System ERP. Czym jest i kiedy należy wymienić go na nowszy model?

System ERP (ang. Enterprise Resource Planning, czyli Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa), to oprogramowanie służące do zarządzania firmą, a dokładniej jej zasobami. Cechą charakterystyczną jest jedna baza danych, do której trafiają informacje ze wszystkich działów firmy. Tym samym system ERP jest swoistym mózgiem przedsiębiorstwa. Kompleksowo analizuje i przetwarza zachodzące procesy biznesowe, jednocześnie zapewniając każdej uprawnionej osobie dostęp do aktualnych danych firmowych. 

System ERP wydaje się być najlepszym rozwiązaniem dla każdego przedsiębiorstwa, trzeba jednak pamiętać o kilku jego ograniczeniach. Jeżeli wykorzystujesz tego typu oprogramowanie w swojej firmie i ma ono już kilka ładnych lat (np. pięć i więcej), to prawdopodobnie sam zaczynasz dostrzegać minusy. Na szczęście są to problemy, które da się rozwiązać i to w sposób niewymagający wymiany obecnego systemu. Bo chociaż praca z niedopasowanym systemem ERP może być trudna, to funkcjonowanie bez niego jest jeszcze trudniejsze

Czym jest system ERP?

Każde przedsiębiorstwo składa się z kilku lub kilkunastu działów: produkcji, sprzedaży, obsługi klienta, marketingu, księgowości itp. Zdarza się, że każdy z tych zespołów pracuje na oddzielnym programie, dedykowanym jego potrzebom. Niestety w ten sposób w firmie nie występuje integracja danych między działami, co utrudnia współpracę i dokłada pracownikom zadań. Przykładowo, jeżeli np. magazyn obsługiwany jest przez inne oprogramowanie niż proces produkcji, to przepływ i aktualizacja danych muszą odbywać się manualnie (można również wprowadzić integrację między systemami, ale o tym w dalszej części artykułu). 

Jak widać, osobne bazy danych nie pozwalają efektywnie zarządzać przedsiębiorstwem, dlatego w odpowiedzi pojawia się właśnie system ERP. Wyposażony w jedną bazę oraz funkcjonalności, które umożliwiają realizację zadań wszystkich działów firmy, szybko staje się rozwiązaniem niezwykle pożądanym. Dzięki niemu przedsiębiorstwo zyskuje możliwość zarządzania i monitorowania zachodzącymi procesami, a także częściowej automatyzacji.

Czy istnieje więc jakiś haczyk?

Pochodzenie systemów ERP 

Przodków systemów ERP możemy doszukiwać się w systemach MRP (ang. Material Requirements Planning), które zaczęły powstawać już kilka lat po zakończeniu II wojny światowej. Odpowiadały jedynie na wąskie potrzeby rynkowe, pozwalając monitorować stan zapasów przedsiębiorstwa i na tej  podstawie określać zapotrzebowanie na materiały niezbędne do wykonania produktu.  

Systemy MRP funkcjonowały aż do lat 90., kiedy to nastąpił tzw. boom komputerowy. Rosnąca moc obliczeniowa pozwoliła przetwarzać większą liczbę informacji i zadań, a tym samym przed firmami otworzyły się nowe możliwości. Przedsiębiorstwa coraz chętniej wykorzystywały powstające technologie, ale jednocześnie osoby zarządzające zaczynały odczuwać negatywne skutki rozproszenia procesów biznesowych na kilka różnych systemów. W końcu pojawiła się potrzeba uporządkowania działań i zarządzania firmą za pomocą jednego narzędzia. W odpowiedzi stworzone zostały systemy ERP, nastawione na integrację danych i kompleksową kontrolę nad wszystkimi aspektami biznesowymi. 

Systemy ERP obecnie 

Współczesne systemy ERP są zazwyczaj bardzo rozbudowanymi narzędziami, wyposażonymi w kilka lub nawet kilkanaście modułów. Każdy z nich pozwala realizować zadania przypisane do konkretnego działu firmy. Zazwyczaj jego kluczowymi obszarami są:

• finanse i rachunkowość,  
• sprzedaż i zakupy,   
• magazyn i zarządzanie zasobami, 
• produkcja, 
• marketing i HR, 
• zarządzanie projektami itp. 

A ponieważ system ERP standardowo wyposażony jest we wspólną bazę danych, umożliwia również analizę i raportowanie wyników. Usprawnia tym samym przepływ informacji między działami i pozwala zarządzać całością spraw biznesowych.

Oprogramowanie ERP – czy ma jakieś minusy?

Systemy ERP bardzo często działają na tzw. licencji, czyli zainteresowana firma kupuje dostęp do gotowego rozwiązania. Jest to wyjście szybsze i pozornie tańsze niż tworzenie oprogramowania na zamówienie. Niestety, jak praktyka pokazuje, często taniej jest wyłącznie na początku.

Oprogramowanie pudełkowe, czyli w tym przypadku gotowy system ERP, tworzone jest z myślą o jakimś teoretycznym przedsiębiorstwie. Zawiera bardzo dużo opcji, ale nigdy nie jest w stanie odpowiedzieć na wszystkie potrzeby Twojej firmy. Dlaczego? Bo najzwyczajniej na świecie ich nie zna. Z tego powodu, wybierając gotowy produkt, musisz liczyć się z tym, że to Ty będziesz musiał dostosować się do jego możliwości, a nie na odwrót. Nawet jeśli Twoja firma rośnie, zmienia się, tworzy nowe produkty i wychodzi z rozszerzoną ofertą, to gotowy system często pozostaje bez zmian. Oczywiście twórca może rozwijać swoje narzędzie, udoskonalać je i słuchać sugestii użytkowników, ale równie dobrze może nic nie robić w tym kierunku.

W ten sposób wiele firm, które dziesięć czy piętnaście lat temu wykupiły gotowe systemy ERP, dzisiaj dysponują narzędziem słabo skalowalnym i pozbawionym wsparcia. Zamknięty kod źródłowy oprogramowania sprawia, że nie można takiego systemu rozwijać i trudno jest go wymienić, a dług technologiczny z każdym rokiem staje się coraz większy i bardziej dotkliwy.

Jak pozbyć się przestarzałego systemu ERP? 

Cóż, najlepiej małymi krokami. Pamiętajmy, że przez lata system ERP staje się głównym ośrodkiem firmy i chociaż przestaje nadążać za rozwijającym się biznesem, to wciąż nagłe odcięcie grozi całkowitym zahamowaniem prac. Mało które przedsiębiorstwo może tak po prostu powiedzieć „stop” i na parę długich miesięcy pozostać bez corowego systemu, czekając na stworzenie dedykowanego rozwiązania oraz przeniesienie danych. 

Alternatywą jest podejście smart decoupling, o którym więcej przeczytasz w jednym z naszych poprzednich artykułów. Wspólnie z klientami, którzy stanęli przed wyzwaniem zatrzymania rozwoju biznesu właśnie z powodu przestarzałego systemu, opracowaliśmy metodę, w której to wyodrębniamy najważniejsze procesy firmowe, udoskonalamy je i każdy z osobna przenosimy na nowe oprogramowanie. Może początkowo wydawać się, że jest to krok w tył w stosunku do systemów ERP, ponieważ zachęcamy do pracy na wielu mniejszych systemach, tzw. mikroserwisach. W praktyce jednak wszystkie systemy pozostają zintegrowane — nie tylko między sobą, ale również ze starym systemem, który stanowi swoistą bazę danych. W ten sposób odblokowujemy rozwój przedsiębiorstwa i przyspieszamy działania, bez przeprowadzania nagłej rewolucji.  

System ERP na zamówienie 

Od inwestowania w gotowe rozwiązanie, skuteczniejszym i bezpieczniejszym wyjściem jest budowa dedykowanego systemu ERP. Współpraca z software housem pozwoli stworzyć oprogramowanie zgodne z potrzebami firmowymi, które będzie rozwijać się wraz ze wzrostem Twojego biznesu. Jest to oczywiście opcja, która na początku wymaga większej inwestycji czasu i pieniędzy w porównaniu do pudełkowego rozwiązania. Warto jednak zastanowić się i pomyśleć długofalowo, żeby za rok, dwa czy pięć lat nie musieć męczyć się z systemem, który nakłada praktycznie same ograniczenia.   

System ERP w chmurze

Zbudowanie infrastruktury IT pod utrzymanie systemu ERP bywa czasochłonne i dość kosztowne. Własna serwerownia, konfiguracja urządzeń, obsługa, administracja – nie zawsze jest to najkorzystniejsza z opcji. Dlatego coraz więcej firm decyduje się skorzystać z możliwości chmury obliczeniowej. System ERP z powodzeniem może zostać zainstalowany na wynajętych zasobach chmurowych, co przyspieszy jego działanie, zwiększy bezpieczeństwo, zmniejszy awaryjność, a także — przy odpowiednim zarządzaniu — będzie tańsze w użytkowaniu.

Ile kosztuje system ERP? 

Tak jak przypuszczasz, na to pytane nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Cena rozwiązania pudełkowego zazwyczaj uzależniona jest od liczby użytkowników i wykupionych modułów. Natomiast Wycena dedykowanego systemu ERP jest jeszcze bardziej skomplikowana i wymaga konsultacji na linii software house a klient, w celu ustalenia szczegółów projektu. Warto w tym wszystkim uwzględnić również późniejsze koszty, takie jak rozwój systemu, utrzymanie, wsparcie powdrożeniowe i hosting (lub chmura).      

Jesteś zainteresowany stworzeniem dedykowanego systemu ERP lub uwolnieniem się od przestarzałego rozwiązania?