Rola Scrum Mastera we wczesnych fazach projektu

W poniższym artykule opisujemy, kim jest Scrum Master i w jaki sposób działa już od pierwszych kroków projektu – wyznaczając kierunek, inspirując zespół i tworząc atmosferę, która prowadzi do sukcesu.

Przekonamy się o tym, że to nie tylko tytuł, a rola pełna odpowiedzialności i wpływów. 

Kim jest Scrum Master?

Scrum Master to kluczowa rola w metodyce zarządzania projektami znanej jako Scrum. Metodyka Scrum jest popularnym sposobem pracy z obszaru zwinnej metodyki zarządzania (Agile), który ma na celu ułatwienie elastycznego i efektywnego tworzenia produktów lub usług przez zespoły projektowe. Scrum Master pełni istotną funkcję w zapewnieniu skuteczności i przestrzegania zasad metodyki Scrum.

Wymieniając obowiązki Scrum Mastera, najczęściej wspominane są następujące aspekty i zadania, za które osoba pełniąca tę rolą odpowiada:

• Facylitator i trener: osoba na stanowisku Scrum Mastera pełni rolę trenera i facylitatora. Pomaga zespołowi zrozumieć i wdrożyć zasady Scrum. Wspiera procesy i udziela wsparcia, aby zespół scrumowy mógł pracować w sposób efektywny.
• Usuwanie przeszkód: Scrum Master jest odpowiedzialny za usuwanie wszelkich przeszkód, które mogą utrudniać postęp prac. Może to obejmować zarówno problemy techniczne, jak i organizacyjne. Nierzadko pomaga również przy rozwiązywaniu problemów między poszczególnymi członkami zespołu.
• Przestrzeganie Scruma: Scrum Master dba o to, aby zespół przestrzegał zasad i praktyk Scruma, takich jak spotkania (np. Daily Standup, Sprint Planning, Sprint Review, Sprint Retrospective) oraz o odpowiednie role i artefakty.
• Ochrona zespołu: Scrum Master chroni ludzi w projekcie przed nadmiernymi zakłóceniami i naciskami z zewnątrz, umożliwiając skupienie się na procesie tworzenia produktów i dostarczeniu wartościowych rezultatów.
• Kontrola nad Backlogiem: Scrum Master wspiera Product Ownera w utrzymaniu Backlogu w odpowiednim stanie poprzez eliminowanie niejasności, nadmiaru zadań lub zdań nieodpowiednich dla danego celu projektu.
• Doskonalenie procesu: Scrum Master wprowadza i wspiera procesy doskonalenia (np. retrospektywy), które pomagają developerom ocenić swoją pracę i identyfikować sposoby poprawy.
• Zrozumienie Agile: Scrum Master powinien dysponować głęboką wiedzą na temat Agile i zasad Scrum oraz posiadać umiejętność dostosowywania ich do konkretnego projektu, oraz osób w nim uczestniczących.
• Łącznik z interesariuszami: Scrum Master komunikuje się zarówno z interesariuszami, jak i programistami, pomagając w zrozumieniu ich potrzeb oraz zapewnieniu, że zespół developerski pracuje nad najważniejszymi priorytetami.

W poniższej części tekstu omówimy, w jaki sposób Scrum Master powinien podejść do swoich obowiązków od strony praktycznej w przypadku dojrzałej organizacji, w której dba się o poprawność metodyczną od samego początku, czyli już od momentu rozpoczęcia projektu. Jest to stan idealny, do którego wdrożenia zachęcamy wszystkie organizacje, które chcą być naprawdę zwinne.

W kolejnej części naszej serii o roli Scrum Mastera omówimy przypadek tzw. Scrum Mastera „awaryjnego” lub „ratunkowego” — sytuację, w której Scrum Master dołącza do projektu dopiero na późniejszym etapie i rozpoczyna naprawę/zaadresowanie błędów i problemów, z którymi zmaga się zespół developerski pozostawiony sam sobie.

Chcesz dowiedzieć się więcej o roli Scrum Mastera w projekcie IT?
Dołącz do zbliżającego się wydarzenia: 

Kiedy dołączyć Scrum Mastera do projektu?

Pierwszym krokiem Scrum Mastera powinno być dołączenie do rozmów jeszcze na etapie przed projektowym czy też presales. Jego pomoc może pozytywnie wpłynąć na proces przygotowawczy i późniejszy sukces projektu. Rolą Scrum Mastera na tym etapie jest przede wszystkim konsultacja dotycząca metodologii Agile. Może doradzać klientom w kwestiach związanych z metodykami Agile i Scrum, wyjaśniając, jakie korzyści przyniesie takie podejście do projektów.

Kolejnym krokiem — już po podpisaniu umowy — jest dołączenie Scrum Mastera do projektu jeszcze przed jego pełnym uformowaniem. Korzystając ze swojego doświadczenia, może wspierać w procesie rekrutacji i doboru odpowiednich osób.

Pomaga zidentyfikować potrzebne kompetencje i umiejętności niezbędne dla danego typu projektu oraz zapewnia, że członkowie zespołu są dobrze dopasowani do kultury pracy w Scrum. Ponadto, jeżeli mamy do czynienia z osobą, która dobrze zna organizacje, to ma ona szansę przełożyć schematy, czyli np. osobowe duety, które sprawdziły się już w przeszłości w podobnych projektach.

Rola Scrum Mastera w zespole

Zadaniem Scrum Mastera jest pomoc w określeniu ról i odpowiedzialności w zespole. Pomaga zrozumieć, jakie zadania przypisane są do każdej roli i kto czym się zajmuje, aby uniknąć zamieszania oraz zapewnić klarowność. Może się to odbyć np. za pomocą tworzenia tzw. karty zespołu, która zawiera informacje o umiejętnościach, doświadczeniu i zainteresowaniach każdego członka. To pozwala lepiej poznać poszczególne osoby i ich potencjał.

Świetnym pomysłem jest zorganizowanie spotkań wstępnych, aby wszyscy się zapoznali, omówili swoje oczekiwania oraz wyznaczyli wspólne cele i zasady współpracy. Przed rozpoczęciem projektu Scrum Master może wspólnie z zespołem stworzyć harmonogram, który obejmuje nie tylko pracę projektową, ale także szkolenia, warsztaty i inne działania mające na celu zbudowanie wspólnej wiedzy i umiejętności.

Wprowadzenie do metodyki Scrum

Scrum Master już od samego początku projektu odgrywa kluczową rolę we wprowadzeniu w zasady, wartości i praktyki metodyki Scrum. Jego obowiązki obejmują zapewnienie, że wszyscy członkowie w pełni rozumieją, jak Scrum funkcjonuje i jakie jest znaczenie poszczególnych elementów tej metodyki. Organizuje wstępne szkolenia lub warsztaty, które pomagają zbudować wspólny fundament wiedzy i umiejętności, niezbędny do efektywnej pracy w ramach Scrum.

Warsztaty/szkolenia obejmują takie zadania Scrum Mastera, jak:

• Wstępne szkolenie Scrum: Scrum Master może zorganizować dedykowane szkolenie, na którym omówione zostaną podstawy metodyki Scrum oraz role i odpowiedzialności w tym frameworku. Podczas spotkania szczegółowo wyjaśnia, kim jest Scrum Master, Product Owner, Project Manager i Development Team, oraz jak ich współpraca wpływa na efektywność projektu.
• Warsztaty praktyczne: Organizowanie warsztatów pozwala w praktyce zrozumieć Scruma poprzez interakcję i wspólne działanie. Mogą obejmować ćwiczenia, symulacje sprintów, planowania oraz inne praktyki Scrum w kontrolowanym środowisku.
• Rozmowy indywidualne: Scrum Master może przeprowadzać indywidualne rozmowy z członkami zespołu, aby ustalić, czy wszyscy zrozumieli podstawowe pojęcia i zasady Scrum. Pozwala to na wyjaśnienie ewentualnych niejasności i odpowiedzi na dodatkowe pytania.
• Dostosowanie do kontekstu projektu: Scrum Master dostosowuje treść i podejście wstępnego szkolenia lub warsztatów do konkretnego projektu i zespołu. Wyjaśnia, jakie praktyki będą najlepiej działać w ich przypadku.
• Zrozumienie wartości Scrum: Podczas szkolenia Scrum Master skupia się na przekazaniu wartości Scrum, takich jak elastyczność, inspekcja i adaptacja, a także współpraca i dostarczanie wartości w sposób ciągły.
• Wprowadzenie do narzędzi: Scrum Master może również zapoznać zespół z narzędziami wykorzystywanymi w metodologii Scrum, takimi jak narzędzia do zarządzania tablicami Kanban czy narzędzia do monitorowania postępów projektu.

Wprowadzenie zespołu w zasady pracy w metodyce Scrum jest kluczowe dla osiągnięcia pełnego potencjału metodyki. Dzięki wstępnym szkoleniom i warsztatom Scrum Master umożliwia zespołowi skoncentrowanie się na wspólnym celu i efektywnej współpracy.

Plan projektu z uwzględnieniem obranej metodyki

Planowanie w kontekście zarządzania projektem opartym na Scrumie skupia się na wyznaczaniu kierunków i celów o charakterze high-level, które stanowią punkt odniesienia dla zespołu. Ten proces wymaga aktywnego zaangażowania każdej osoby związanej z projektem.

Podczas tworzenia planu, Scrum Master, Product Owner oraz programiści identyfikują główne cele sprintu. Te cele są mierzalne i klarownie określone, zapewniając jednoznaczne wytyczne dla dalszych działań zespołu. 

Pomoc Scrum Mastera bywa nieoceniona na etapie tworzenia tablicy Kanban lub Scrum, na których zadania są wizualnie reprezentowane, umożliwiając zespołowi śledzenie postępu i dostosowanie planu.

To właśnie Scrum Masterowi przypada odpowiedzialność za monitorowanie postępu realizacji planu, a jeśli pojawiają się przeszkody, wspomaga on zespół we wszelkich zmianach. Oczywiście pamiętając, że priorytetem jest osiągnięcie celów projektowych.  

Doświadczony Scrum Master wspiera proces identyfikowania zależności między zadaniami i rozwiązywanie konfliktów oraz przeszkód, które mogą wpłynąć na realizację planu.

Analiza zadań pozwala na wyłonienie potencjalnych powiązań między nimi, co umożliwia lepsze oszacowanie czasu potrzebnego na ich wykonanie. To z kolei prowadzi do bardziej precyzyjnego ustalania terminów rozpoczęcia i zakończenia poszczególnych etapów pracy.  

Harmonogram projektu

Stworzenie przejrzystego harmonogramu pracy jest kluczowe dla zapewnienia pełnego obrazu procesu. Scrum Master współpracuje z zespołem, tworząc harmonogram, który pomaga w zrozumieniu oczekiwań i celów w danym okresie. Dzięki harmonogramowi łatwiej jest utrzymać skupienie, koordynację i przystosować się do ewentualnych zmian czy niespodziewanych wyzwań. Jest to narzędzie umożliwiające uniknięcie chaosu i nieporozumień w trakcie realizacji projektu. 

Scrum Master w trakcie projektu

Po rozpoczęciu projektu Scrum Master odgrywa kluczową rolę w zapewnieniu płynnego przebiegu procesu Scrum, koordynując rytuały i zarządzając artefaktami. Jego działania obejmują:

• Zarządzanie rytuałami: Scrum Master organizuje i prowadzi rytuały, takie jak Daily Scrum, Sprint Planning, Sprint Review i Sprint Retrospective. Wspiera zespół w ich efektywnym przeprowadzeniu, zachęcając do otwartej wymiany informacji, rozwiązywania problemów i planowania przyszłych działań. Warto podkreślić, że jego praca nie opiera się o przydzielanie zadań, a o dbanie o płynność ich wykonywania.
• Utrzymywanie Artefaktów: Scrum Master dba o to, żeby artefakty, takie jak Product Backlog i Sprint Backlog, były aktualne i zrozumiałe dla wszystkich osób zaangażowanych w projekt. Wspiera Product Ownera w tworzeniu i priorytetyzacji elementów backlogu oraz pomaga w estymacjach i planowaniu prac.
• Eliminowanie przeszkód: Rolą Scrum Mastera jest identyfikacja i usuwanie przeszkód utrudniających pracę zespołu. Pomaga w rozwiązywaniu konfliktów, usuwaniu blokad, organizacji pracy oraz zapewnianiu odpowiednich zasobów i narzędzi, aby zespół mógł efektywnie realizować swoje zadania.
• Doskonalenie procesu: Scrum Master, korzystając ze zdobytego doświadczenia, stale dąży do ciągłego doskonalenia procesu Scrum poprzez analizę wyników rytuałów oraz wyników pracy zespołu. Wspiera programistów w identyfikacji obszarów do poprawy oraz w eksperymentowaniu z nowymi rozwiązaniami, które mogą przyczynić się do efektywniejszej pracy.
• Wsparcie: Scrum Master pełni rolę coacha i mentora, wspierając rozwój umiejętności zespołu w kontekście Scruma. Pomaga w radzeniu sobie z wyzwaniami, rozwoju kompetencji i budowaniu atmosfery sprzyjającej wzajemnemu wsparciu i rozwojowi.

Scrum Masterzy jako osoby odpowiedzialna za wspieranie zespołu w implementacji metodyki Scrum oraz tworzenie sprzyjającego środowiska pracy, powinni posiadać odpowiednie kompetencje miękkie. Są to m.in.: umiejętność komunikacji, rozwiązywania konfliktów, radzenia sobie ze zmianą, cierpliwość, empatia i otwartość. 

Obserwacja efektywności członków zespołu

Monitorowanie efektywności zespołu odgrywa szczególną i kluczową rolę w procesie zarządzania. Jest to nieodzowny element, który umożliwia nie tylko śledzenie postępów projektowych, ale także ocenę wydajności, identyfikację obszarów do poprawy oraz dostosowanie strategii działania.

Poprzez systematyczne zbieranie i analizę danych związanych z pracą i osiągnięciami zespołu, Scrum Masterzy są w stanie dokonywać uargumentowanych decyzji, podejmować działania korygujące oraz dostosowywać plany w zgodzie z dynamicznym otoczeniem projektowym.  

Cel sprintu

Monitorowanie efektywności zespołu pozwala nie tylko na ocenę czy cele sprintów są osiągane w ustalonych ramach czasowych, ale również na identyfikację ewentualnych przeszkód czy niedoskonałości w procesach. To z kolei daje możliwość natychmiastowej reakcji i dostosowania, by skutecznie przeciwdziałać problemom, a także wykorzystać możliwości do kontynuowania udanych praktyk.

Komunikacja

Dodatkowo monitorowanie efektywności sprzyja współpracy i komunikacji wewnętrznej, ponieważ zespół jest regularnie zaangażowany w analizę postępów i ocenę osiągniętych rezultatów. To tworzy świadomość wspólnych celów oraz umożliwia refleksję nad wyzwania, które występują podczas pracy nad projektem.

Dzięki temu zespół jest w stanie dostosować swoje podejście, rozwijać umiejętności i podejmować decyzje, które mają pozytywny wpływ na jakość i skuteczność pracy.

W rezultacie monitorowanie efektywności jest nie tylko narzędziem kontrolnym dla Scrum Masterów i innych osób zarządczych, ale przede wszystkim sposobem na ciągłe doskonalenie pracy i osiąganie lepszych wyników.

Pozwala to na budowanie elastycznego i adaptacyjnego środowiska pracy, w którym wszyscy członkowie zespołu są zaangażowani w osiągnięcie wspólnych celów i ciągły rozwój.

Chcesz dowiedzieć się więcej o efektywności zespołów developerskich? Odwiedź nasz poprzedni artykuł: Efektywność zespołów developerskich. Co mierzyć i dlaczego?

Zaprzyjaźnij się ze Scrum Masterem

Mamy nadzieję, że powyższym tekstem wyjaśniliśmy, co tak naprawdę robi Scrum Master i że od samego początku projektu odgrywa rolę nie tylko kompasu, ale przede wszystkim architekta sukcesu. Jego zaangażowanie, umiejętność kierowania i inspiracji oraz zdolność do tworzenia harmonijnej atmosfery stanowią klucz do osiągnięcia lepszych wyników, a także większej efektywności w wytwarzaniu oprogramowania.

Podobnie jak w podróży przez nieznane tereny, każdy etap projektu jest wyzwaniem, a współpraca z Scrum Masterem pozwala zespołowi zachować kierunek, nawet w obliczu najtrudniejszych przeszkód.