Business Activity Monitoring. Wsparcie w optymalizacji procesów biznesowych

Czytaj dalej, żeby dowiedzieć się:

• Jakie funkcjonalności posiada Business Activity Monitoring?
• Jakie korzyści przynosi firmom?
• Kto najbardziej skorzysta na wdrożeniu tego typu narzędzia?
• Jak BAM wpływa na doskonalenie procesów?

Monitoring techniczny a monitorowanie procesów biznesowych

Firmy, wdrażając w swoje zasoby nowoczesne technologie, często skupiają się głównie na monitoringu technicznym systemów IT. Pomijają tym samym istotny aspekt, jakim jest monitoring biznesowy.

Narzędzia takie jak Grafana, Prometheus czy Zabbix są powszechnie stosowane do monitorowania stanu infrastruktury, wydajności serwerów czy dostępności aplikacji. I oczywiście, monitoring techniczny jest niezwykle ważny — pozwala na wykrywanie problemów technicznych, zanim te wpłyną na funkcjonowanie biznesu.

Niemniej jednak ograniczenie się tylko do jednego typu monitoringu może sprawić, że organizacje stracą z oczu szerszy obraz, jakim jest efektywność kluczowych procesów.

Business Activity Monitoring

Wiedząc, jakie wyzwania wiążą się ze złożonością operacyjną charakteryzującą duże instytucje, stworzyliśmy narzędzie pozwalające na bieżąco śledzić i analizować przepływ procesów biznesowych. Altkom Business Activity Monitoring to zaawansowane narzędzie, które umożliwia monitorowanie technicznych aspektów procesów, pozwalając tym samym pozytywnie wpływać na ich skuteczność biznesową. BAM pozwala firmom na bieżąco śledzić i analizować procesy biznesowe, monitorować efektywność działań, identyfikować wąskie gardła i reagować na problemy w czasie rzeczywistym.  

Ponadto Business Activity Monitoring umożliwia monitorowanie interakcji użytkowników, pokazując, w jaki sposób Ci wchodzą w interakcje z systemami i produktami firmy. Pomaga to w identyfikowaniu punktów zapalnych i problematycznych obszarów procesów.

Komu dedykujemy BAM?

Każdej instytucji, której zależy na ciągłym doskonaleniu operacji biznesowych i zwiększaniu konkurencyjności. W szczególności firmom z sektorów finansowego, przemysłowego i telekomunikacyjnego, które operują wieloma procesami równocześnie. Narzędzie umożliwia podejmowanie decyzji na podstawie danych, dlatego polecane jest dyrektorom operacyjnym (COO), finansowym (CFO) i generalnym (CEO), którzy na co dzień monitorują kluczowe wskaźniki wydajności. 

BAM stanie się również nieodzownym wsparciem dla menadżerów działów operacyjnych i produkcyjnych, odpowiedzialnych za zarządzanie codziennymi procesami biznesowymi.

Najważniejsze funkcjonalności Business Activity Monitoring

Wykrywanie „wąskich gardeł” dzięki mapom cieplnym (Heat Maps)

Jedną z najważniejszych funkcjonalności w narzędziu BAM są mapy cieplne (heat maps), które pozwalają na wizualizację efektywności procesów biznesowych. Mapy cieplne umożliwiają monitorowanie przepustowości, czasu przetwarzania oraz liczby błędów w różnych etapach procesu.

Dzięki takiej wizualizacji operatorzy mogą zidentyfikować miejsca, w których procesy zwalniają, co może być oznaką wąskich gardeł.

Zalety:

• Szybka identyfikacja problematycznych obszarów wymagających optymalizacji.
• Możliwość wczesnego reagowania na potencjalne problemy, co pozwala na minimalizację przestojów i zwiększenie wydajności.
• Lepsza jakość usług dzięki szybkiej reakcji na błędy, co przekłada się na większą satysfakcję klientów i wzrost sprzedaży (np. w procesach kredytowych).

Analiza danych i prezentacja wyników za pomocą diagramów

BAM oferuje narzędzia do wizualizacji danych, które umożliwiają prezentację informacji w sposób bardziej przystępny i zrozumiały dla użytkowników biznesowych. Dzięki temu firmy są w stanie szybciej zrozumieć, gdzie leży źródło problemów i jak można poprawić wydajność procesową.

Zalety:

• Udostępnienie zespołom biznesowym informacji pozwalających na podejmowanie świadomych decyzji.
• Zwiększenie elastyczności biznesowej poprzez szybką adaptację procesów do zmieniających się warunków

Baselining i monitorowanie odchyleń w procesach biznesowych

Baselining to funkcjonalność, która pozwala na obliczanie i prezentowanie średnich wartości wybranych parametrów procesów, takich jak czas trwania zadań czy liczba błędów. BAM monitoruje odchylenia od ustalonych norm i automatycznie wysyła powiadomienia, gdy wykryte zostaną nieprawidłowości. To kluczowe narzędzie na drodze do ciągłej optymalizacji procesów, pozwalające na szybkie wykrywanie i eliminowanie problemów (zanim te wpłyną na ogólną wydajność operacji firmowych).

Zalety:

• Szybkie wykrywanie anomalii, mogących wpływać na rentowność i efektywność operacyjną.
• Stałe doskonalenie procesów biznesowych poprzez monitorowanie i dostosowywanie działań do bieżących warunków.

Prognozowanie anomalii dzięki sztucznej inteligencji

BAM wykorzystuje moduły sztucznej inteligencji do prognozowania potencjalnych anomalii w procesach biznesowych. System potrafi przewidzieć, że określone zadanie zajmie więcej czasu niż zwykle, co może sugerować zbliżające się problemy. Dzięki tej funkcji firmy są w stanie proaktywnie zarządzać ryzykiem i zapobiegać problemom, zanim te wpłyną na wydajność procesów.

Zalety:

• Zwiększenie dostępności procesów dzięki wcześniejszemu wykrywaniu i eliminacji problemów.
• Zapewnienie ciągłości operacyjnej, kluczowej dla utrzymania wysokiej jakości usług.

Eksport raportów i analiza wyników

BAM umożliwia generowanie raportów, które można eksportować do plików PDF. Raporty zawierają kluczowe dane dotyczące procesów, takie jak wersje, nazwy, czas trwania zadań oraz szczegółowe diagramy. Mogą być wykorzystywane podczas spotkań strategicznych i analitycznych, pomagając zespołom zrozumieć, jakie działania są potrzebne, aby dalej wspierać optymalizację procesów.

Zalety:

• Możliwość dzielenia się wynikami i analizami z innymi działami, nie korzystającymi bezpośrednio z narzędzi BAM.
• Ułatwienie podejmowania decyzji na poziomie zarządczym dzięki dostępowi do dokładnych i przejrzystych danych.

Przykład zastosowania monitoringu biznesowego na procesie kredytowym

Proces: rozpatrywanie wniosku o kredyt hipoteczny

W dużym banku proces rozpatrywania wniosków o kredyt hipoteczny składa się z wielu etapów, takich jak wstępna analiza wniosku, ocena zdolności kredytowej, weryfikacja dokumentów, decyzja kredytowa i finalizacja umowy. Każdy z tych etapów jest kluczowy dla szybkości i jakości obsługi klienta oraz dla efektywności operacyjnej banku. Właśnie w takim procesie monitoring biznesowy, np. z wykorzystaniem narzędzia Business Activity Monitoring, może przynieść znaczące korzyści. 

Etap 1: Wstępna analiza wniosku

Na tym etapie monitorowanie procesów za pomocą BAM pozwala na śledzenie czasu, jaki zajmuje wstępna analiza każdego wniosku. Narzędzie Business Activity Monitoring wykrywa nieprawidłowości w momencie, w którym etap trwa znacznie dłużej niż przeciętnie, wskazując na potencjalne wąskie gardło. Przyczyną może być brak wystarczającej liczby pracowników zajmujących się wstępną analizą lub np. problemy z systemem do weryfikacji dokumentów.

Monitorowanie procesów biznesowych – zastosowanie BAM:

• Funkcja Heat Map umożliwia wizualizację, które wnioski przetwarzane są najszybciej, a które napotykają opóźnienia. Dzięki temu można zidentyfikować konkretne odcinki procesu wymagające optymalizacji.
• Funkcja Baselining monitoruje średni czas trwania wstępnej analizy i wysyła alerty, jeśli czas ten przekracza ustaloną normę, co pozwala na natychmiastowe działania naprawcze.

Etap 2: Ocena zdolności kredytowej

Podczas etapu oceny zdolności kredytowej BAM monitoruje czas przetwarzania oraz wskaźniki błędów, pomagając w identyfikowaniu nieprawidłowości i spadków efektywności w procesie.

Monitorowanie procesów biznesowych – zastosowanie BAM:

• Prognozowanie anomalii: BAM wykorzystuje sztuczną inteligencję do przewidywania, które wnioski mogą napotkać problemy na tym etapie, np. z powodu niepełnych danych lub błędów w algorytmie oceny zdolności kredytowej. Wczesne wykrycie anomalii pozwala na szybką korektę, zanim wpłyną na cały proces.
• Raportowanie: na podstawie monitoringu generowane są raporty, które pokazują czas przetwarzania oraz ewentualne odchylenia od normy. Pozwala to dokonać szczegółowej analizy efektywności pracy zespołów odpowiedzialnych za ocenę kredytową.

Etap 3: Finalizacja umowy kredytowej

Wykorzystanie BAM na etapie finalizacji umowy kredytowej pomaga zadbać o prawidłowe skompletowanie dokumentów i brak opóźnień w finalizacji transakcji, co przekłada się na większe zadowolenie klientów.

Monitorowanie procesów biznesowych – zastosowanie BAM:

• Heat Map: Pokazuje, gdzie w procesie finalizacji najczęściej dochodzi do opóźnień, np. w przygotowywaniu dokumentów lub ich przesyłaniu do klienta. Dzięki temu można szybko wdrożyć poprawki, które usprawnią proces.
• Analityka procesowa: Monitorowanie wszystkich zadań związanych z finalizacją umowy pozwala na wykrycie jakichkolwiek odchyleń od normy, co jest kluczowe dla zapobiegania problemom, które mogłyby opóźnić wydanie kredytu.

Dlaczego warto monitorować procesy biznesowe z Business Activity Monitoring?

Chociaż narzędzie Altkom Business Activity Monitoring samo w sobie nie może być wykorzystywane do automatyzacji procesów biznesowych, to wciąż jest potężnym rozwiązaniem do monitoringu i optymalizacji. Dzięki funkcjonalnościom takim jak heat maps, baselining, prognozowanie anomalii czy zaawansowana wizualizacja danych, firmy mogą szybko wykrywać i eliminować wąskie gardła, zwiększając tym samym swoją efektywność operacyjną.  

Wykorzystanie BAM nie tylko poprawia wydajność, ale również pozwala firmom na lepsze reagowanie na zmieniające się warunki rynkowe, co jest kluczowe w dzisiejszym konkurencyjnym środowisku biznesowym.