Jak zwiększyć efektywność biznesu i wdrożyć automatyzację procesów?

Automatyzacja procesów biznesowych – największe bariery

Badania Deloitte pokazują, że od lat największymi barierami powstrzymującymi firmy przed wdrożeniem automatyzacji są:

• Fragmentacja procesów – stanowi przeszkodę w automatyzacji, prowadząc do powstawania wielu małych, ale złożonych zadań, obsługiwanych przez różne systemy i osoby. W przypadku automatyzacji procesów biznesowych, konieczne jest zdefiniowanie dokładnych reguł i procedur dla każdego kroku w procesie. Jeżeli proces podzielony jest na wiele mniejszych części, trudno ustalić, które kroki powinny zostać zautomatyzowane, a które wymagają interwencji ludzkiej. Ponadto, fragmentaryzacja procesów może prowadzić do powstawania nieefektywnych połączeń między różnymi systemami i aplikacjami, co może utrudnić integrację i automatyzację. 
• Brak gotowości IT – ograniczenia techniczne, które uniemożliwiają lub utrudniają automatyzację procesów biznesowych, to przede wszystkim: brak odpowiedniej infrastruktury IT, brak zasobów IT (doświadczonych analityków i programistów) oraz ograniczenia w integracji systemów (przestarzałe i niekompatybilne systemy). 
• Brak jasnej wizji – w przypadku braku zrozumienia potrzeb biznesowych, czyli tego, jakie procesy należy zautomatyzować i jakie cele chce się osiągnąć, automatyzacja procesów może okazać się bezużyteczna lub nawet szkodliwa dla firmy. Zautomatyzowane mogą zostać niewłaściwe procesy lub nieprzynoszące firmie wymiernych korzyści, co tylko pociągnie za sobą niepotrzebne koszty i zmiany. 
• Odporność na zmiany – opór lub niechęć pracowników i kierownictwa do zmiany sposobu pracy lub przyjętych procedur. Przy automatyzacji procesów biznesowych zmiany te dotyczą sposobu wykonywania pracy, a także wdrożenia nowych narzędzi i systemów informatycznych. Pracownicy często odczuwają niepewność związaną z tym, jak nowe narzędzia będą wpływać na ich pracę, a także boją się utraty pracy. Kierownictwo natomiast może obawiać się, że automatyzacja spowoduje wyższe koszty lub nie przyniesie oczekiwanych korzyści. 

• Koszty implementacji – wdrożenie automatyzacji często wymaga inwestycji w sprzęt, oprogramowanie i zasoby ludzkie. Firmy mogą również ponieść koszty szkolenia personelu, koszty migracji danych i koszty integracji z istniejącymi systemami. 
• Szybkość wdrożenia – wdrożenie automatyzacji wymaga czasu, zasobów i planowania, a także dokładnego zrozumienia procesów biznesowych, które mają zostać zautomatyzowane. Często organizacje mają bardzo napięte harmonogramy i ciśnienie na szybkie wdrożenie nowych rozwiązań, co prowadzi do błędów i szukania drogi na skróty, a w konsekwencji nieudanej automatyzacji.  

Od czego zacząć automatyzację procesów biznesowych?

Chociaż automatyzacja w biznesie przynosi wiele korzyści, to niestety nie jest magicznym remedium dla każdego problemu i przepisem na sukces. Każda firma, która rozważa taką inwestycję, powinna przyjrzeć się trzem opisanym poniżej krokom i zastanowić się, czy jest gotowa wstąpić na ścieżkę automatyzacji i zrobić to mądrze.

1. Określ swoje cele i oczekiwania

W procesie automatyzacji kluczowe jest określenie, co właściwie chcemy z jej pomocą osiągnąć. Automatyzacja dla samej automatyzacji to zbędne koszty, zmarnowany czas i szereg rozczarowań, które mogą zniechęcić osoby decyzyjne na do kolejnych prób. Dlatego, jeszcze przed startem prac, zastanów się, który z poniższych (przykładowych) aspektów ma dla Ciebie największy priorytet: 

• Poprawa efektywności i wydajności poprzez redukcję czasu i kosztów związanych z wykonywaniem zadań manualnie; 

• Poprawa jakości i dokładności wykonywanych zadań, poprzez redukcję błędów ludzkich i pełniejsze wykorzystanie danych; 
• Skalowalność działań firmowych, poprzez odpowiednie oprogramowanie do automatyzacji, które będzie w stanie szybko przetwarzać większe ilości danych; 
• Poprawa doświadczeń klienta, poprzez lepszą, szybszą i mniej narażoną na błędy obsługę wniosków klientów; 
• Poprawa bezpieczeństwa i zgodności, poprzez mniejsze narażenie na błędy ludzkie oraz zapewnienie pełnej kontroli nad przepływem danych i ochroną poufności informacji.

2. Wybierz procesy do automatyzacji

Następnym, równie ważnym krokiem jest identyfikacja procesów biznesowych, które najlepiej nadają się do automatyzacji. Zwykle wybiera się procesy, które są rutynowe, powtarzalne i wymagają dużo czasu lub zasobów ludzkich. Należy też zwrócić uwagę na procesy narażone na błędy lub opóźnienia oraz te, które mają największy wpływ na działanie firmy. Jak widać, w tym kroku niezbędna jest pełna analiza, aby określić, gdzie automatyzacja procesów zwiększy efektywność i przyniesie firmie największe oszczędności.  

Do najczęściej automatyzowanych procesów biznesowych należą: 

• Obsługa klienta, np. automatyczna odpowiedź na e-maile, obsługa zapytań klientów; 
• Fakturowanie i płatności, np. automatyczne generowanie faktur, przypominanie o płatnościach, integracja z systemami księgowymi; 

• Zarządzanie dokumentami, np. automatyczne przetwarzanie dokumentów, klasyfikacja dokumentów, archiwizacja; 
• Procesy HR, np. automatyczne weryfikowanie aplikacji, integracja z systemami rozliczeniowymi; 
• Logistyka i magazynowanie, np. automatyczne generowanie zamówień, śledzenie przesyłek, zarządzanie stanami magazynowymi. 

3. Wybierz narzędzia do automatyzacji

W momencie, kiedy firma określiła już najważniejsze cele automatyzacji oraz wybrała procesy, musi zmierzyć się z wyborem narzędzi do automatyzacji procesów biznesowych. Oczywiście na rynku istnieje bardzo wiele rozwiązań, które odpowiadać będą na indywidualne potrzeby organizacji. Wybór zależy od wielu czynników, w tym rodzaju procesów, wielkości firmy i budżetu czy preferencji oraz umiejętności zespołu IT. 

Oprócz researchu na rynku, sprawdzenia referencji oraz ceny, a następnie przetestowania wybranych rozwiązań (jeżeli istnieje taka możliwość), rekomendujemy również dowiedzieć się, czy wybrane narzędzie oferuje wsparcie techniczne. Szczególnie, jeżeli firma dopiero rozpoczyna swoją przygodę z automatyzacją – dostęp do osób obeznanych z działaniem narzędzia może być niezbędny, aby z powodzeniem zautomatyzować pierwsze procesy.

Automatyzacja procesów biznesowych w Twojej firmie

Jak widać, w teorii automatyzacja to zaledwie trzy kroki: określenie celu, analiza procesów i wybór narzędzia. W praktyce są to jednak rozbudowane zadania, przy których dobrze mieć wsparcie doświadczonego partnera. W Altkom Software niezmiennie, od lat, pomagamy firmom zdigitalizować i zautomatyzować procesy dzięki wykorzystaniu najpopularniejszej, europejskiej platformy low-code, Camunda BPM. Camunda to narzędzie, które oferuje wiele korzyści, w tym: otwarty kod źródłowy, prostotę w użyciu, szybką implementację, elastyczność i skalowalność, łączność z innymi systemami oraz wsparcie i rozbudowaną społeczność użytkowników, potwierdzających jej skuteczność.   

Nasi klienci osiągnęli z jej pomocą wiele sukcesów, o których przeczytasz w case study Zencargo. Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej o możliwościach platformy Camuda i naszych autorskich, dedykowanych rozszerzeniach oraz zyskać pomoc w automatyzacji procesów biznesowych, czekamy na kontakt. Doradzamy firmom już na etapie określenia celów i potencjału automatyzacji, przełamując bariery i efektywnie współpracując z zespołami IT klientów.