Czy warto powierzyć utrzymanie systemu IT wyspecjalizowanej firmie?

To pytanie stawia sobie prawdopodobnie wiele osób odpowiedzialnych za utrzymanie systemu IT i jego ciągłości działania. Niestety odpowiedź nie jest jednoznaczna. Wpływają na to zarówno koszty przedsięwzięcia jak i zakres czy jakość świadczonej usługi. Inaczej potraktujemy system krytyczny dla naszego biznesu, a inaczej taki przy którym nasza działalność niewiele straci. Nie bez znaczenia są także plany rozwojowe dotyczące naszego IT oraz kierunek, w jakim podąża nasz biznes.

A więc, czy warto skorzystać z usług fachowców, czy jednak decydować się na utrzymanie systemu IT we własnym zakresie? Zanim podejmiemy decyzję, warto odpowiedzieć sobie na kilka pytań:

1. Czy system IT jest podstawą naszej działalności i ile może kosztować jego niedostępność?

Jeśli nasz biznes nie może funkcjonować bez danego systemu poprawnie, to zapewnienie ciągłości jego działania powinno być jednym z kluczowych zadań stawianych przed CTO/COO w organizacji.

Warto przy tym oszacować koszty niedostępności systemu, biorąc pod uwagę zarówno możliwe bezpośrednie straty finansowe, jak również utratę wizerunku czy zaufania Klientów.

2. Czy stać nas na utrzymanie systemu IT we własnym zakresie?

Własny zespół IT to przede wszystkim dbanie o odpowiednie kompetencje, szkolenia i zapewnienie dostępności zespołu w czasie eksploatacji systemu. Do tego dochodzą również koszty rekrutacji, wynagrodzeń, sprzętu czy powierzchni biurowej.

Sprawa wydaje się prostsza, jeśli w naszej organizacji mamy już taki dedykowany zespół. Warto wtedy dokładnie policzyć koszty, bo zewnętrzna usługa może okazać się kilkukrotnie tańsza.

3. Czy kwalifikacje naszego zespołu na samodzielne utrzymanie systemu IT są wystarczające?

Jeśli posiadamy własny zespół IT, to musimy dbać o odpowiednie umiejętności i rozwój pracowników. Rynek ciągle się ewoluuje, zmieniają się wymogi związane z ochroną danych czy ogólnie pojętym bezpieczeństwem. Jeśli nasza podstawowa działalność nie wymaga wysokich kompetencji w zakresie IT, to utrzymanie działu nadążającego za wszystkimi zmianami będzie trudne i zapewne kosztowne.

Tymczasem, wyspecjalizowane firmy IT z natury swojej działalności muszą być na bieżąco ze wszystkimi nowinkami. Ich pracownicy posiadają i stale rozwijają kompetencje w tym zakresie i to zazwyczaj w praktyce projektowej, a nie tylko w teorii.

4. Czy jesteśmy w stanie realizować zmiany funkcjonalne?

Eksploatacja to jedno, ale z czasem może pojawić się potrzeba zmian funkcjonalnych w naszym systemie IT. Jeśli będzie ona spowodowana poprawą ergonomii pracy i własnymi pomysłami na rozwój, to raczej nie będziemy zobligowani do szybkich zmian.

Gorzej, jeśli bodźcem będą zmiany w regulacjach prawnych bądź nagle odsłonięte luki bezpieczeństwa. Takie sytuacje wymagają niezwłocznej ingerencji, a nie zawsze własny zespół utrzymaniowy będzie posiadał potrzebne kompetencje.

5. Czy system IT spełnia nasze oczekiwania?

Jeśli system IT ma już swoje lata, ale nadal zaspokaja wszystkie nasze potrzeby, to obecnie nie musimy się nim przejmować. Z czasem jednak pojawiają się nowe oczekiwania i wyzwania i wtedy problem powróci — warto się do tego zawczasu przygotować.

W przypadku pokaźnego długu technologicznego, koszty rozwoju mogą być olbrzymie. Warto rozważyć wówczas kilka możliwości i wybrać optymalną. W Altkom Software & Consulting proponujemy 3 sprawdzone podejścia do systemów legacy.

6. Co zyskamy, wykupując utrzymanie systemu IT na zewnątrz?

Przede wszystkim wewnętrzny spokój. Wykupując usługę utrzymania systemu IT w wykwalifikowanej firmie, nie musimy martwić się o problem długu technologicznego czy bezpieczeństwa. Bariera właściwych kompetencji czy dostępności zespołu przestaje istnieć. To z kolei pozwala na łatwiejsze prognozowanie kosztów.

Rzetelnie dostarczana usługa ograniczy ryzyko utraty ciągłości działania aplikacji, będzie zawierała cykliczne przeglądy systemu, w tym capacity planning. Dlatego zmiany wynikające z uwarunkowań rynkowych czy regulacji nie będą stanowiły większego problemu.

Podsumowanie:

W zależności od potrzeb możliwe są różne modele współpracy — zaczynając od podstawowego zakresu, który zapewnia ciągłość działania systemu. Poprzez warianty dostarczające łaty bezpieczeństwa, czy rozwój funkcjonalny. Kończąc na zastąpieniu systemu nowym, „szytym na miarę”.  

Jeśli poważnie myślimy o naszym systemie IT, powinniśmy dobrze przemyśleć decyzję. Powierzenie systemu fachowcom zazwyczaj w perspektywie czasu jest znacząco tańsze, a zmiany łatwiejsze do wprowadzenia. Jeśli odpowiednio dobierzemy usługę do naszych oczekiwań i faktycznych potrzeb, może się okazać, że system będzie starzał się znacznie wolniej. A to z kolei jest inwestycja w przyszłość.  

Dlatego chętnie porozmawiamy z Tobą o Twoim przypadku, może warto? 

Paweł Szutowicz
Kierownik Zespołu Integracji i Utrzymania Systemów