Smart Decoupling, czyli sprytny sposób na odblokowanie rozwoju biznesu 

O tym, czym są systemy legacy i jak wpływają na tempo digitalizacji firmy, pisaliśmy w poprzednim artykule: Jak przeprowadzić transformację cyfrową, kiedy Twój system IT gra w przeciwnej drużynie?  Zachęcamy do zapoznania się z tekstem, szczególnie jeżeli Twoja firma pracuje na kilkuletnim systemie i zaczynasz dostrzegać, że z dnia na dzień staje się on ograniczeniem dla dalszego rozwoju biznesu. Wymieniliśmy tam kilka sygnałów ostrzegawczych, które powinny zaalarmować każdego przedsiębiorcę.

Tym razem skupimy się na tym, jak sprytnie obejść ograniczenia wynikające z systemu legacy, bez konieczności nagłego odcinania firmy od dotychczasowego rozwiązania, przestojów w pracy czy nakładów finansowych, jakie wiązałyby się z całkowitą wymianą lub przebudową systemu. 

Smart Decoupling. Czym właściwie jest?

Smart Decoupling (czyli inteligentne oddzielanie), to odpowiedź na potrzeby przedsiębiorstw, które czują się ograniczone brakiem możliwości rozwoju obecnego systemu IT. Szybki wzrost firmy powoduje, że system starszego typu (tzw. legacy) nie nadąża za potrzebami, które przed nimi stawiamy. W efekcie wdrażanie jakichkolwiek zmian w działalności firmy trwa zbyt długo, szczególnie w odniesieniu do konkurencji, która elastycznie modyfikuje swoją ofertę. 

Najbardziej typowymi problemami, z jakimi mierzy się biznes w wyniku posiadania przestarzałego technologicznie systemu, są: 

• Utrudnione lub niemożliwe dodawanie potrzebnych funkcjonalności; 
• Długi time-to-market dla produktów cyfrowych; 
• Ograniczony lub niemożliwy monitoring procesów zachodzących w firmie;
• Brak automatyzacji pomiędzy innymi firmowymi systemami; 
• Brak wsparcia dla analizy pozyskiwanych danych;  
• Długi czas wdrażania nowych użytkowników do pracy z systemem. 

Konsekwencje mogą być poważne: przekraczanie terminów i niedotrzymywanie umów; bycie stale o krok za konkurencją, która szybciej wprowadza produkty na rynek; przestoje w pracy; poirytowanie zespołu; brak analityki w firmie czy brak szybkiej możliwości reagowania na zmiany.  

Dzięki podejściu Smart Decoupling nie pozbywamy się starego systemu, ale tworzymy nowe rozwiązanie, które przejmuje kluczowe procesy. Całość pozostaje zintegrowana z użytkowanym systemem, jednocześnie otwierając przed firmą możliwości, które do tej pory były zablokowane ze względu na przestarzałą technologię.

Cel główny: skupić się na istocie biznesu

Smart Decoupling może być rozwiązaniem pojedynczego problemu, a może też krok po kroku „nadbudowywać się” nad starym systemem, aż ten nie będzie już dłużej potrzebny. Dlatego każdy tego typu projekt  zaczynamy od identyfikacji i oceny procesów zachodzących w firmie klienta — te najpilniejsze mają pierwszeństwo w działaniach. Odkrywamy je wspólnie, korzystając ze specjalnie opracowanego zestawu pytań. Uzyskane odpowiedzi celnie wskazują największe blokady, a tym samym potencjał do zastosowania podejścia Smart Decoupling. Technologicznie jesteśmy w stanie poradzić sobie niemal z każdym wyzwaniem, jednak jak widać, na tym etapie nie obejdzie się bez ścisłej współpracy z osobami po drugiej stronie. W końcu nowe systemy muszą odpowiadać na potrzeby poszczególnych działów i zadań, które te realizują.

Następnie skupiamy się już na wybranym procesie. Wspólnie z klientem zajmujemy się ułożeniem jego kolejnych kroków, tak aby wszyscy zainteresowani mieli spójną wizję efektu końcowego. Wykorzystujemy do tego metodę Event Stormingu, która poza zwizualizowaniem całego procesu oraz identyfikacją zdarzeń i aktorów, integruje przyszły zespół projektowy po stronie klienta i wykonawcy. 

Ile to zajmuje czasu? Średnio pierwsza wersja działającego procesu zaimplementowana zostaje już po dwóch miesiącach od startu prac. W tym czasie stary system funkcjonuje normalnie, a nasza aplikacja projektowana jest z uwzględnieniem wszelkich standardów UX, dzięki czemu po wdrożeniu pracownicy bez przeszkód zaczynają działać na nowym rozwiązaniu. W ten sposób problem przestojów w pracy firmy, którego tak bardzo się obawiamy, nie występuje.

Smart Decoupling w rzeczywistości

Jeżeli wciąż trudno jest Ci sobie wyobrazić czym właściwie jest podejście Smart Decoupling, to przedstawione poniżej krótkie Case Study rozwieje ostatnie wątpliwości:

Firma naszego klienta prowadziła wiele kampanii reklamowych, promujących ich usługi finansowe. Efektem był stały wzrost napływających wniosków z prośbą o udzielenie kredytu. Jednocześnie zauważono znaczny spadek wniosków rozpatrzonych pozytywnie. Niestety nasz klient nie mógł nic w tej sprawie zrobić — nie wiedział, co generuje problemy i dlaczego tracą osoby zainteresowane ofertą.  Powodem braku tych informacji były ograniczenia używanego systemu.

Do rozwiązania tej sytuacji zarekomendowaliśmy podejście Smart Decouplingu z wykorzystaniem Camundy, czyli platformy do zarządzania procesami biznesowymi. Nie chcieliśmy od razu zmieniać całościowo systemu klienta, który obsługiwał wszystkie działy w firmie i którego przebudowa zajęłaby długie miesiące. Nie musieliśmy też budować całego procesu od nowa. Stworzyliśmy tylko to czego brakowało, a więc osobny system, zintegrowany z systemem głównym, odpowiedzialny wyłącznie za możliwość śledzenia wypełnianych wniosków. Dzięki temu nasz klient mógł zacząć analizować działania wnioskodawców na poziomie poszczególnych kroków w formularzu, a także pojedynczych pól. Takie rozwiązanie pozwoliło dowiedzieć się, które pola sprawiały wypełniającym największe trudności i zmodyfikować je pod klientów.

Teraz nasz klient na bieżąco modyfikuje formularze, prowadzi testy i wyciąga wnioski. Liczba odrzuconych próśb o kredyt zmalała.

Mamy nadzieję, że na podstawie tej historii łatwiej zrozumieć, czym w istocie jest Smart Decoupling. Ty widzisz ograniczenie systemowe, my znajdujemy wygodne i szybkie obejście. 

Czym jest Camunda?

Przestarzałe technologicznie systemy rozwijamy ze wsparciem platformy BPM Camundy. To od wielu lat wspierana i udoskonalana platforma typu „open source” do zarządzania procesami biznesowymi. Nasz ponad 30-osobowy zespół specjalistów od 5 lat zdobywa doświadczenie we wdrożeniach i rozwoju Camundy, dlatego jesteśmy pewni, że jest najlepszym wsparciem dla firm, które chcą pozbyć się ograniczeń technologicznych. 

Zalety Smart Decouplingu       

Podsumujmy, dlaczego warto zainteresować się akurat podejściem Smart Decoupling: 

• Odblokowanie systemów legacy. Koniec z ręczną obsługą i angażowaniem wielu osób do jednego zadania, kiedy może wykonać je system; 
• Procesowe podejście. Skupiamy się na tym, w jaki sposób wykonywanie danego zadania będzie najbardziej wydajne dla Twojej firmy i na tej podstawie projektujemy proces w naszym systemie; 
• Integracja ze starym systemem. Wiemy, że jeszcze jakiś czas pozostanie sercem firmy, dlatego wszystkie nasze rozwiązania są z nim połączone; 
• Monitoring i analiza procesów. Chcemy, żeby nasz system realnie wspierał Twój biznes, dlatego odgórnie dbamy o możliwość zbierania danych i reagowania, jeżeli któryś proces jest nieskuteczny lub powoduje opóźnienia. 
• UX, czyli intuicyjne interfejsy. Przekłada się to na skrócenie czasu wdrażania nowych pracowników; 
• Wejście w nowe technologie przy dużo niższym ryzyku niż w przypadku przepisywania całego starego systemu.

Przekłada się to na: 

• Przyspieszenie obsługi procesów; 
• Minimalizację błędów i opóźnień; 
• Większe zadowolenie klientów i pracowników;
• Odzyskanie panowania nad procesami; 
• Elastyczność i możliwość wprowadzania zmian; 
• Zwiększenie bezpieczeństwa w firmie; 
• Skrócenie time-to-market!

Rewolucja bez rewolucji

Wdrożenie nowych technologii w firmie zawsze budzi pewne obawy. Stary system, chociaż nie do końca spełnia swoje funkcje, wydaje się bezpieczną opcją — wiemy, czego się po nim spodziewać. Niestety jest to wyłącznie pozorne bezpieczeństwo, bo w rzeczywistości narażamy się na straty, błędy i ograniczenia, jakie niesie ze sobą przestarzała technologia.  

Podejście Smart Decoupling nie wywróci w jednej chwili pracy Twojej firmy do góry nogami. Będziemy małymi kroczkami usprawniać ją, aż w pewnej chwili Ty i Twoi pracownicy zorientujecie się, że stary system może odejść na zasłużoną emeryturę.