BPMS a transformacja cyfrowa organizacji

BPMS a transformacja cyfrowa — czy jedno przekłada się na drugie i warto wprowadzić BPMS do swojej strategii IT? BPMS, czyli Business Process Management Suite/System/Software to rozwiązanie, które umożliwia zarządzanie procesami biznesowymi w organizacji. Wspiera ciągłe doskonalenie procesów — od etapu odkrywania i modelowania, przez projektowanie i implementację, po kontrolowanie i monitorowanie rzeczywistych przebiegów procesów w środowisku produkcyjnym. Umożliwia zarządzanie przepływem zadań w organizacji (workflow management), analizę procesów i ich optymalizację.

Proces biznesowy — co to jest?

Proces biznesowy możemy zdefiniować jako zespół powiązanych wzajemnie ze sobą zadań, realizowanych w celu dostarczenia danego produktu lub usługi klientom. Do zadań przypisane są określone zasoby początkowe oraz produkty końcowe.

Procesy biznesowe realizowane są w kontekście organizacji i powinny być zgodne z jej celami i misją. Przeważnie wykonywane są przez kilka komórek/działów w ramach jednej firmy. Powoduje to rozproszenie odpowiedzialności oraz utrudnia monitoring i kontrolę. Wykonanie procesu rozciągnięte jest w czasie i może trwać od kilku godzin do nawet kilku miesięcy. Procesy biznesowe mają też „ludzką” stronę. Łączą ludzi i systemy w danej organizacji, tworząc swoisty kanał wymiany informacji.

Poszerz swoją wiedzę w temacie procesów biznesowych i ich wpływie na poprawę wyników przedsiębiorstwa, czytając wpis: Modelowanie procesów biznesowych

Zarządzanie procesami biznesowymi, czyli BPM

Gartner definiuje zarządzanie procesami biznesowymi jako dyscyplinę, która stosuje różne techniki, służące odkrywaniu, modelowaniu, analizowaniu, mierzeniu, usprawnianiu oraz optymalizacji procesów. BPM to podejście do zarządzania stosowane w organizacjach, w których szczególny nacisk kładzie się na procesy biznesowe. Traktowane są one tam jako aktywa, które są kluczowe w uzyskaniu przewagi konkurencyjnej. Skoro są tak ważne, to powinny być mierzone, zarządzane i nieustannie usprawniane. Analiza przebiegu procesów i ich ulepszanie prowadzi do usprawnienia działania całej organizacji. Jednak aby skutecznie zarządzać procesami w organizacji, najpierw trzeba je zidentyfikować, następnie zamodelować i udokumentować np. z wykorzystaniem notacji BPMN wspierającej modelowanie procesów biznesowych. W czasie realizacji procesu należy zbierać dane na temat jego przebiegu. Ułatwi to monitorowanie i kontrolę oraz pomiar wydajności procesu. W przypadku wykrycia wąskich gardeł i nieefektywności należy dokonać optymalizacji definicji procesu.

Jak zacząć przygodę z BPMS?

Wiele organizacji rozpoczyna „przygodę” z automatyzacją przepływu pracy i procesów od wbudowania ich w istniejące w organizacji oprogramowanie np. system ERP. Takie rozwiązanie ma niestety poważne wady: jest trudne w utrzymaniu, ma ograniczoną skalowalność i wymaga dużego nakładu pracy związanego z dostosowaniem oprogramowania. Z pomocą przychodzi BPMS, czyli narzędzie wspierające aktywne zarządzanie procesami, które wykonywane są w ramach głównego komponentu, tzw. silnika procesowego. Poza kontrolą przebiegu zadań jest on również odpowiedzialny za integrację rozmaitych źródeł danych wykorzystywanych podczas wykonania procesu. Mogą być to bazy danych lub usługi dostępne wewnątrz, jak i poza organizacją. Komunikacja między narzędziem BPMS a dziedzinowymi systemami informatycznymi (np. ERP), zazwyczaj realizowana jest z wykorzystaniem szyny integracyjnej i zdefiniowanych zgodnie z koncepcją SOA usług. BPMS to nie tylko kontrola i bieżące śledzenie przebiegu procesu, ale również narzędzie do monitoringu i analizy efektywności procesów — zbiera bowiem informacje o przebiegach procesów i dostarcza odpowiedni wkład do dalszej ich optymalizacji.

Sprawdź także: System CRM – czym jest i czy warto z niego korzystać?

Po co wdrażać BPMS?

Wyznacznikiem potrzeby wdrożenia BPMS nie jest wielkość organizacji ani sektor jej działalności. Takie rozwiązania mogą funkcjonować zarówno w małych firmach, jak i wielkich korporacjach, nie ma znaczenia czy organizacja działa w sektorze publicznym, czy prywatnym. Głównym wyznacznikiem potrzeby wdrażania BPMS, są czynniki związane z procesami biznesowymi realizowanymi w organizacji. Przesłanką do wdrożenia rozwiązania BPMS może być potrzeba obsługi złożonych procesów biznesowych, które są rozproszone w ramach organizacji, i które realizowane są przez wiele osób i/lub departamentów. Kolejną przesłanką może być otoczenie rynkowe i zmienność sytuacji rynkowej, w ramach której funkcjonuje organizacja. Czynniki zewnętrzne, np. konkurencja lub system legislacyjny mogą powodować zmiany w procesach biznesowych. Z BPMS zmiany takie są łatwiejsze, szybsze i tańsze do wprowadzenia.

Rozwiązania BPMS postrzegane są jako systemy elastyczne, stosunkowo łatwe w implementacji i modyfikacji. Zmiany mogą być wprowadzane nawet przez użytkowników biznesowych, którzy zostali uprzednio przeszkoleni.

Gdy w organizacji pojawia się potrzeba zarządzania procesami, konieczne jest zebranie i gromadzenie informacji o ich przebiegu. BPMS ułatwia kontrolę zarówno nad aktywnymi procesami, realizowanymi w danym czasie, jak i ułatwia analizę ex post. W celu lepszej kontroli można wprowadzić odpowiednie wskaźniki KPI, które dodatkowo umożliwią porównywanie wydajność i efektywności między różnymi wersjami tego samego procesu.

BPMS sprzyja utrzymaniu odpowiedniego poziomu SLA. Posiadając dane o przebiegu procesów w środowisku produkcyjnym, możemy identyfikować nieefektywność, wąskie gardła i inne problemy. Dzięki optymalizacji procesów możemy poprawić efektowność całej organizacji. Przykładowo: jeśli kluczowym aspektem dla organizacji, w szczególności w sektorze finansowym, jest czas dostarczenia nowego produktu na rynek (time-to-market), to wdrożenie BPMS może ten czas znacząco skrócić. BPMS to także dobre źródło wiedzy o procesach zachodzących w organizacji, ponieważ przed wdrożeniem procesów w BPMS procesy są analizowane, modelowane i dokumentowane.

Sprawdź nasze krótkie porównanie open-source’owych platform BPMS i znajdź narzędzie, dzięki któremu przyspieszysz transformację cyfrową swojego przedsiębiorstwa!

BPMS a transformacja cyfrowa organizacji

Wdrożenie rozwiązania BPMS sprzyja transformacji cyfrowej organizacji — wpływa na wzrost konkurencyjności na rynku i może być źródłem przewagi konkurencyjnej. Przykładowo, bank oferujący pożyczki za pośrednictwem sieci Internet ma znacząco większe możliwości niż bank oferujący pożyczki wyłącznie poprzez kanał placówek stacjonarnych. Klienci kupujący produkty i usługi oczekują ich natychmiastowej dostępności oraz obsługi w różnych kanałach, niezależnie od pory dnia. Wolumen i wartość transakcji realizowanych on-line niezmiennie i dynamicznie rośnie. To wszystko powoduje, że organizacje muszą dostosować swoje strategie IT, by wykorzystać potencjał cyfrowej współpracy i zwiększyć produktywności na wszystkich szczeblach.

Na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań BPMS. Jednym z głównych jest platforma Camunda BPM, która została wzbogacona o silnik DMN wspomagający podejmowanie decyzji w procesach biznesowych oraz zarządzanie regułami biznesowymi. Na bazie platformy Camunda BPM zostało opracowane rozwiązanie Altkom Digital Product Center. Jest to platforma procesowa dla sprzedaży produktów bankowych i wsparcia obsługi klienta w kanałach elektronicznych, która dodatkowo zawiera market i katalog produktowy, generator dokumentów, moduł zarządzania formularzami oraz moduł dashboard wspierający analizy i raportowanie.

Autor: Michał Łaszcz, Senior System Analyst