Rozwiązania BPM, czyli zarządzanie procesami biznesowymi

Dobry pomysł na biznes to podstawa, bez której bardzo trudno osiągnąć sukces. Jednak na pewnym etapie działalności o powodzeniu firmy nie decyduje już tylko dobry produkt czy usługa. Równie duże znaczenie będzie miało zarządzanie działalnością, pozwalające na maksymalizację zysków, a także unikanie faktycznych i potencjalnych zagrożeń. W tej dziedzinie pomóc mogą właśnie rozwiązania BPM. Co trzeba wiedzieć na ich temat?

Rozwiązania BPM – co to jest?

Samo rozszyfrowanie skrótu BPM nie nastręczy większych trudności nawet osobom niezbyt obeznanym z językiem angielskim. Litery te pochodzą od Business Process Management, czyli po polsku – zarządzanie procesami biznesowymi. W tym miejscu koniecznie trzeba podkreślić, że mówiąc o BPM nie mamy na myśli każdego działania mającego na celu analizę i planowanie funkcjonowania firmy. Różnego rodzaju sposoby na usprawnienie pracy organizacji wprowadzane były do przedsiębiorstw od dekad, z mniejszym lub większym skutkiem. W przypadku rozwiązań BMP chodzi o pewien sposób podejścia do zarządzania, który skoncentrowany jest na ciągłej optymalizacji procesów biznesowych. W praktyce polega to na analizie sytuacji zastanej, przetestowaniu zmian, wyborze i wdrożeniu najlepszych z nich oraz dalszej kontroli – celem ciągłego poszukiwania usprawnień.

Metodologia BPM w znacznym stopniu jest rozwinięciem wcześniej stosowanych strategii BPR (Business Proces Re-engineering) oraz Workflow. W pierwszym przypadku zasadniczą różnicą jest większa humanizacja i sterowalność rozwiązań BPM, co pozwala na unikanie konfliktów i uzyskanie korzyści zarówno przez pracowników, jak i pracodawców. Względem Workflow BPM różni się tym, że obejmuje zarówno analizę procesów, jak i działania ludzi na poziomie całej organizacji. Pozwala więc na bardziej całościowe podejście i objęcie także skali makro. Oczywiście w praktyce skuteczność Business Process Management zależy od sposobu jego wprowadzenia do podmiotu i wdrożenia wypracowanych rozwiązań. Dlatego też bardzo ważne jest, by za analizę i modelowanie procesów biznesowych odpowiadali naprawdę dobrzy fachowcy, którzy będą umieli wykorzystać narzędzia BPM.

Sprawdź także:

Przygotowane przez nas porównanie platform workflow!

Zarządzanie procesami biznesowymi – jakie korzyści daje?

Oczywiście nikt nie zdecydowałby się na wdrażanie rozwiązań BPM, jeśli jedyną korzyścią z tej metodologii byłoby uzyskanie wiedzy o przebiegu procesów biznesowych. W praktyce decydując się na to rozwiązanie, organizacja może zyskać dużo więcej. Potencjalne korzyści to chociażby:

• Możliwość szybkiego i efektywnego reagowania na sytuacje nieprzewidziane czy krytyczne problemy;
• Wprowadzenie w całej organizacji spójnego systemu zarządzania, co ułatwia współpracę między działami czy filiami;
• Uzyskanie realnej kontroli i możliwości zmian przebiegu procesów niemalże w czasie rzeczywistym.

Oczywiście wszystkie te elementy skutkują efektywniejszą pracą i lepszym wykorzystaniem posiadanych zasobów, co z kolei przekłada się na realne wyniki biznesowe.

Co to jest RPA?

Z całą pewnością BPM jest wiodącym sposobem podejścia do zarządzania przedsiębiorstwami. W ostatnich latach sporą popularność zdobył jednak inny skrót – RPA (Robotic Process Automation), czyli zrobotyzowana automatyzacja procesów. Co ciekawe, część specjalistów przedstawia to rozwiązanie jako opozycję do BPM, a z kolei inni zwracają uwagę na ich wzajemne uzupełnianie się. W praktyce obie opcje można stosować jednocześnie, gdyż pozwalają one na uzyskanie różnych efektów.

Wdrażając RPA, sprawiamy, że automatyzacja pracy w organizacji wchodzi na zupełnie nowy poziom. Oprogramowanie to pozwala na tworzenie robotów programowych, które zastępują człowieka w wykonywaniu określonych czynności. W zależności od skomplikowania i oczekiwań mogą być przy tym wykorzystywane także elementy sztucznej inteligencji. Efektem tego jest oczywiście przyspieszenie pracy, zwiększenie dokładności oraz oczywiście obniżenie kosztów. Co równie ważne, rozwiązania typu RPA są stosunkowo łatwiejsze do wprowadzenia w przedsiębiorstwie w porównaniu do oprogramowania BPM.

BPMN a przykłady procesów biznesowych

Bardzo ważnym elementem metodologii BPM jest BPMN, czyli Business Process Model and Notation. Jest to graficzny system znaków służących do opisywanie procesów biznesowych, który obecnie powszechnie wykorzystywany jest w procesie modelowania i optymalizacji zarządzania. Jego najważniejsze zalety to jednoznaczność, prostota, spora liczba kompatybilnych narzędzi oraz możliwość wykorzystania w różnych modelach optymalizacji procesów w firmie.

Dowiedz się więcej:

O modelowaniu procesów biznesowych przeczytasz w naszych artykułach: BPMS a transformacja cyfrowa organizacji oraz Modelowanie procesów biznesowych.

Usprawnianie procesów biznesowych

Z całą pewnością wdrożenie rozwiązań BPM może dać każdej firmie wiele korzyści. Co jednak jasne, kluczem do sukcesu w tym przypadku nie jest samo mówienie o optymalizacji, usprawnieniu czy robotyzacji procesów biznesowych, ale praktyczne i skuteczne wprowadzenia odpowiednich zmian w sposobie funkcjonowania organizacji. Dlatego ważne jest, by do tego kroku właściwie się przygotować z punktu widzenia firmowych rozwiązań IT, by nie hamowały one możliwości oferowanych przez oprogramowanie BPM.

Spore znaczenie ma też oczywiście samo wdrożenie rozwiązań, które powinno być przeprowadzone przez specjalistów. Pozwoli to na uzyskanie maksymalnych korzyści oraz ograniczy możliwość wystąpienia ewentualnych problemów technicznych. Dobre firmy oferujące takie usługi zapewniają bowiem nie tylko poprawną instalację oprogramowania, ale też szerokie wsparcie w zakresie jego utrzymywania i usprawniania.

Narzędzia BPM

Obecnie metodologię BPM wspiera wiele różnych programów i narzędzi, które zbiorczo określane są jako BPMS – czyli po prostu Business Process Management Software. Co to jest oprogramowanie BPM? W zasadzie to po prostu narzędzia informatyczne, które wykorzystuje się do praktycznej analizy i modelowania procesów biznesowych. Jednym z najpopularniejszych i najlepszych z nich jest platforma BPM Camunda, która użytkowania jest w wielu organizacjach od lat. Co przy tym kluczowe,  jest to rozwiązanie typu open source, co daje gwarancję ciągłego wsparcia i rozwoju. Camunda może być łatwo integrowana z innymi systemami, wspiera notyfikacje BPMN 2.0, DMN 1.1 oraz CMMN 1.1, oraz pozwala na monitorowanie i raportowanie problemów praktycznie w czasie rzeczywistym. Decydując się na tę opcję, można mieć gwarancję, że zarządzanie i modelowanie procesów biznesowych w organizacji będzie szybkie i skuteczne.

Sprawdź także:

Camunda – co może dla Ciebie zrobić i dlaczego jest to najlepszy wybór?

Świadomość faktu, że procesy biznesowe, a w zasadzie ich przebieg, są kluczowe dla każdej firmy, towarzyszy menedżerom od lat. Jednak ich skuteczna optymalizacja i prowadzenie wcale nie jest taka prosta. Dlatego też warto skorzystać z możliwości, jakie daje metodologia BPM. Jej wdrożeniem chętnie zajmie się nasza firma – w ofercie posiadamy także inne rozwiązania wspierające biznes, jak np. wspomniane RPA czy Digital Product Center.

Chcesz wprowadzić rozwiązanie BPM w swojej firmie lub potrzebujesz w tym zakresie doradztwa?