Czy narzędzia typu Power Automate i Power BI mogą poprawić konkurencyjność fabryki na rynku?

Z jakimi problemami mierzą się współczesne fabryki?

Po pandemii COVID-19 wiele współczesnych fabryk w dalszym ciągu mierzy się z różnymi wyzwaniami:

• Zakłócenia w łańcuchu dostaw: pandemia wpłynęła na globalny łańcuch dostaw, powodując opóźnienia w dostawach surowców i komponentów, przez co często dochodziło do przestojów produkcyjnych w fabrykach.
•  Zwiększenie kosztów produkcji: poprzez wymuszoną konieczność wprowadzenia dodatkowych środków bezpieczeństwa w fabrykach (takich jak dezynfekcja, zachowanie dystansu, przeprowadzenie szkoleń z bezpieczeństwa i higieny pracy) wzrósł końcowy koszt produkcji.
• Brak wykwalifikowanej siły roboczej: pandemia z jednej strony spowodowała utratę miejsc pracy (w sytuacji, gdy konieczne były zwolnienia spowodowane przestojami produkcyjnymi), jednak z drugiej strony nie jako odstraszyła kandydatów na pracowników od podjęcia zatrudnienia w miejscu potencjalnie sprzyjającym zakażeniom.
•  Zmiany w popycie i rynku: nastąpiły zmiany w zachowaniach konsumenckich i przepisach prawnych, do których fabryki muszą się dostosować, aby móc dalej pracować i pozostać konkurencyjnymi.
• Digitalizacja i automatyzacja: konieczność wprowadzenia zmian — wymuszona zmianami w prawie — stawia przed fabrykami wyzwanie związane z modernizacją infrastruktury i procesów.
• Elastyczności produkcji: fabryki muszą być bardziej elastyczne i zdolne do szybkiego dostosowywania produkcji zgodnie ze zmieniającymi się warunkami rynkowymi. Wymaga to inwestycji w technologie i strategie, które umożliwiają przekształcanie procesów produkcyjnych.
• Zmiany w modelu pracy: pandemia wpłynęła na sposób pracy w fabrykach, powodując konieczność wprowadzenia zwiększonej rotacji pracowników lub zmiany modelu pracy, aby zachować dystans społeczny i bezpieczeństwo pracowników.
• Zrównoważony rozwój i odpowiedzialność społeczna: klienci i inwestorzy coraz bardziej oczekują, że firmy będą działać zgodnie z zasadami zrównoważonego rozwoju i odpowiedzialności społecznej. Fabryki również muszą dostosować się do tych oczekiwań, co może wymagać zmian w procesach produkcyjnych.

Biorąc pod uwagę wszystkie wyżej wymienione wyzwania, ogrom fabryk boryka się ze spadkiem dochodowości produkcji. W wielu obszarach funkcjonowania podejmowane są działania restrukturyzacyjne, ale w całym tym procesie pomocna byłaby konkretna odpowiedź na pytanie: jak poprawić wyniki i na jakich elementach się skoncentrować?  

„Popraw swoją konkurencyjność, a poprawią się Twoje wyniki”. Te często powtarzane słowa wydają się być dobrym kierunkiem. Jednak jakie podjąć działania, aby doprowadzić do poprawy konkurencyjności?

Power Automate – przykłady użycia

Power Automate – wcześniej znany jako Microsoft Flow – to platforma do automatyzacji procesów biznesowych, będąca częścią ekosystemu Microsoft Power Platform. Umożliwia użytkownikom tworzenie, zarządzanie i monitorowanie automatycznych przepływów pracy oraz integrację różnych aplikacji i usług, tak aby zoptymalizować i usprawnić wiele aspektów codziennej pracy.  

Dzięki możliwości zautomatyzowania wielu procesów, usługa Power Automate umożliwia usunięcie obszarów niskiej wydajności i odciążenie pracowników z powtarzalnych czynności. W ten sposób mogą skupić się na trudniejszych czy bardziej twórczych zadaniach.

Oto przykłady konkretnych zadań, które można zautomatyzować wraz z Microsoft Power Automate:

•  Zarządzanie dokumentacją: Power Automate może automatycznie przetwarzać i klasyfikować dokumenty, tj. faktury, zamówienia, raporty inspekcji, a także przekazywać je do odpowiednich zespołów w celu dalszej analizy.
• Monitorowanie stanów magazynowych: na podstawie odczytów i raportów z produkcji, Power Automate może regularnie sprawdzać stany magazynowe, wysyłać alerty dotyczące zużycia, jak również generować automatyczne zamówienia dostaw, a następnie śledzić je i informować o przybyciu.
• Zarządzanie zleceniami produkcji: przepływy pracy można skonfigurować do automatycznego przypisywania i śledzenia zleceń produkcji oraz do automatycznego przekazywania informacji o postępie produkcji.
•  Monitorowanie wydajności maszyn: Power Automate może odczytywać dane z sensorów IoT na maszynach produkcyjnych, analizować je i generować raporty/alerty w przypadku awarii, spadku wydajności, nadmiernego zużycia prądu, przegrzania czy spowolnienia pracy, co umożliwia szybką reakcję i ogranicza ryzyko awarii sprzętu.
• Zarządzanie czasem pracy pracowników: Power Automate umożliwia wczytywanie danych z kart pracowniczych i dane z przepływów pracy, co daje możliwość automatycznego monitorowania obecności pracowników. Narzędzie może również obliczać nadgodziny oraz generować raporty dotyczące czasu pracy czy wydajności.
• Zarządzanie serwisem i konserwacją: Power Automate może planować i harmonogramować prace serwisowe na maszynach produkcyjnych, informować o zbliżających się przeglądach oraz generować raporty serwisowe.
• Zarządzanie jakością produkcji: Power Automate monitoruje dane dotyczące jakości produkcji (takie jak np. zużycie materiałów, liczba produktów odrzuconych, zwiększone zużycie zasobów) i na tej podstawie generuje raporty jakościowe, które mogą być przydatne w identyfikacji problemów.
• Zarządzanie zamówieniami klientów: przepływy pracy mogą automatycznie przetwarzać nowe zamówienia, przekazywać je do odpowiednich działów, kontrolować przebieg kompletacji, automatycznie generować potwierdzenie zamówienia, monitorować jego status, czas realizacji, wysyłać alerty – wszystko to pomaga zwiększyć jakość w obsłudze klienta i terminowość dostaw.
• Zarządzanie zgłoszeniem awarii: zautomatyzowane przepływy pracy mogą obsługiwać awarie zgłoszone przez pracowników na produkcji, przekazywać je do odpowiednich działów i monitorować status naprawy.
• Zarządzanie procesem produkcji: jeżeli proces produkcji (bądź sposób magazynowania) jest uzależniony od warunków atmosferycznych, to Power Automate może automatycznie pobierać dane z serwisów pogodowych i na ich podstawie odpowiednio zarządzać procesami, w tym również wysyłać alerty.

Power Automate – korzyści z użytkowania

Wdrożenie automatyzacji procesów z wykorzystaniem usługi Power Automate może w krótkim czasie przełożyć się na wiele korzyści, które poprawią konkurencyjność fabryki:

• Redukcja błędów i zwiększenie efektywności operacyjnej: automatyzacja często powtarzalnych i rutynowych czynności przekłada się na minimalizację, a nawet całkowite wykluczenie błędów ludzkich z procesów. Efektem jest oszczędności w zasobach i ograniczenie powstawania wadliwych produktów. Ponadto, automatyzacja procesu przesyłu informacji i danych (np. automatyzacja wysyłki powiadomień z taśm produkcyjnych, informacji o awariach czy też automatyzacja wysyłki wiadomości e-mail/sms) sprawia, że te czynności wykonywane są natychmiastowo, bez zbędnej zwłoki.
• Zwiększenie wydajności pracowników: dzięki zautomatyzowaniu części procesów, pracownicy mogą skupić się na bardziej wartościowych zadaniach, a w tym czasie Power Automate przejmuje rutynowe zadania, jak np. zbieranie danych czy przetwarzanie dokumentów.
• Redukcja kosztów: automatyzacja procesów prowadzi do obniżenia kosztów pracy, zwłaszcza w przypadku zadań, które wcześniej wymagały zatrudnienia dodatkowych pracowników do ich wykonywania.
• Lepsze zarządzanie zasobami: Power Automate umożliwia bardziej efektywne zarządzanie zasobami ludzkimi, materiałami i maszynami. W sposób natychmiastowy i automatyczny może przetwarzać dane o dostępności surowców w magazynach i datach ich przydatności, przeliczać czas pozostały do kolejnej dostawy, a nawet złożyć zamówienie. System, po odpowiednim zaimplementowaniu, może również w sposób w pełni automatyczny dysponować pracę pracownikom oraz wyznaczać zadania na podstawie ich umiejętności.
• Integracja z istniejącymi systemami i skalowalność: Power Automate może być użyty do integracji różnych systemów i aplikacji, co umożliwia płynny przepływ informacji pomiędzy firmowymi systemami. Rozwiązania oparte na Power Automate są łatwe do skalowania, dzięki czemu mogą być dynamicznie dostosowywane do zmieniających się potrzeb fabryki.
• Śledzenie i analiza danych: dodatkową zaletą Power Automate, który integruje się i współpracuje z różnorodnym oprogramowaniem, jest zbieranie danych. Dzięki zebranym danym użytkownik zyskuje możliwość lepszego zrozumienia procesów produkcyjnych, a także łatwiejszego połączenia danych z różnych źródeł. A stąd już tylko krok do lepszej analizy i wydajniejszej pracy.

Dane to jeszcze nie wszystko. Poznaj możliwości Power BI  

Jak widać, dzięki wykorzystaniu Microsoft Power Automate w znaczący sposób można poprawić szybkość procesów i zarządzanie zasobami, a także zdjąć rutynowe zajęcia z ludzkich barków. Wszystko to przyczynia się do poprawy konkurencyjności fabryki, ale narzędzia Microsoftu mają do zaoferowania jeszcze więcej przydatnych rozwiązań. Wspominaliśmy już, że Power Automate, dzięki swojej elastyczności we współpracy z innym oprogramowaniem, posiada nieprzeciętną umiejętność zbierania danych. Gromadzi dane z czujników na liniach produkcyjnych, dane z urządzeń IoT, dane z kart pracowniczych, dane z serwisów internetowych, czy dane z baz danych. 

„Informacje to ropa XXI wieku, a analiza to silnik spalinowy” (ang. Information is the oil of the 21^st century, and analytics is the combustion engine). Podążając za słowami Peter’a Sondergaarda, samo zbieranie danych, czyli metaforycznego paliwa, nie pozwoli nam ruszyć z miejsca – potrzebujemy jeszcze silnika.Takim silnikiem jest Power BI, czyli narzędzie do analizy i wizualizacji danych, również oferowane przez Microsoft.

Power BI – nowoczesne raportowanie

Power BI to m.in. platforma do tworzenia interaktywnych raportów. Raporty stworzone w Power BI mogą przybierać różną formę i dotykać najróżniejszych aspektów pracy fabryki.

Więcej o samym rozwiązaniu przeczytasz w naszym poprzednim tekście: Excel vs narzędzie klasy Power BI – jakie możliwości daje analiza danych?

Nowoczesność i unikalność Power BI pozwala na aktualizowanie danych w raportach w czasie rzeczywistym i bez konieczności angażowania ludzi. W ten sposób raz zaprojektowany raport może być odświeżany i ładowany nowymi danymi z zautomatyzowanych procesów. To daje pewność, że podejmując decyzje w oparciu o raport, mamy przed sobą komplet aktualnych danych. Raporty Power BI mogą być również udostępniane online z zachowaniem wszelkich norm bezpieczeństwa.

Za pomocą Power BI można stworzyć m.in. raporty takie jak:

• Raporty KPI: dzięki tworzeniu raportów dotyczących wskaźników wydajności kluczowych KPI jesteśmy w stanie monitorować efektywność procesów na wielu poziomach. Raporty te mogą dotykać zarówno kwestii zasobów (w tym zasobów ludzkich), jak i surowców. Dane zebrane przez Power Automate posłużą Power BI do stworzenie wizualizacji tych procesów. Dzięki przystępnej formie – interaktywnych wykresów, tabel, paneli kontrolnych – łatwo prześledzimy dane i sprawnie podejmiemy decyzje dotyczące wydajności.
• Raporty z analizy jakości: dzięki raportom stworzonym w Power BI możemy analizować dane dotyczące jakości produktów i wykrywać trendy związane z wadami lub problemami jakościowymi. Power Automate przekazuje dane automatycznie, w czasie rzeczywistym, a Power BI automatycznie aktualizuje raport. Integracja tych narzędzi pozwala szybko zauważyć anomalie w procesie produkcji, co daje możliwość szybkiej reakcji.
• Raporty optymalizujące zarządzanie zasobami: dzięki zintegrowanej współpracy Power Automate i Power BI możemy w sposób czytelny i szybki analizować zużycie surowców w procesie produkcyjnym. Osoba odpowiedzialna nie potrzebuje poświęcać dodatkowego czasu na analizę aktualnego stanu surowców i ich zużycia, gdyż integracja tych dwóch systemów daje rzeczywisty odczyt, podany w atrakcyjnej formie graficznej. Dzięki możliwości porównywania danych aktualnych z danymi historycznymi, jesteśmy w stanie przewidzieć trendy zużycia. Integracja tych systemów pozwala monitorować stan magazynu i zarządzanie zapasami, co pomaga w unikaniu braków czy nadmiarów surowców.
• Raporty sprzedażowe: integracja narzędzi pozwala pobierać dane z zamówień, reklamacji, ruchu na stronie internetowej, wpływów ze sprzedaży, kosztów produkcji. Dobry raport pozwala skorelować wpływ reklam na sprzedaż. Natomiast dzięki przemyślanym raportom sprzedażowym możemy przewidywać trendy i dostosowywać produkcję do potrzeb.

Power BI – jak wyglądają raporty?

Raporty w Power BI mogą przybierać różną formę. Przetworzone dane możemy przedstawić jako interaktywne wykresy i mapy, gdzie użytkownik może klikać, przeciągać i oddziaływać z wizualizacjami, aby uzyskać interesujące informacje.

Możemy również stworzyć Dashboards, które często są pierwszymi stronami, jakie użytkownicy widzą po zalogowaniu się do aplikacji i które służą do szybkiego przeglądania stanu biznesowego. Power BI pozwala nam także stworzyć raport kafelkowy, który prezentuje zestawienie różnych danych w postaci kafelków i gdzie każdy kafelek zawiera inną wizualizację. Taki raport może prezentować wiele wskaźników jednocześnie.

Ponadto, Power BI umożliwia osadzenie raportów w czasie – raporty czasowe koncentrują się na analizie danych w kontekście czasu. Wszystkie raporty w Power BI mogą być spersonalizowane, dopasowane do konkretnych odbiorców, uwzględniając różny zakres uprawnień.

Narzędzia do zbierania, analizy i raportowania danych w fabryce

Wracając do słów Michaela Portera z początku, chcemy, aby ten artykuł posłużył jako podpowiedź: w jaki sposób wykorzystać dostępne na rynku narzędzia Power Automate i Power BI, aby udoskonalić wiele procesów w fabryce i tym samym wpłynąć na jej rozwój oraz konkurencyjność.