Standard BPMN – czym jest i dlaczego warto z niego korzystać?

Skuteczne zarządzanie to klucz do sukcesu każdego przedsiębiorstwa. Ta oczywistość prędzej czy później da się we znaki podmiotom, które nie przykładają do tej kwestii większej wagi. Dlatego też  firmy ciągle poszukują nowych rozwiązań, które  zapewnią im przewagę nad konkurencją. Jednym z nich może być standard BPMN – co trzeba o nim wiedzieć?

Biznes w czasie pandemii – jak się zmienił?

O tym, że przyszłość ludzkości jest cyfrowa, mówi się od kilku dekad. Możliwości komputerów, oprogramowania i Internetu sprawiają wrażenie nieograniczonych, a rozmowa o nich wydaje się obecnie wręcz powtarzaniem banałów. Tymczasem pandemia COVID-19 pokazała, jak bardzo gospodarka Polski (i Świata), jest dalej „offline”. Warto przy tym zwrócić uwagę, że konieczność przejścia na pracę zdalną pozwoliła na udowodnienie tezy, że wielogodzinna obecność pracowników i kadry w biurze często wcale nie jest konieczna.  

Z drugiej jednak strony dotychczasowe podejście do procesów biznesowych często stawało się źródłem chaosu, którego opanowanie trwało w wielu przypadkach miesiącami. Trzeba przy tym podkreślić, że problemem okazywały się nie tylko przeszkody organizacyjne, ale też techniczne – przestarzały i mało wydajny sprzęt oraz oprogramowanie nierzadko po prostu nie radziły sobie z większymi obciążeniami czy też nie nadawały się do rozbudowy o nowe funkcjonalności. Problemy te uwydatniła właśnie pandemia, która wymusiła nagłe przejście poszczególnych działów czy nawet całych firm w tryb „online”. 

Czy wiesz, jak elastycznie zarządzać cyfrowym procesem sprzedaży i obsługi?

Cyfryzacja biznesu – jak powinna być wprowadzana?

W tym miejscu warto  również wspomnieć, że poważnym problemem w pandemicznej rzeczywistości okazała się  „dzika” cyfryzacja biznesu. Polega ona na nie do końca przemyślanym dobieraniu rozwiązań czy też ciągłym ich łataniu i modernizowaniu. W wielu przypadkach skutkowało to sytuacją paradoksalną, w której systemy IT firm, zamiast wspierać wprowadzanie nowych rozwiązań, hamowały je. Najczęściej z powodu braku odpowiednich możliwości, wsparcia producenta itp. Zjawisko to, określane jako systemy legacy, dotykało nie tylko niewielkich podmiotów, ale też dużych przedsiębiorstw, generując znaczne straty i wydłużając czas niezbędny do dostosowania się do nowej rzeczywistości.  

Dlatego też tak ważne jest przewidywanie potrzeb i wybieranie rozwiązań perspektywicznych, które jednocześnie dają możliwości swobodnej rozbudowy oraz dostosowywania użyteczności do zmian w biznesie. Najlepszym obecnie wyjściem w tym przypadku wydaje się skorzystanie z rozwiązań BPM (business process management).  

Przeczytaj:

• System BPM – dlaczego warto wprowadzić go do firmy?
• Rozwiązania BPM, czyli zarządzanie procesami biznesowymi

Mapowanie procesów biznesowych – co trzeba o nich wiedzieć?

Jednym z elementów nieodłącznie związanych z zarządzaniem procesami biznesowymi, jest ich mapowanie i modelowanie. Mówiąc ogólnie, działania te polegają na zrozumiałym opisie danego zadania oraz jego optymalizacji. Oczywiście w zależności od organizacji, procesy biznesowe różnią się swoją złożonością oraz charakterem. Jednak w każdym przypadku celem tego działania jest zidentyfikowanie błędów i ich naprawienie. Wynikiem tego jest sprawniejsze działanie całego przedsiębiorstwa, co z jednej strony przynosi korzyści organizacji – w postaci większej efektywności i zysków – a z drugiej także pracownikom, których obciążenie realnie się zmniejsza. 

Prawidłowo wprowadzone zarządzanie procesami biznesowymi minimalizuje liczbę niepotrzebnych działań, pozwala na efektywniejsze korzystanie z czasu i nierzadko likwiduje różnego rodzaju biurowe absurdy. Więcej na ten temat można się dowiedzieć z tekstu: Modelowanie procesów biznesowych – po co? 

BPMN co to takiego?

Jak już wspomnieliśmy, mapowanie procesów biznesowych to jeden z elementów BPM. Aby jednak było ono skuteczne, konieczny jest odpowiedni „język” wykorzystywany do tego zadania, który będzie przystępny, jednoznaczny oraz zrozumiały, także dla innego oprogramowania. Cechy takie posiada BPMN (Business Process Model and Notation), czyli standard notacji graficznej wykorzystywanej do obrazowania procesów biznesowych. Za utrzymywanie i rozwój tej notacji odpowiada konsorcjum Object Management Group. Dodatkowymi zaletami BPMN jest możliwość wykorzystania go zarówno na potrzeby oprogramowania ERP, jak i Workflow, oraz wielu innych dostępnych narzędzi.

Zobacz także: Porównanie zalet rozwiązań Workflow.

Schemat BPMN – co zawiera?

Tym, co kluczowe w przypadku standardu BPMN, to sam efekt modelowania procesu biznesowego. Ma on postać mniej lub bardziej złożonego diagramu, opartego na szeregu oznaczeń, takich jak m.in. węzły przepływu, połączenia, miejsca realizacji, obiekty danych, artefakty i dekoratory. Wszystkie one służą do opisu procesów, co  wymaga  podzielenia ich na różnego rodzaju podtypy – zdarzenia, czynności, bramki czy konwersacje.  

Taka szczegółowość nie jest przypadkowa, gdyż umożliwia ona na bardzo dokładne odwzorowanie procesów zachodzących w organizacji i dojście do poziomu pojedynczego wydarzenia. Oczywiście sprawia to, że na pierwszy rzut oka diagram procesu biznesowego przygotowany w standardzie BPMN może wydawać się nieczytelny, jednak pozwala on na dokładne prześledzenie procesu i wyłapanie nawet drobnych niuansów, które są źródłem błędów czy innych problemów.  

BPMN 2.0 

Mówiąc o standardzie BPMN, trzeba wspomnieć również, że rozwiązanie to ciągle ewoluuje. Obecnie używaną wersją jest 2.0, która na pewno nie będzie ostatnią. Podobnie jak wszystkie inne narzędzia, także i BPMN stale ewoluuje, co wymaga od użytkowników implementacji nowych rozwiązań. Jednak z drugiej strony w ten sposób gwarantuje też maksymalne dostosowanie do zmieniających się potrzeb.  

BPM Camunda – czym się wyróżnia? 

Obecnie standard BPMN wykorzystywany jest przez kilka platform, wśród których jedną z najpopularniejszych jest Camunda. Działa ona na zasadzie open source i charakteryzuje się lekkością oraz dużą wydajnością. Jej dodatkową zaletą jest fakt, że oferuje wsparcie nie tylko dla BPMN 2.0, ale też DMN 1.1 i CMMN 1.1. Z punktu widzenia organizacji nie bez znaczenia będzie też to, że platforma ta jest łatwa do integracji z innymi systemami, można ją konfigurować i dopasowywać do potrzeb, a także posiada wsparcie ze strony społeczności czy naszej firmy.

BPMN vs UML

Dla każdego potencjalnego użytkownika standardu BPMN interesujące będzie  jego porównanie z UML (Unified Modeling Language). Na pierwszy rzut oka oba  systemy wyglądają podobnie, jednak w praktyce różnią się w znacznym stopniu. Co najważniejsze, UML wykorzystywany jest szerzej jako uniwersalny język modelowania wizualnego przy tworzeniu oprogramowania. Z kolei BPMN koncentruje się na wizualizacji i modelowaniu konkretnych procesów biznesowych. W praktyce oznacza to, że ten drugi standard jest wykorzystywany przez analityków, programistów i inne osoby bezpośrednio zajmujące się zarządzaniem procesami biznesowymi. 

Postawienie na standard BPMN to doskonały sposób na analizę i poprawę funkcjonowania każdej organizacji. Co jasne, z reguły narzędzia takie wykorzystuje biznes, jednak nie zawsze musi tak być. Szczególnie godne uwagi są w tym przypadku platformy takie jak właśnie Camunda, których możliwości są naprawdę spore (i ciągle rozwijane), a koszt implementacji i utrzymania jest stosunkowo niewielki.