do niego drogę – z jednym trzeba pogadać poważniej, z innym pożartować.

Jakie są kompetencje, cechy charakteru, które każdy Project Manager powinien mieć?

Zarządzanie projektem to bardzo dynamiczne i elastyczne zajęcie. Jest wiele różnych sposobów na prowadzenie projektów, zadania są bardzo różnorodne. PM nadzoruje przygotowanie opisu wymagań i wyceny zadań, na tej podstawie przygotowuje harmonogram projektu, a potem na co dzień zajmuje się komunikacją z klientem, wspieraniem zespołu i zarządzaniem budżetem. Jako Project Manager regularnie również sprzedaję – zadania zespołowi, a pracę wykonaną przez zespół – Klientowi.

Myślę, że taki zestaw zadań sprawia, że w zarządzaniu projektami ważnych jest wiele różnych kompetencji – umiejętność planowania, organizacji, komunikacji… Ważne jest również rozumienie roli PM – on tak naprawdę jest po to, żeby wspierać. To nie PM jest najważniejszy w projekcie, najważniejszy jest zespół.

Na co może liczyć Project Manager, który trafia do Altkom Software & Consulting?

Pewnie na to, co w wielu innych firmach jest codziennością PM – na deadliny, wyzwania i bardzo złożoną, wieloaspektową pracę. Jednocześnie w ASC mamy wsparcie szefa i duże zrozumienie. Są w firmie osoby kompetentne i wspierające mnie w pracy. Jak mam problem mogę prosić o pomoc i zawsze dostanę wsparcie.

Co lubisz robić poza pracą?

Kiedyś byłem bardzo aktywny, ale teraz nie mam czasu na hobby – mam 2 małych synów. Tacierzyństwo nauczyło mnie cierpliwości, a to się przekłada na pracę – nie przejmuję się rzeczami, na które nie mam wpływu.

Mikołaj Przybyła, Kierownik Projektu w Centrum Rozwiązań Ubezpieczeniowych, Altkom Software & Consulting.