Modelowanie procesów biznesowych

Modelowanie procesów biznesowych jest istotnym aspektem funkcjonowania współczesnych organizacji. Firmy muszą nadążać za dynamicznie rozwijającym się rynkiem, aby sprostać konkurencji, więc menadżerowie sięgają po modelowanie procesów biznesowych coraz chętniej. Ten złożony proces składa się z wielu etapów i wykorzystuje wiele technik modelowania. W tym artykule przybliżę, czym jest model procesu oraz z jakich elementów jest złożony.

O modelowaniu procesów biznesowych słów kilka

Modelowanie procesów biznesowych jest metodyką będącą graficzną formą przedstawienia procesów biznesowych danej organizacji. Wraz z definiowaniem procesów biznesowych, samo ich modelowanie stało się kluczowym elementem w zarządzaniu procesami biznesowymi.

Pojęcie to używane jest do określenia stanu bieżącego procesów, aby stworzyć podstawy do ich usprawnień i zaprojektowania jeszcze lepszych rozwiązań procesowych.

Przy tworzeniu modeli często wykorzystuje się standard BPMN (ang. Business Process Modeling and Notation), który pozwala prezentować procesy za pomocą schematu blokowego zrozumiałego zarówno dla ludzi z IT jak i menadżerów w swoich organizacjach.

Modelowanie procesów biznesowych jest stosowane nie tylko w tradycyjnych przedsiębiorstwach, ale też we wszelkiego rodzaju innych organizacjach np.  w agencjach rządowych. Głównym celem modelowania procesów biznesowych jest poprawa wyników biznesowych poprzez optymalizację efektywności działań w zakresie świadczenia produktów i usług.

Techniki modelowania procesów biznesowych skupione są na mapowaniu i przepływie sekwencji. Umożliwia to zrozumienie, analizę i optymalizację naszych procesów. Trzeba też uwzględnić, że modelowanie procesów biznesowych dotyczy wielu aspektów i wymaga dobrania odpowiednich metod, które poprawią ich jakość.

Po co nam modelowanie procesów biznesowych?

Wdrażanie modelu procesu biznesowego musi być zrozumiałe dla wszystkich, którzy biorą w nim udział. Dlatego wykorzystuje się specjalistyczne narzędzia, które opierają się na jednolitym standardzie.

Jednym z najpopularniejszych jest obecnie Camunda, o której dowiesz się więcej z naszego artykułu – 5 rzeczy, które powinieneś wiedzieć o Camunda 8.

W tego typu narzędziach, najczęściej wykorzystywaną notacją jest standard BPMN, który prawie całkowicie zdominował inne standardy np. EPC (ang. Event-driven Process Chain). Opis procesów biznesowych w tym standardzie jest zrozumiały, będąc jednocześnie na wysokim poziomie technicznym. Jest to ważne, gdyż z przygotowanych modeli procesów biznesowych korzystają jednakowo pracownicy organizacji bez dużej wiedzy technicznej, ale również analitycy biznesowi, testerzy bądź developerzy.

Coraz więcej organizacji chce w jak najlepszy sposób wykorzystywać swoje zasoby, systemy informatyczne, dlatego modelowanie procesów biznesowych pozwala na skupienie tych wszystkich elementów w jednym miejscu. Im lepiej to zrobimy, tym postawimy większy krok przed konkurencją. Dlatego w dzisiejszych czasach nie liczy się to, co posiadamy, lecz w jaki sposób to wykorzystujemy. Tworzenie modeli procesów samo w sobie jest bardzo trudnym procesem, a na dodatek wymaga ciągłej analizy optymalizacji w czasie.

Czym jest podejście procesowe?

Organizacje biznesowe, które wspierają przedsiębiorców w wytwarzaniu nowych produktów i dostarczaniu nowych usług rozwijają się w bardzo szybkim tempie, dlatego ważne jest, aby wszelkie wytworzone dobra były na jak najwyższym poziomie pod względem jakości i satysfakcji klienta.

W tym celu firmy przyjmują podejście procesowe, tworząc modele, które mają poprawiać stan procesów biznesowych obecnie funkcjonujących. Wdrażanie takiej strategii uwarunkowane jest szybkimi zmianami, jakie zachodzą w przedsiębiorstwach i ich konsekwencjami.

Modelowanie procesów biznesowych powinno być skierowanie na te operacje w organizacji, w których wdrożenie nowego procesu przyniesie zyski, a ludzie, których dotyczy ten proces, będą się do niego stosowali. Organizacje funkcjonują dobrze, gdy ludzie rozumieją procesy oraz poszczególne ich etapy. Przynoszą trwałą wartość tylko wtedy, kiedy są wartością dodatnią nie tylko dla klientów, ale również dla pracowników.

Istnieją dwa główne typy modeli procesów biznesowych:

• Model AS-IS (obecna sytuacja)
• Model TO-BE (planowana sytuacja)

Oba te modele wykorzystywane są do analizowania, testowania, wdrażania i poprawy procesu. Celem modelowania jest zilustrowanie pełnego procesu, umożliwiającego menadżerom, konsultantom i pracownikom poprawę jakości świadczonych usług, produktów i usprawnianie tego procesu.

Za rezultat takiego modelowania procesów biznesowych można przyjąć:

• większą wartość dla klienta
• mniejsze koszty dla firmy
• zwiększenie zysków firmy

Czym jest sam model procesu?

Model procesu biznesowego jest powszechnym diagramem, który przedstawia kolejność wykonywanych czynności (kroków procesu). Pokazuje zazwyczaj zdarzenia, działania i połączenia między nimi. Sekwencja działań jest bardzo istotna do większości aspektów modelowania procesów biznesowych.

Model procesów biznesowych obejmuje wszelkie procesy, które możemy podzielić na trzy grupy: procesy zarządcze (np. Zarządzanie firmą), procesy operacyjne (np. sprzedaż), procesy pomocnicze (np. wsparcie techniczne). Koncentruje się głównie na dostępnych zasobach oraz określa jakie funkcje pełnią poszczególni aktorzy w danym procesie, zwłaszcza w sytuacjach, kiedy istnieje wiele możliwości.

Przykład prostego modelu procesu biznesowego prezentuję poniżej:

Model procesu biznesowego jest kluczem do wielu innych powiązanych działań. Projektowanie i wdrożenie procesu są czasochłonnym zadaniem Może trwać miesiące, a czasem nawet lata, w zależności od złożoności procesów, od ilości osób i systemów biorących udział w procesie, a także od ilości zmian, które powinny zostać przeprowadzone w modelu.

W miarę rozwoju projektu również w firmie będą zachodziły zmiany, dlatego taki model musi być elastyczny, umożliwiający wprowadzenie tych zmian w łatwy sposób.

Głównymi etapami w projektowaniu takiego modelu są:

• identyfikacja procesu (ang. AS-IS) lub modelu bazowego;
• ocena, analiza i aktualizacja obecnego modelu procesu;
• zaprojektowanie modelu docelowego (ang. TO-BE);
• testowanie i wdrożenie modelu;
• stała aktualizacja i poprawa nowego modelu.

Modelowanie procesów biznesowych – tworzenie prostego modelu

Stworzenie prostego modelu procesu biznesowego w fazie początkowej (AS-IS) daje nam ogólny obraz sytuacji obecnego działania procesu. Na tym etapie mogą zostać zidentyfikowane słabe strony takiego procesu (strukturalne, organizacyjne, technologiczne) oraz tzw. ‘wąskie gardła’.

Przed przystąpieniem do budowy takiego modelu musimy zebrać pewne informacje:

• jaki ma być żądany wynik procesu;
• początkowe i końcowe punkty (potrzeby i cele klienta);
• zidentyfikowanie działań, jakie są wykonywane w procesie;
• ustalenie kolejności działań;
• określenie osób wykonujących daną działalność;
• przygotowanie dokumentów i formularzy używanych i wymienianych pomiędzy zdarzeniami.

Tworzenie pierwszego modelu procesu biznesowego będzie wiązało się z pozycjonowaniem i zmianą położenia zdarzeń i działań. Należy się więc upewnić, że stosowana metoda jest elastyczna i łatwo będzie można ją zmienić. Na początku warto narysować schemat takiego procesu na kartce papieru bądź tablicy, aby grupa użytkowników, z którymi współpracujemy, mogła go zobaczyć w każdej chwili. Po stworzeniu uzgodnionej wersji zdarzeń można zmieniać nasz schemat na postać blokową, używając do tego specjalistycznego narzędzia.

Modelowanie procesów biznesowych krok po kroku

Kiedy mamy już nasz pierwszy stworzony model procesu biznesowego najlepiej spotkać się z grupą użytkowników tego procesu i przeprowadzić obserwacje każdego kroku. Umożliwi nam to zaktualizowanie procesu o brakujące działania albo usunięcie zbędnych, które nigdy się nie wydarzą. Bardzo ważną rzeczą jest dobieranie odpowiednich symboli z notacji, tworząc nasz model.

Organizacje mogą rozwijać własne systemy notacji lub używać notacji z używanego przez nich oprogramowania, natomiast niezależnie od narzędzi, jakie używają firmy, użyte symbole muszą być zrozumiałe w ramach całej organizacji.

Jedną z technik modelowania procesów biznesowych jest BPMN. Jest graficzną formą przedstawienia procesów biznesowych z wykorzystaniem standardowych obiektów.

BPMN składa się z następujących podstawowych elementów:

• obiekty przepływu: zdarzenia (kółka), działania (prostokąty), bramki decyzyjne (diamenty)

• obiekty łączenia: przepływy sekwencji (wypełnione strzałki), przepływ komunikatów (przerywane strzałki)

• pule i tory (podział puli)

• artefakty (obiekty danych, grupy, adnotacje)

Tworząc nasz model w tej technice mamy oddzielną bibliotekę obiektów oraz przygotowane szablony, z których możemy skorzystać. Największą zaletą jest dobrze zdefiniowana składnia tego standardu znana przez wielu analityków biznesowych, co znaczenie ułatwia współpracę. Modele, które zostały stworzone w narzędziach obsługujących BPMN są łatwiejsze do edycji w innym oprogramowaniu. Wszystko to sprawia, że BPMN jest bardzo popularną techniką modelowania procesów biznesowych w obecnych czasach.

Modelowanie procesów biznesowych – potrzeba regularnej analizy

Analiza procesów biznesowych jest kolejnym etapem, z którym trzeba się zmierzyć w całym procesie modelowania. W zależności od rozmiarów i złożoności projektu można przejść te etapy szybko albo powoli. Jednak, aby uzyskać oczekiwany wynik, konieczne jest przejście każdego z nich.

Pierwszym krokiem w analizie biznesowej procesów jest ogólne zorientowanie się w projekcie. Analitycy mają często problem z wieloma niejasnościami i to ich zadaniem jest szybkie wyjaśnienie problematycznych zagadnień, wymagań i celów biznesowych. Procesy biznesowe ciągle rozwijają się i pojawiają się nowe potrzeby biznesowe.

Regularna analiza procesów może poprawić zarówno wydajność jak i jakość osiąganych wyników.

Proces biznesowy odnosi się do działań, które pracownicy wykonują każdego dnia, co powoduje osiągnięcie jakiegoś celu. Zapoznanie się z pełnym przepływem sekwencji procesu, pozwala zrozumieć sens jego istnienia. Kolejnym etapem podczas przeprowadzania takiej analizy jest sporządzenie listy wszystkich istotnych procesów biznesowych.

Analiza takich procesów może być kluczowym narzędziem do poprawy ich efektywności. Aby dowiedzieć się, czy proces nie jest nieefektywny, należy przeanalizować wejścia i wyjścia takich procesów biznesowych.

Dobry proces powinien mieć określone wejście: zasoby, sprzęt, kapitał oraz wyraźnie zdefiniowane wyjście, którym jest produkt bądź usługa. Jeśli wykonany proces jest niezwykle kosztowny, może to być sygnał, że wymaga on poprawy.

Modelowanie procesów biznesowych – uwaga na wąskie gardła

Podczas przeprowadzania analizy biznesowej pojawia się często problem tzw. „wąskiego gardła”. Jest to określenie, które dotyczy najwolniejszego zadania, które wpływa na wydajność naszego procesu. Im mniejsza wydajność, tym dłuższy czas cyklu naszego procesu.

Identyfikacja wąskich gardeł jest kluczowym aspektem analizy procesu biznesowego. Daje nam informacje o zdolnościach naszego procesu, ale też zapewnia możliwość poprawy tych słabych stron. Zjawiska tego nie da się całkowicie wyeliminować.

Wyeliminowanie jednego miejsca wystąpienia słabego punktu, sprawi, że inne zadanie stanie się kolejnym „wąskim gardłem”. W ten sposób możliwa będzie po raz kolejny poprawa naszego procesu biznesowego.

W sytuacji, kiedy zadanie występujące zaraz po kroku, które określono jako „wąskie gardło”, jest dużo szybciej wykonywane, wtedy można stwierdzić, że zjawisko ‘wąskiego gardła’ ma znaczący wpływ na wydajność całego naszego procesu.

Kolejnym zadaniem przy analizie naszego modelu procesu biznesowego jest wyznaczenie ścieżki krytycznej procesu. W tym przypadku chodzi o wyznaczenie takiego przepływu sekwencji, którego czas realizacji jest najdłuższy.

Dzięki zidentyfikowaniu takiej krytycznej ścieżki jesteśmy w stanie określić jakie działania na naszej ścieżce są krytyczne i mogą być narażone na opóźnienia wykonania. Po zdobyciu tych informacji mamy podstawy do tego, aby rozpocząć optymalizację naszych procesów.

Teraz możesz z łatwością wdrożyć w swojej firmie modelowanie procesów biznesowych dzięki Digital Product Center – zaawansowanemu narzędziu do automatyzacji i zarządzania procesami biznesowymi.

Podsumowanie

W tworzeniu modeli procesów istotna jest znajomość symboli i ich prawidłowe stosowanie. Mogą pojawiać się różne podejścia modelowania procesów biznesowych, ale pewnych elementów stworzenia bazowego modelu nie powinniśmy pomijać, gdyż może się okazać, że właśnie któryś z brakujących elementów obniża efektywność całego naszego procesu.

Podczas modelowania należy też zwracać uwagę na zjawiska wąskich gardeł i starać się zmniejszać ich wpływ poprzez szczegółową analizę procesu.

Mam nadzieję, że udało mi się w jakimś stopniu przybliżyć, jak wygląda modelowanie procesów biznesowych. Jest ono podstawą do wykorzystania potencjału transformacji cyfrowej, która pozwala na sprawniejsze zarządzanie procesami.

Pomagają w tym odpowiednie narzędzia, o których dowiesz się więcej z następnego artykułu: BPMS a transformacja cyfrowa organizacji

Przydatne materiały:

• Zrozumieć BPMN – Modelowanie Procesów Biznesowych – Drejewicz Szymon
• Procesy Biznesowe w praktyce – Piotrowski Marek