Powrót do bloga Automatyzacja czynności spedycyjnych: wykorzystanie AI i OCR w obsłudze e-maili, ofert i dokumentacji
Codziennie po europejskich drogach porusza się około 6,5 miliona ciężarówek, przewożąc prawie 80% wszystkich ładunków lądowych w Unii Europejskiej. Obsługa tak ogromnej floty generuje równie ogromne ilości korespondencji i dokumentacji – zapytań ofertowych, ofert, dokumentów przewozowych, faktur, pism urzędowych i mandatów. W miarę jak rośnie skala operacji, zarządzanie dokumentami, szczególnie tymi napływającymi na firmowe skrzynki mailowe, staje się coraz większym wyzwaniem. W dużych przedsiębiorstwach liczba e-maili może przekraczać nawet 1000 dziennie! Ręczne zarządzanie korespondencją nie tylko pochłania mnóstwo czasu, ale także zwiększa ryzyko błędów, które mogą skutkować opóźnieniami i stratami finansowymi.
Jak poradzić sobie z nadmiarem e-maili, rozproszonymi informacjami i rosnącą liczbą zapytań klientów?
Firmy z sektora usług transportowych, spedycyjnych i logistycznych otrzymują każdego dnia setki, a czasem tysiące wiadomości e-mail. W skrzynkach odbiorczych znajdują się nie tylko zapytania ofertowe, ale również ważne pisma urzędowe, faktury czy dokumenty przewozowe. Wiele z tych wiadomości wymaga szybkiej reakcji, a ich przeoczenie może opóźnić procesy logistyczne, wpłynąć na obniżenie efektywności, spowodować utratę potencjalnych zysków czy wręcz narazić firmę na straty.
Przykłady takich wiadomości to:
- Faktury i dokumenty przewozowe – które należy niezwłocznie odfiltrować z korespondencji i przekazać do odpowiednich działów.
- Oferty i zapytania o wyceny – wymagające błyskawicznej odpowiedzi, aby nie stracić potencjalnego klienta na rzecz konkurencji.
- Pisma urzędowe – powiązane z terminami i wymagające natychmiastowej uwagi.
Ręczna obsługa dużej ilości wiadomości jest nieefektywna. Pracownicy poświęcają godziny na filtrowanie, klasyfikowanie i przesyłanie e-maili, co w dłuższej perspektywie prowadzi do znacznych opóźnień i błędów.
Automatyzacja zarządzania e-mailami w TSL: inteligentne rozwiązania AI i OCR
Sztuczna inteligencja (AI) połączona z technologią rozpoznawania tekstu (OCR) upraszcza i automatyzuje proces obsługi wiadomości e-mail. AI potrafi analizować treść wiadomości, automatycznie klasyfikować dokumenty oraz przekazywać je do odpowiednich systemów lub działów. Całość odbywa się bez potrzeby ludzkiej interwencji lub ograniczając rolę człowieka do prostej roli operatora (potwierdzania lub odrzucania).
Jak to działa w praktyce?
Automatyczne odczytywanie i klasyfikacja załączników oraz e-maili
Sztuczna inteligencja, wyposażona w OCR, potrafi odczytywać i interpretować treść e-maili oraz załączników (np. faktur czy dokumentów przewozowych), wyodrębniając kluczowe informacje i automatycznie przekierowując je do odpowiednich osób lub systemów.
Klasyfikacja i przekazywanie dokumentów do odpowiednich działów
Po odczytaniu treści AI klasyfikuje wiadomości na podstawie ich zawartości: faktury trafiają do księgowości, dokumenty przewozowe do działu logistyki, a pisma urzędowe do działu prawnego – bez potrzeby ręcznej interwencji.
Automatyczne odpowiedzi na zapytania
Sztuczna inteligencja potrafi automatycznie odpowiadać na zapytania ofertowe, wysyłając wstępne informacje do klienta lub przekazując je do działu sprzedaży w celu dalszej obsługi. Algorytmy umożliwiają personalizację wiadomości, imitując sposób komunikacji pracowników.
Automatyczne wprowadzanie danych do systemów firmowych
W przypadku faktur lub innych dokumentów księgowych AI jest w stanie automatycznie wprowadzać dane do odpowiednich systemów ERP, TMS lub CRM, znacząco redukując czas potrzebny na ręczne uzupełnianie informacji.
Korzyści z wdrożenia AI w zarządzaniu e-mailami w branży TSL
Oszczędność czasu
Dzięki automatyzacji procesów obsługi e-maili firmy mogą zredukować czas potrzebny na przetwarzanie wiadomości nawet o 80%. Zadania, które niegdyś zajmowały godziny, AI wykonuje w kilka sekund. Automatyczne przekazywanie faktur do księgowości lub dokumentów transportowych do działu logistyki uwalnia pracowników od monotonnych zadań, pozwalając im na realizację bardziej strategicznych obowiązków.
Eliminacja błędów
Ręczne przenoszenie danych z wiadomości e-mail niesie ryzyko błędów ludzkich, które w branży TSL mogą prowadzić do opóźnień i problemów z klientami. AI eliminuje ten czynnik ryzyka, gwarantując wysoką jakość i spójność wprowadzanych danych. Dzięki dalszemu udoskonalaniu modeli AI nawet rzadkie wyjątki będą wymagały coraz mniej ludzkiej interwencji.
Szybsza reakcja na zapytania
Automatyzacja pozwala błyskawicznie odpowiadać na zapytania ofertowe i inne kluczowe wiadomości. Dzięki odpowiedziom wysyłanym nawet w ciągu dwóch minut firmy zyskują przewagę konkurencyjną i zwiększają szanse na pozyskanie nowych kontraktów. Czasami to właśnie natychmiastowa reakcja decyduje o wygranej sprzedaży.
Odciążenie pracowników
Automatyzacja rutynowych zadań, takich jak klasyfikacja wiadomości i kierowanie ich do odpowiednich działów, pozwala odciążyć pracowników, którzy mogą skupić się na bardziej kreatywnych i wymagających zadaniach.
Ręczne rejestrowanie i wprowadzanie danych do systemów jest czasochłonne, kosztowne i narażone na błędy. Dzięki AI czas wprowadzania danych z dokumentów skraca się do kilku sekund, a rola człowieka ogranicza się do weryfikacji poprawności danych, co zwiększa efektywność całego zespołu.
Skalowalność
W miarę wzrostu firmy sztuczna inteligencja zapewnia elastyczną skalowalność procesów. Bez względu na liczbę wiadomości trafiających do skrzynki, AI skutecznie obsłuży każdy wolumen, eliminując potrzebę zatrudniania dodatkowych pracowników. Wprowadzanie danych ze zleceń — podobnie jak w przypadku faktur — skróci się do kilku minut, a praca spedytora ograniczy do weryfikacji poprawności danych. W ten sposób firma zrealizuje kilkukrotnie więcej zleceń tym samym składem osobowym.
Automatyzacja czynności spedycyjnych: czy AI i OCR to przyszłość branży TSL?
Wykorzystanie sztucznej inteligencji i inteligentnego OCR w zarządzaniu e-mailami to przyszłość branży TSL. Automatyzacja procesów pozwala firmom oszczędzać czas, zasoby i zwiększać efektywność obsługi kluczowych dokumentów. W dłuższej perspektywie rozwiązania te przynoszą wymierne korzyści finansowe i operacyjne, umożliwiając firmom transportowym, spedycyjnym i logistycznym skoncentrowanie się na rozwoju usług.
Na podstawie zrealizowanych projektów szacujemy, że dzięki zastosowaniu technologii AI wraz z inteligentnym OCR jesteśmy w stanie skrócić czas obsługi dokumentów i e-maili o ponad 80%. Z perspektywy biznesowej oznacza to uwolnienie ogromnych zasobów ludzkich od monotonnych zadań i skierowanie ich do realizacji bardziej ambitnych i wymagających czynności.
Źródła:
